Состав и основные направления защиты документной информации

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вопрос  №1. Состав и основные направления защиты документной информации

Информация, используемая предпринимателем в бизнесе и  управлении предприятием, банком, компанией  или другой структурой является его  собственной или частной информацией, представляющей значительную ценность для предпринимателя. Эта информация составляет его интеллектуальную собственность.

Обычно выделяется два вида собственной информации:

- техническая,  технологическая: методы изготовления  продукции, программное обеспечение,  основные производственные показатели, химические формулы, рецепты,  результаты испытаний опытных  образцов, данные контроля качества  и т.п.;

- деловая: стоимостные  показатели, результаты исследования  рынка, списки клиентов, экономические  прогнозы, стратегия действий на  рынке и т.п.

Собственная информация предпринимателя в целях ее защиты может быть отнесена к коммерческой тайне и является конфиденциальной при соблюдении следующих условий:

- информация  не должна отражать негативные  стороны деятельности фирмы, нарушения  законодательства и другие подобные  факты;

- информация  не должна быть общедоступной  или общеизвестной;

- возникновение  или получение информации должно  быть законным и связано с  расходованием материального, финансового  или интеллектуального потенциала  фирмы;

- персонал фирмы  должен знать о ценности такой информации и обучен правилам работы с ней;

- предпринимателем  должны быть выполнены действия  по защите этой информации.

Для документирования информации предпринимателя, являющейся результатом творческого интеллектуального  труда в науке и производстве, наиболее характерны не текстовые, а  изобразительные способы. Достаточно часто конфиденциальная информация документируется фотографическими, видеографическими и иными способами.

Ценность информации может быть стоимостной категорией и отражать конкретный размер прибыли  при ее использовании или размер убытков при ее утере. Информация становится часто ценной ввиду ее правового значения для организации  или развития бизнеса, например учредительные  документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и  т.д. Ценность может отражать ее перспективное  научное, техническое или технологическое  значение.

Следовательно, собственная ценная информация предпринимателя  не обязательно является конфиденциальной. Часто обычный правовой документ важно сохранить в целостности  и безопасности от похитителя или  стихийного бедствия.

Ценную конфиденциальную деловую информацию, как правило, содержат:

- планы развития  производства;

- деловые планы;

- планы маркетинга, бизнес-планы;

- списки держателей  акций и другие документы.

Наиболее ценны  сведения о производстве и продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом  обеспечении, условиях контрактных  переговоров, сведения о персонале, принципах управления фирмой, системе  безопасности фирмы и др.

Коммерческая  ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым  конкуренту для выработки той  же идеи или ее хищения и воспроизводства, опубликования и перехода в число  общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.

Зарубежные фирмы  в целях повышения своего престижа и конкурентоспособности товаров  часто используют различные рекламные  приемы и, в частности, создают несуществующие секреты. Подобный «секрет» умело разглашается с учетом общеизвестной истины - подслушанному верят больше, чем услышанному.

Выявление и  регламентация реального состава  информации, представляющей ценность для предпринимателя и подлежащей защите, является основополагающей частью системы защиты. Состав ценной информации определяется ее собственником или  владельцем и фиксируется в специальном  перечне.

Перечень ценных сведений, составляющих тайну фирмы, является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он регулярно обновляется, корректируется и представляет собой инвентарный  список сведений о конкретных работах, конкретной продукции, конкретных исследованиях, конкретных контрактах и. т.п. В перечень включаются действительно ценные сведения («изюминки») о каждой работе фирмы, хотя определенная номенклатура типовых  сведений в перечне может содержаться.

В каждой позиции  перечня рекомендуется указывать  гриф конфиденциальности сведений, фамилии  сотрудников, имеющих право доступа  к ним и несущих ответственность  за их сохранность, срок действия грифа  или наименование события, снимающего это ограничение, виды документов и  баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

Важной задачей  перечня является дробление коммерческой тайны на отдельные информационные элементы, известные разным лицам. В  свою очередь, закрепление конфиденциальных сведений за конкретными документами  позволяет исключить возможность  необоснованного издания документов или включения в них избыточных данных.

Аналогичные перечни  в качестве разделов, входящих в  общий перечень сведений, составляющих тайну фирмы, могут иметь ее крупные  структурные подразделения.

На основе перечня  сведений составляется и ведется  перечень (список) документов фирмы, подлежащих защите и имеющих соответствующий  гриф ограничения доступа.

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен  доступ персонала, понимается необходимым  образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя.

Особенность конфиденциального  документа в том, что он представляет собой одновременно: массовый носитель ценной, защищаемой информации, основной источник накопления и распространения  этой информации, в том числе ее разглашения (утечки), и обязательный объект защиты.

Конфиденциальный  характер включенной в документ информации обозначается грифом ограничения доступа  к документу, который инициирует выделение его из общего потока и  обработку в специальном автономном режиме, а также распространяет на документ защитные и иные меры повышенного  внимания и контроля.

Гриф ограничения  доступа к документу или гриф конфиденциальности представляет собой  служебную отметку (реквизит), которая  проставляется на носителе информации или сопроводительном документе.

Информация и  документы, отнесенные к предпринимательской  тайне, имеют несколько уровней  грифов ограничения доступа, соответствующих  различным степеням конфиденциальности информации:

- первый, низший  и массовый уровень - грифы  «Коммерческая тайна», «Конфиденциально»,  «Конфиденциальная информация»;

- второй уровень  - «Коммерческая тайна. Строго  конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация»,  «Конфиденциально - Особый контроль».

В практической деятельности может использоваться также одноуровневая система  грифования (грифов только первого уровня) или иногда - трехуровневая, при которой вводится высший по значимости гриф - «Коммерческая тайна особой важности».

Под обозначением грифа всегда указывается номер  экземпляра документа, срок действия грифа  или иные условия его снятия, а  также уточняющие отметки типа - «Лично», «Только адресату» и  др.

Документы и  информация, отнесенные к профессиональной тайне (например, врачебной тайне, тайне  страхования), как правило, грифа  ограничения доступа не имеют, потому что в полном объеме являются конфиденциальными. В данном случае конфиденциальны массивы документов в целом, например истории болезни, массивы учетных персональных данных и др.

На ценных, но не конфиденциальных документах может  проставляться гриф (надпись, штамп), предполагающий особое внимание к сохранности  такого документа. Например: «Собственная информация фирмы», «Информация особого  внимания», «Копии не снимать». «Хранить в сейфе» и т.д. Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального  выделения и контроля использования  в процессе работы.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

- исполнителем  на стадии подготовки проекта  документа;

- руководителем  структурного подразделения или  руководителем фирмы на стадии  согласования или подписания  документа;

- адресатом (получателем)  документа на стадии его первичной  обработки в службе конфиденциальной  документации.

Изменение грифа  конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия грифа  конфиденциальности являются:

- соответствующая  корректировка перечней конфиденциальных  сведений или конфиденциальных  документов фирмы;

- истечение установленного  срока действия грифа;

- наличие события,  при котором гриф должен быть  изменен или снят (например, окончание  действия контракта, требование  заказчика продукции, опубликование  описания изделия в печати, патентование  изобретения и т.п.).

После снятия грифа  документ передается в службу открытой документации фирмы. Об изменении или  снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям.

В целях своевременного изменения или снятия грифа конфиденциальности с документов рекомендуется регулярно  просматривать учетные (инвентарные) картотеки (журналы, списки) конфиденциальных документов и выявлять те документы, которые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов.

Следовательно, любая предпринимательская деятельность всегда связана с созданием, использованием и хранением значительных объемов  информации и документов, представляющих определенную ценность для фирмы  и подлежащих обязательной защите от различных видов угроз. С этой целью на носителе информации обозначается гриф ограничения доступа, который  относит этот носитель к категории  защищаемых конфиденциальных документов и инициирует включение по отношению  к нему системы защитных мер.

Вопрос №2. Составление и оформление актов приемки продукции по количеству и качеству

По результатам  окончательной приемки товаров  составляют акт. В нем указывают  количество недостающих товаров, их стоимость, приводят сведения о том, что определение количества товара проводилось на исправных весах  или другими измерительными приборами, проверенными в установленном порядке  и другие сведения. Оформляют акт  в соответствии с установленной  формой. К нему прилагаются копии  сопроводительных документов, документ, удостоверяющий полномочия выделенного  для участия в приемке товаров  представителя, и другие материалы, предусмотренные правилами приемки  товаров.

Если при приемке  товаров выявлены излишки, то об этом также составляют акт.

Претензии о  недостаче товаров, как и уведомление  об излишках, направляют поставщику в  сроки, определенные договором.

Приемка товаров  может иметь некоторые особенности, которые зависят от способа их доставки. Так, при поступлении товаров  в почтовой посылке заведующий магазином  должен в момент ее приема проверить  правильность веса, исправность тары, состояние печатей, пломб и страховой  перевязи. При расхождении массы, недостаче или порче товаров  следует потребовать от почтового  отделения акта по установленной  форме. О выявленной недостаче товаров, прибывших в нарушенной упаковке, претензия заявляется почтовому отделению по месту получения посылки.

При получении  посылки отправленной в адрес  магазина, делают запрос о ее розыске  через местное почтовое отделение  и извещают об этом посылочную базу.