Официально-деловая письменная и устная речь

Содержание 

Введение

      Официально  – деловой стиль обслуживает  сферу отношений, возникающих между государственными органами, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их служебной, государственно – производственной, правовой ( юридической) деятельности. Рассматриваемый стиль – это стиль государственных актов, договоров, постановлений, юридических законов, приказов, уставов, дипломатических нот, меморандумов, договоренностей, заявлений (личных, исковых, служебных), справок, деловой переписки, докладных и объяснительных записок и т.д.

      Деловая речь – это любая профессиональная коммуникативная форма деятельности. Письменная речь отличается тем, что сохраняет знаки языка неопределённо долгое время. Очевидно, что устная речь играет важнейшую роль в деловом общении. Практически во всех аспектах повседневной жизни произнесённые слова могут либо углубить взаимопонимание, либо воспрепятствовать ему.

            Целью данной контрольной  работы является раскрыть содержание официально-деловой письменной и устной речи.

      Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач, среди которых анализ:

• Жанров официально-деловой устной речи;
• Подстилей официально-делового стиля;
• Лингвистических особенностей официально-делового стиля
• Словообразовательных и морфологических черты

      Для написания данной работы были использованы материалы учебных пособий, среди которых Ботавина  Р.Н. Этика деловых отношений; Кузин Ф.А. Культура делового общения; Смирнов Г.Н. Этика деловых отношений и др.

1. Понятие и виды  делового общения

1.1. Признаки делового общения

     Деловое общение служит способом приобретения и закрепления профессиональных навыков, знаний и умений. Этому в значительной мере способствуют многообразные формы делового общения: деловые дискуссии, пресс-конференции, дебаты, переговоры, презентации, совещания, беседы.

       На их основе осуществляется  развитие профессиональных качеств  деловых партнеров и повышение  их профессиональной компетентности.

     Важнейшим признаком делового общения является наличие в нем формально-ролевого принципа взаимодействия субъектов  общения, который реализуется на основе распределения их должностных ролей и статусных функций. По существу формально-ролевой принцип определяет коммуникативную среду общения деловых партнеров, направленность и субординацию их коммуникаций и делового взаимодействия. Особую роль при этом приобретают разного рода конвенциональные ограничения, которые определяют статусные рамки делового общения. К ним можно отнести социально-правовые нормы делового общения (трудовое право, трудовой договор, трудовой кодекс), моральные нормы (кодекс чести, деловой этикет), а также деловые традиции, существующие на предприятии, в учреждении, фирме, корпорации.

     Признаки  делового общения позволяют определить его особый статус среди других видов  общения. Признаки делового общения  следует рассматривать в целостном единстве и взаимосвязи; на их основании можно дать общее определение делового общения.

     Деловое общение — это особый вид общения, который реализуется в совместной профессионально-предметной деятельности людей и содержание которого определяется социально значимым предметом общения, взаимным психологическим влиянием субъектов общения и формально-ролевым принципом их взаимодействия.

     Это общее определение позволяет  учесть самые существенные характеристики делового общения и отличить его от других видов общения.

       Общение будет считаться деловым  и в том случае, если хотя бы для одного из субъектов общения оно будет связано с реализацией его профессиональной деятельности.

     1.2. Структура, виды и формы делового общения

     В деловом общении принято различать такие структурные компоненты, как содержание, цель, средства, формы, стороны общения.

     Содержание делового общения детерминируется социально значимым предметом общения, в качестве которого может выступать любая социально-значимая проблема какой-либо сферы жизни общества (материальной, духовной, регулятивной). Она может быть связана с производством материальных или духовных продуктов, созданием и предложением разного рода услуг (информационных, образовательных, финансовых, менеджерских, маркетинговых).

     В зависимости от содержания такая  многопредметность делового общения  позволяет выделить основные виды делового общения: деятельностное, когнитивное, мотивационное, материальное, духовное, регулятивное.

     Деятельностное  деловое общение осуществляется в виде обмена действиями, приемами, навыками, умениями в совместной профес-сионально-предметной деятельности людей. Здесь общение между деловыми партнерами носит явно выраженный научающий и инструментально-операциональный характер. С помощью этого вида делового общения идет усвоение профессиональных приемов, навыков, умений, отдельных операциональных действий, поведенческих актов.

     Когнитивное деловое общение предполагает обмен  познавательным профессиональным и социальным жизненным опытом деловых партнеров. Этот обмен осуществляется как на базовом, социально значимом для делового общения, профессиональном уровне (обмен профессиональными знаниями, идеями, представлениями), так и на обыденно-практическом уровне. Последний присутствует в деловом общении лишь в косвенной форме, обнаруживая себя лишь в отдельных вербализированных суждениях, верованиях, убеждениях, сложившихся на основе повседневного практического опыта деловых партнеров.

     Особенность мотивационного делового общения состоит  в том, что оно обеспечивает избирательную направленность действий деловых партнеров, стимулирует их поведенческую активность и поддерживает ее на определенном уровне. Мотивационное общение осуществляется как взаимный обмен деловых партнеров личностными диспозиционными (внутренне им присущими) мотивациями: стремлениями, желаниями, потребностями, интересами, установками, побуждениями. Этот обмен может активизироваться под влиянием ситуационной мотивации — детерминирующих факторов самой деловой ситуации. Потребность в мотивационном деловом общении  возникает тогда, когда у деловых партнеров необходимо сформировать определенную установку к действию или актуализировать какую-либо потребность.

     Специфика материального делового общения  проявляется в том, что оно  реализуется преимущественно в экономической сфере общества, связанной с производством непосредственных материальных средств для жизни, обменом материальными продуктами и услугами и удовлетворением насущных материальных потребностей деловых партнеров. Именно поэтому материальное деловое общение является определяющим среди других форм делового общения, так как посредством его создается базисная материальная основа для формирования и функционирования всех других форм.

     Деловое общение в духовной сфере общества — духовное деловое общение — имеет свои особенности. Оно связано с производством духовных ценностей и созданием услуг в таких сферах общества, как наука, искусство, религия. Здесь в наибольшей мере проявляется творческий ментальный характер делового общения. Оно выступает формой реализации социально значимой научной, эстетической деятельности деловых партнеров. При этом деловое общение реализуется как обмен духовными ценностями: научной информацией, философскими, эстетическими представлениями и идеями. Духовное деловое общение, таким образом, в наибольшей степени способствует развитию духовного, ментального внутреннего мира деловых партнеров.

     Регулятивное  деловое общение выступает формой реализации совместной социально значимой деятельности людей в политической, правовой и моральной сферах жизни общества. Оно осуществляется деловыми партнерами как взаимный обмен политическими, правовыми, моральными знаниями, идеями, представлениями. Посредством регулятивного делового общения осуществляется социализация деловых партнеров, усвоение ими политических, правовых, моральных норм, ценностей, традиций.

     Деловое общение разнообразно не только по средствам, но и по своим формам. Форма делового общения составляет важнейший структурный элемент делового общения. Она характеризует способ реализации коммуникативного процесса делового общения. Одно и то же информационное содержание делового общения может быть реализовано на основе различных способов коммуникации и совместной деятельности деловых партнёров: деловой беседы, совещания, переговоров, пресс-конференции, публичного выступления, презентации, дискуссии.

     Наиболее распространенная и общепринятая форма делового общения в современной деловой практике — деловая беседа. Ее особенность состоит в том, что она представляет собой диалоговую форму коммуникации, в которой межличностное общение деловых партнёров ограничено формально -  ролевыми и пространственно – временными рамками.

      Общепринятая  структура деловой беседы включает пять этапов: начало беседы, передачу информации, аргументирование, подведение итогов, принятие решений. Деловая беседа является одной из самых эффективных форм организации межличностных отношений в общении, активизации интеллектуальных возможностей её участников для совместного поиска оптимального решения, доведения этого решения до заинтересованных лиц и в конечном счёте для его реализации. К числу целей, требующих проведение деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определённое влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений или высказываний сотрудников. Деловые беседы могут быть незапланированные и спланированные заранее. Запланированные беседы, как правило, тщательно готовятся, чтобы обеспечить благоприятный исход, в спонтанных же на первое место выходит так называемый подготовленный экспромт. Особенно тщательной подготовки требуют беседы, цель которых – изменить мнение собеседника. Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов:

- подготовительный этап;

- начало беседы;

- обсуждение проблемы;

- принятие решения;

- завершение беседы.

      Деловые переговоры — специфическая форма  делового общения, имеющая жесткие  формально-ролевые и статусные  рамки и предполагающая обязательное следование деловому протоколу в процессе поиска взаимоприемлемого решения. Принято различать два вида деловых переговоров: спонтанные (импровизированные) и спланированные (к которым готовится заранее). В деловых переговорах наиболее часто применяют конфронтационный и партнерский подходы. Целью конфронтационного подхода является стремление одной из сторон получить односторонний выигрыш и максимально реализовать свои собственные интересы. Целью партнерского подхода является сотрудничество и поиск конструктивного, приемлемого для обеих сторон решения проблемы.

      Деловое совещание — форма деловой  коммуникации, реализующая совместное коллективное обсуждение какой-либо социально значимой проблемы. Принято выделять несколько основных типов делового совещания: оперативные — по решению ситуационных вопросов; организационные — по координации действий структурных подразделений; планирующие — определяющие стратегию и тактику деятельности; мотивационные — по стимулированию производительности труда; контролирующие — по контролю за результатами деятельности. Деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Формы такого обсуждения разнообразны – это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и решаемых задач, а также места, времени и продолжительности работы. Различают два основных стиля ведения совещания: дипломатический и авторитарный.