Номенклатура дел

ПЛАН:

Введение 

1. Виды номенклатуры дел
1. Типовая и примерная номенклатура дел
2. Сводная номенклатура дел
2. Составление номенклатуры дел
1. Принципы построения номенклатуры дел
2. Составляющие номенклатуры дел
3. Признаки группировки документов в дело
4. Графы и разделы номенклатуры дел
5. Оформление номенклатуры дела
3. Формирование дел
1. Правила формирования дел
2. Систематизация отдельных категорий документов
3. Роль канцелярии в формировании дела

Заключение

Список литературы

Приложение 1.

Приложение 2.

Приложение 3.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Одним из давно опробованных и эффективных  способов систематизации и классификации  крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление  номенклатур дел.

             Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел (заголовков), заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформления в уставном порядке.

        Дело – совокупность документов или документ, относящийся к данному вопросу или участку деятельности и помещенный в отдельную обложку.

       Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в фирме. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, где и в течение, какого времени они должны храниться.

       Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

• Вести учет дел, заведенных в течение года в организации (фирме) и в её структурных подразделениях;
• Формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
• Вести индексацию дел;
• Составлять описи при сдаче в архив документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• Вести учет в архиве документов временного хранения (до 10 лет).

В данной работе будут раскрыты основные принципы составления номенклатур дел  и формирования дел. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Виды номенклатур дел 

1.1. Типовая и примерная номенклатура дела

      Типовая номенклатура дел разрабатывается  в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (средние школы, научно-исследовательские др.).

        Типовой номенклатурой дел устанавливается типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и типовыми сроками хранения. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

       Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса, и носит рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным организациям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему хранения документов (например, может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного).

        Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документального обеспечения министерств и ведомств Российской Федерации, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства (ведомства), а также согласуются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение и утверждаются руководителями министерства (ведомства).

        В каждой фирме разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры дел.

. 

1.2. Сводная номенклатура дел 

       Сводная номенклатура дел не должна быть механическим соединением номенклатур дел структурных подразделений. Она строится так, что бы расположение её разделов и дел в них   соответствовало действительным положениям об учреждении и его структурных частях.

       Разделами сводной номенклатуры дел являются названия подразделений или учреждения. Их располагают в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием утверждения.

       После разделов всех структурных подразделений учреждения помещают дела подразделений, действующих на общественных началах (советов, комиссий), а затем общественных организаций учреждения. Сводная номенклатура дел составляется и подписывается начальником канцелярии.

        После утверждения сводной номенклатуры  дел руководителем учреждения, она  приобретает статус нормативного акта. Структурные подразделения получают выписки соответствующих её разделов для исполнения в работе.

       В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

       Ежегодный экземпляр номенклатуры дел – это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии. 

2.Составление номенклатуры дела 

      При составлении номенклатуры дел следует  руководиться:

 − типовыми и примерными номенклатурами дел;

 − типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения;

 − номенклатурами дел за прошедшие годы;

 − «Основными правилами работы ведомственных архивов» (2002 год). 

2.1. Принципы построения номенклатуры дел

      Каждое  учреждение должно иметь свою номенклатуру дел, в которую включаются все документы, отражающие деятельность этого учреждения.

       Основными признаками построения  номенклатуры дел являются:

         – применение индексации документов, обеспечивающее внесение в соответствующие разделы номенклатуры дел изменений, добавлений;

         – единство в переходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; стабильность индексов дел;

         – сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

          Прежде чем приступить к освоению номенклатуры дел, необходимо провести аналитическую работу − изучить состав, содержание, количество всех документов структурного подразделения или предприятия.

        При составлении номенклатуры дел используют:

       – Устав, Положение об учреждении, фирме, организации;

       – планы;

       – отчеты о работе;

       – документы текущего делопроизводства;

       – классификаторы;

       – номенклатуры дел за прошлые  годы;

       – список структурных подразделений;

       – список корреспондентов;

       – описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);

      – регистрационно-учетные формы (справочники картотеки, журналы регистрации). 

2.2. Составляющие номенклатуры дел

        Основное требование, предъявляемое к номенклатуре − это охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. В номенклатуру дел включаются:

        – заголовки дел, отражающие все документальные участки            работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, фирмы, организации;

        – справочные и контрольные карточки;

        – личные дела (вносятся под общим заголовком и единым    индексом);

        – номенклатура дел;

        – документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра;

        – дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий учреждения (например, избирательных комиссий);

        – для общественных организаций, учреждения, фирмы, общественные предприятия;

        – дела органов и подразделений учреждения, действующих на общественных началах (советов, комиссий, отделов и т.д.);

        – незаконченные дела, поступившие из другого учреждения для их продолжения.

       Не включают в номенклатуру: издания; сборники постановления правительства; брошюры; справочники; информационные листы; бюллетени; экспресс-информация; реферативные журналы.

       Номенклатура дел должна оформляться на бланке организации. Если оформляется не на бланке организации, то с титульным листом.

        Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, но как минимум их должно быть четыре. При этом  ее первый (подлинный) экземпляр хранится в службе делопроизводства организации как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел используется этой же службой в качестве рабочего экземпляра, третий передается в архив организации как учетный документ, четвертый направляется в государственный архив. Каждая служба организации получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в самостоятельные дела.

       Единая форма номенклатуры дел установлена Государственной архивной службой  и является обязательной для всех учреждений, организаций, предприятий, независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности. 

2.3. Признаки группировки документов в дело 

       Документы группируются в дело по шести признакам.

       Номинальный. В соответствии с этим признаком в дело группируются одного вида или разновидности. Например, «Распоряжения главы администрации по личному составу»

       Авторский. В дело помещаются документы одного автора. Автор определяется по таким реквизитам, как «наименование учреждения» или «подпись» (в распорядительных документах, письмах, предложениях). Например, «Протоколы заседания совета директоров» или «Указы Губернатора Кемеровской области».

       Предметно-вопросный. Группируются в дело документы по одному вопросу и с одним сроком хранения. Например, «Приказы по личному составу» (о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках).

       Корреспондентский. Признак определяется по реквизиту «адресат». Например, «Письма акционерного общества «Спектр» о поставках видеотехники».

       Географический. Признак объединяет в дело документы нескольких авторов, корреспондентов, находящихся на одной территории. Например, «Годовые отчеты коммунальных служб Тисульского района».

       Хронологический. Документы группируются в зависимости от сроков, временного периода издания (месяц, год, квартал). Например, «Годовой отчет ОСШ №5 за 2010 год». 

2.4. Графы и разделы номенклатуры дел