Номенклатура дел

       Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности индексов и дат издания.

       Документы можно систематизировать и по вопросно-логическому принципу, согласно они в делах располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

        При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений корреспондентов и т.д. В алфавитном порядке группируют в дела анкеты, отчеты, поступающие от подведомственных организаций, сводки и другие документы.

        В деле должно содержаться не более 250 листов, что составляет примерно 30 – 40 мм толщины. 

2. Систематизация  отдельных видов  документов

  

        Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения) формируются в отдельные дела по видам документов и по хронологии.

        Документы коллегий группируют  в два дела:

1. протоколы и решения коллегии.
2. документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, заключения, проекты решений и др. документы).

        Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами.

        Протоколы в деле располагают в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в отдельные дела и систематизируются по номерам протоколов.

        Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета; документы об образовании; выписка из приказа о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к личному листку по учету кадров, дополнение по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

        Копии приказов о поощрении, изменении фамилии, о взыскании и т.д., в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров, в личное дело не помещают.

      Лицевые счета служащих и рабочих группируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают в строгом алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

        Предложения, заявления, жалобы граждан следует формировать в дела раздельно:

 − предложения и заявления по улучшению работы данной организации;

 − заявления по личным вопросам.

Документы располагаются в хронологическом  или алфавитном порядке.

        Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела.

Авторские свидетельства, патенты на изобретения, стандарты и др. группируются в  самостоятельные дела по каждому отдельному виду документа.

        Машинограммы (документы, полученные с факсов, принтеров) группируются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел. Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.

        Переписка фирмы группируется в дело за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ за документом-вопросом. 

3. Роль  канцелярии в формировании дел

        Канцелярия учреждения (секретарь) руководит формированием дел в учреждении и контролирует его правильность.

        Секретарь должен досконально знать все правила и нюансы формирования дел. Оказывать помощь другим сотрудникам при заведении дел, следить за их правильностью, т.к. неправильно оформленные документы не несут за собой юридической силы и могут привести к плачевным результатам. Секретарь должен быть очень ответственным, т.к. в течение срока действия номенклатуры дел канцелярия наблюдает за соответствием дел фактическому составу и содержанию документов в них. Следит за формированием переходных дел, за тем, чтобы ни один документ не был утерян или «забыт», включает вопросы не предусмотренные номенклатурой.

        Канцелярия осуществляет методическое руководство в форме разъяснения исполнителям при направлении документов в дел, консультации и т.д.

   

Заключение

        Таким образом, номенклатура дел является важным документом в учреждении. Номенклатура дел определяет всю систему хранения документов в текущей работе, является показателем индексации документов при регистрации. Номенклатура дел служит для расширения и группировки исполненных документов в дела, для установления сроков хранения дел и является учетным документом в архиве организации для временного (до 10 лет включительно) хранения.

         Не менее важным является правильность  заполнения и ведения номенклатуры  дел. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, на сколько качественно составлена номенклатур дел, зависит оперативность работы с документами и их сохранность.

      Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении обязательно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1. Быкова, Т. А. Порядок разработки номенклатуры дел / Т. А. Быкова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. − 2009. − № 12. − www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11314/.
2. ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно − распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. − М.: Госстандарт России, 2003.
3. Кошелева, Е. А. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению / Е.А.Кошелева // секретарь – референт .− 2008 .−№ 2. − www.profiz.ru/sr/2_2008/formirowanie_del/.  
4. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления) / Т.В.Кузнецова. – М.: Юнити-Дана, 2002.
5. Основные правила работы архивов организации. − М.: 2002.
6. Салазкина, Л. П. документирование управленческой деятельности учреждений социально-культурной сферы / Л. П. Салазкина. − Кемерово: Кузбассвузиздат, 2008.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 1. 

Образец итоговой записи о категории и количестве заведенных дел 

 

Наименование  должности          подпись             расшифровка подписи

Визы

СОГЛАСОВАНО

Зав. архивом

Подпись И.О.Ф.

Дата

Отметка об исполнении

и отправлении  в дело 
 
 
 
 
 

  

 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 2. 

Анализ  копии документа, представленного в приложении 3.

      Документ, а именно номенклатура дел Администрации  Постниковского сельского поселения, выполнен на листе формата А4.

      На  первом листе копии номенклатуры дел присутствуют все соответствующие  реквизиты.

      Так как представленная копия номенклатура дел составлялась в 2008 году, то в конце года должна была заполниться третья графа «количество единиц хранения», но она осталась не заполнена, вследствие этого мы не имеем объективной информации о количестве единиц хранения документов, внесенных в номенклатуры дел.

      В конце номенклатуры дел отсутствует  итоговая запись о категории и  количестве заведенных дел, вследствие этого мы не имеем информации о  том, сколько переходящих дел, сколько  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения содержится в данной номенклатуре, что может доставить неудобства во время работы.

      Таким образом, при составлении представленной номенклатуры был совершен ряд ошибок:

1. Отсутствует нумерация страниц;
2. По истечению года не была заполнена графа «количество единиц хранения»;
3. В конце номенклатуры дел отсутствует итоговая запись.