Виды документов

     Письмо-подтверждение  печатается на фирменном бланке организации и пример его составления дан в Приложении Е.

     2.7. Письмо-поздравление

     Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое  письмо, которое составляется с целью  поздравление человека  либо организации  по какому-то поводу: личному празднику  либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п. Письмо-поздравление составляется в свободной форме, с применением индивидуального  творческого подхода. Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление) или многим (массовое поздравление). В случае персонального  поздравления необходимо указать в  письме обращение – фамилию, имя  отчество человека, которому направлено поздравление. В конце письма- поздравления ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле  – в случае массовой рассылки) [10].

     Письмо-поздравление может оформляться как на фирменном  бланке компании, так и на любой  разноцветной бумаге либо открытке, основных правил и жестких требований к  оформлению такого письма не существует. Структура письма-поздравления соответствует  общей структуре делового письма. Образец письма-поздравления показан в Приложении Ж.

     2.8. Оферта

     Оферта  содержит предложение стороной сделки о заключении договора с указанием  основных условий сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий  и срока поставки, условий оплаты, способа доставки.

     Оферта  может быть составлена либо в письменной форме, либо устно – по телефону или переговорах между сторонами  сделки. Офертой можно считать  проект договора, направленный одной  стороной сделки другой. Оферта требует  ответного решения до указанного срока либо без указания периода, в котором сторона либо соглашается, либо вносит свои изменения или дополнения, либо отказывается принять условия. Принятием предложения является заключение договора либо выдача заказа. В случае отказа переписка между  сторонами продолжается до тех пор, пока не будет достигнута окончательная  договоренность [6, c. 29].

     Структура оферты соответствует общей структуре  делового письма. Образец оферты приведен в  Приложении З.

     2.9. Рекламация

     При совершении сделки в случае неудовлетворенности  одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. составляется письмо-претензия (рекламация), которое  содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по  договору и требование о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранения дефектов, снижении цены и  прочее.

     Письмо-претензия  обычно пишется в следующих случаях:

• при несоответствии качества товара условиями договора, государственным стандартам, техническим условиям;
• при несоответствии количества товара условия договора;
• при несогласовании изменении цены.

     В договоре купли-продажи, о выполнении работ должен присутствовать раздел о предъявлении и способах                              претензий (рекламаций) [6, c. 31].  
 
 

     Рекламация  должна содержать следующие данные:

• дата и номер исходящего документа;
• наименование стороны, которой предъявляется претензия (наименование организации);
• наименование документа (Претензия), номер;
• основание – номер и дата документа: договора, гарантийного письма, который регулирует отношения между сторонами, накладной, по которой был выдан товар, счета и т.п.;
• наименование товара;
• количество товара;
• основания для предъявления претензий (что конкретно нарушено);
• доказательства нанесенного ущерба;
• требования по возмещению убытков (сумма претензии);
• доказательные документы – прилагаются к письму.

     При получении отказа в удовлетворении требований или истечении удовлетворенного срока на рассмотрение претензии (в  основном дин месяц) необходимо в  установленном порядке (общий срок исковой давности – 3 года) заявить  иск в арбитражный суд [9].

     Письмо  претензия (рекламация) обычно составляется на 1,5-2 листа формата А4. Основные требования к оформлению рекламации                        даны в Приложении И.

     2.10. Письмо-приглашение 

     Письмо-приглашение  составляется в случае необходимости  приглашения на какое-то мероприятие: концерт, благотворительный вечере, семинар, совещание, конференцию и т.п. Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество. Оно может быть адресовано как одному лицу, так нескольким одновременно [5, c.43].

     На  письмо-приглашение желательно отправлять ответ, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Образец письма-приглашения показан в Приложении К.

     2.11. Письмо-просьба

     Письмо-просьба  содержит просьбу о получении  необходимой информации, товаров, услуг, документов и т.п. Письмо-просьба  должно содержать обоснование необходимости  выполнения просьбы и собственно текст просьбы. Письмо-просьба может  содержать в себе                                не одну просьбу [8, c.218].

     Письмо-просьба  имеет структуру, схожую с общей  структурой делового письма и по своей  форме практически идентично  письму-запросу.  Основными фразами  письма-запроса:

• обоснованные просьбы:

В связи с…

Учитывая…

Ввиду…

Исходя  из…

В целях…

На  основании…

Согласно…

В соответствии с…

• текст просьбы:

     Просим  Вас..

     Рассмотреть/предоставить/провести/сообщить/проинформировать/  срочно выслать…

     Обращаемся  к Вам с просьбой…

     Просим  Вашего содействия в…

     Просим  Вашего согласия на…

     Также просим Вас…

     Письмо-просьбу  оформляют на фирменном бланке организации. Письмо-просьба обычно подписывается  руководителем организации либо уполномоченным лицом [8, c. 219]. Характерные черты по оформлению письма-просьбы указаны в Приложении Л.

     2.12. Сопроводительное письмо

     Сопроводительное  письмо составляется в случае отправления  документов с указанием наименования документа и необходимой инструкции к нему.

     Сопроводительное  письмо обычно начинается со слов:

     Направляем  Вам…

     Высылаем  Вам…

     Предоставляем Вам…

     Сопроводительное  письмо также может содержать  просьбу. В данном случае применяются  такие фразы:

     Просим  Вас подтвердить  получение…

     Просим  передать…

     Просим  проинформировать…

     Просим  возвратить…

     Просим  руководствоваться… и т.п.  [4, c.113].

     Cоставляется сопроводительное письмо согласно общей структуре делового письма, оформляется на фирменном бланке организации. Образец сопроводительного письма дан в Приложении М.

     Таким образом, официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним  миром. И правильное составление делового письма – большое искусство, которым можно овладеть только при многолетней практике. 

                                               ВЫВОДЫ

     Составление текста делового письма – всегда акт  речевого творчества, каким бы письмо ни было – регламентированным или  нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

     Нельзя  научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь  и не обучаясь этому нелегкому  искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи.

     Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов  для составления и отправления  деловых писем.

     Языковой  стандарт в деловой переписке  сосуществует с экспрессией и  с элементами диалогизации речи.

     Все это требует от менеджера сегодня  большой речевой подготовки, чем, скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

     Украинский  литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня  важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции – задача, которая состоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей.  
 
 
 

                                       

                                          ЛИТЕРАТУРА

       1. Делопроизводство: Образцы документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./В.В. Галахов,      И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.к. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

     2. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по  внедрению    ГОСТ Р 6.30-2003./Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С.  Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ.  Ред. М.А. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

      3.  Делопроизводство: Учебник/ Т.А.  Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина;  Под общ. Ред. Проф. Т.в. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп.  – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

     4. Рахманин Л.В., Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов/ Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982. – 259 с.

     5. Теппер Р., как овладеть искусством  делового письма: 250 записок в  помощи менеджеру/ Р. Теппер. –  М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. – 231 с. 

     6. Кравець Г.М., паламар Л.М. Мова дідових паперів. Підручник – К: АЛЕРТА, 2004. – 320 с.

     7. Ділова українська мова. Навч. посіб / О.Д. Горбул, Л.І. гал узинська, С.А. Яременко; за ред. О.Д. Горбула – К.: Т-во «Знання», КОО, 2000- 266с.

     8. Зубков М.Г. Мова ділових паперів:  Комплексний довідник/ Худож. оформлювач  В.А. Носань. – Харків: Фоліо; Майдан, 1999. – 260 с. 

                                Электронные ресурсы:

1. http:/working-papers.ru /obrazcu-dokymentov.html
2. http:/www.business-letters.ru /business_letters_standart.php

 
 
 
 

                                   ПРИЛОЖЕНИЯ

                                     Приложение А  

                       Образец благодарственного письма

                    (благодарность за поставку продукции)

     ООО «Реал» выражает глубокую признательность  и искреннюю благодарность ОАО  «МебельОпт» за качественную и своевременную  поставку мебели в 2008 году.

     Стабильные  отгрузки позволили нам бесперебойно осуществлять свою деятельность и привлечь постоянных клиентов.