Систематизация документов. Номенклатура дел. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан

Автономное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Ленинградский государственный университет имени  А. С. Пушкина 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по документоведению

Тема:  Систематизация документов. Номенклатура дел.

Делопроизводство  по письменным и устным обращениям граждан.

вопросы №7,17  
 
 
 
 

                                                      
 
 
 
 
 
 
 
 

    Содержание. 
 
 

    1.Систематизация  документов. Номенклатура дел.

    2.Делопроизводство  по письменным и устным обращениям  граждан. 

    3.Список литературы.

    1.Систематизация  документов. Номенклатура  дел. 
 

    Для обеспечения правильного формирования и учета дел  на  предприятии должна составляться номенклатура дел.

    Номенклатура дел –  это  систематизированный  перечень  заголовков дел с указа- нием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются  все документы,  образующиеся  в деятельности предприятия,  корме технической документации  и печатных   изданий.   При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержа- щиеся в Государственной  системе документационного обеспечения управления,  Основных  правилах  работы  ведомственных  архивов, перечнях  документов  с ука- занием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия  разрабатывается специа- листом,  ответственным  за   организацию работы с документами, утверждается руко- водителем предприятия  и  вводится  в действие с 1 января следующего календарного года.

        

    Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:

        . Наименование предприятия,

        .  наименование вида документа,

        . дату,

        . индекс,

        . место составления,

        . гриф утверждения,

        . заголовок к тексту,

        . текст,

        . подпись,

        . гриф согласования.

    При оформлении номенклатуры  дел  необходимо  оставлять  в  каждом  ее раз- деле резервные  номера  дел  (свободное  место),   которые   могут использоваться  в даль- нейшем  для   внесения   заголовков дел,не предусмотренных в течении календарного года на предприятии. По окончании календарногогода к номенклатуре дел состав- ляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и времен- ного сроков хранения. 

    Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

   Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой госу- дарственной системе делопроизводства (ЕГСД).

   Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, раз-  личают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

    Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

  Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом доку- ментации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

   Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности орга- низации.

    Работа  по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

    Утвержденные  экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

    После утверждения номенклатуры дел структурные  подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

    Номенклатура  дел учреждения, не передающего документы  на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

    Номенклатура  дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка  формирования и учета дел в  делопроизводстве подразделений. Сводная  номенклатура дел составляется на основании  номенклатур дел структурных под- разделений.

    Номенклатура  дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в  качестве рабочего экземпляра, третий — находится в ведомственном  архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государ- ственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

    Номенклатура  дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

     

      2.Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан. 

    В соответствии с Конституцией РФ все  граждане Российской Федерации имеют  право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

    Существует  три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

    Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость  совершенствования работы тех или  иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

    Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом  субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или  общественного характера, заявление  может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предполагаются способы решения поставленных задач.

    Жалоба  — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

    Во  многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются  признаки обращения только одного определенного  вида. Так, например, заявление о  назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.

    Работа  с обращениями граждан ведется  на основании Типового положения  о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан  в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей.

    Норматив  устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан  подаются в органы, компетентные в  разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным  лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный Срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

    Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить  личный прием граждан. Для этого  устанавливаются дни и часы, в  том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

    Руководители  учреждений должны сообщать гражданам  в письменной или устной форме  о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин  не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

    Делопроизводство  по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

    Согласно  упомянутому Типовому положению  устанавливается следующий порядок  делопроизводства по обращениям граждан.

    Все обращения регистрируются в день поступления и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист. Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-97. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа. Например: К-187 от 12.06.97.

    Установлено, что повторным заявлениям при  их поступлении присваивается очередной  регистрационный индекс, а в соответствующей  графе регистрационной контрольной  карточки (РКК) указывается регистрационный  индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

    Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие  от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь. Например: К-187/1, К-187/2.

    Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.