Номенклатура дел

 

       Обычно в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации используют наименования структурных подразделений учреждения.

       Первым разделом номенклатуры дел может быть «канцелярия», «отдел ДОУ», «общий отдел», «дирекция», ему присваивается индекс 01.

       Другие структурные подразделения располагаются в соответствии с утвержденной структурой, по степени значимости.

       Вначале указывают наиболее значимые производственные отделы, затем функциональные и вспомогательные службы с присвоением индексов (02, 03 и т.д.).

       При отсутствии отделов могут быть использованы направления деятельности фирмы, учреждения или должности руководителя и специалистов фирмы.

       В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел.

       Индекс дел состоит из двух частей: установленный цифровой код структурного подразделения и  порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 04 – 07, где 04 – код подразделения, а 07 – порядковый номер дела. Группы цифр индекса разделяются дефисом. Впоследствии индексы дел переносят из номенклатуры на корешки папок, а при сдаче дел в архив на обложку дела. Индекс дела – это своеобразный шифр, который определяет порядок хранения документов и помогает найти нужное дело. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом (например, личные карточки, трудовые книжки).

       В графу 2 номенклатуры дел включают заголовки дел (томов, частей), а в сводной – наименование разделов номенклатуры дел в определенной последовательности (пример в приложении 3). Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечисляются заголовки дел, содержащих организационную документацию, затем заголовки дел, содержащие распорядительную документацию, далее заголовки дел с учетной и справочной документацией, завершает перечень официальная внутренняя переписка и журнал регистрации.

       Заголовок должен быть конкретным, не содержащим некорректных формулировок (например, «разные материалы» или «общая переписка»). Заголовки дел формируются на основе вопросов деятельности учреждения и установления документирующих участков работы.

       Заголовок должен состоять из следующих элементов:

        – название вида документа (приказы, протоколы, договоры) или название вида дел (переписка);

        – краткое содержание («Переписка с АО «Дом» об открытии детского сада»);

        – автор документа (наименование подразделения, учреждения);

        – дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2007 год»);

        – слово «копии», если дело сформировано из копий документов («Положение, регламент работы администрации. Копии»).

        Вносить в номенклатуру наименования дел, по которым трудно определить основное содержание и вид документов, нельзя.

        При обозначении наименования дел корреспондента, с которым фирма ведет переписку, необходимо иметь в виду следующее:

1. при переписке с одноразрядными учреждениями в заголовке дела указывают учреждения без их конкретного перечисления;
2. если переписка ведется с одним корреспондентом, то указывают в заголовке дела;
3. если переписка ведется с разными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовке дела их можно не указывать
4. если дело содержит отчетную или плановую документацию, указывают периодичность и характер этой документации;
5. при комплектовании статистических форм, составляемых учреждением, в наименовании дела указывают название фирмы, её номер или условное обозначение (шифр). Номер формы может указываться как дополнение к её названию, а не как основной элемент заголовка;
6. если дело содержит распорядительную документацию, в его наименовании указывают вид документов, их авторов и год;
7. в заголовках дел с документами одного вида (приказы, акты), в которых отражаются различные вопросы деятельности учреждения, наименование вопросов можно не указывать.

       Термин «Дело» употребляется в заголовке в том случае, когда объединяют различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

       Термин «документ» употребляется в заголовке при объединении различных видов документов, относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства.

       Третью графу номенклатуры дел заполняют в структурном подразделении в конце года, когда известно число томов и частей дела.

       В четвертой графе указывается срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (пример оформления в приложении 3). Определяя сроки хранения документов, следует пользоваться Типовыми межведомственными перечнями, утвержденные Государственной архивной службой и имеющими нормативный характер. При отсутствии перечня пользоваться типовой или примерной номенклатурой дел или согласованным Росархивом сроком хранения.

       Сроки хранения, установленные типовыми перечнями, сокращать нельзя. Решением руководства учреждения, фирмы, ведомства может быть увеличен типовой срок хранения документов, если это вызвано спецификой деятельности.

        Заполняя эту графу, нужно учитывать то, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. Если в одном деле подшиты документы по одному вопросу, но с разными сроками хранения, то время хранения устанавливается по документам длительного срока хранения.

        В четвертой главе могут помещаться особые отметки типа «ЭК» (экспертная комиссия). Если в деле рядом со сроком хранения имеется подобная отметка то это значит, что дело тщательно просматривается экспертной комиссией по истечении установленного срока хранения. Экспертная комиссия может продлить срок хранения документа, имеющего практическое значение или оставить на постоянное хранение.

        В графе 5 «примечания» в течение года ставятся отметки: о заведении дел; о передаче их в архив учреждения или в другие учреждения; о делах, переходящих на следующий год; выделении дел к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дел. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 25.07.2010» или «Подлинники документов хранятся в общем отделе». 

        После окончания делопроизводственного года номенклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью (приложение 1), в которой указывают количество фактически заведенных за год дел и их общее число. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, сообщаются в ведомственный архив, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности сотрудника, ее сделавшего, даты, подписи, расшифровки подписи. 

2.5. Оформление номенклатуры дел

        Номенклатура дел учреждения  представляет собой многострочный  документ. Первый лист номенклатуры  оформляется на общем бланке  А4 (приложение 2).

        Реквизиты номенклатуры дел:

        Герб (01).

        Эмблема (03).

        Наименование организации (08).

        Код организации (04).

        Основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица.

        Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06)/код формы документа (07).

       Справочные данные об организации  (09).

         Наименование вида документа  (10).

         Место составления документа  (14).

         Дата документа (11).

         Гриф утверждения.

         Заголовок к тексту.

         Текст (табличная форма).

         Подпись.

         Отметка о согласовании (визы  или гриф согласования).

         Отметка об исполнении и направлении в дело.

         Состав, оформление и размещение  реквизитов определено ГОСТ Р. 6.30 – 2003. Второй и последующие листы оформляются на бумаге А4, страницы нумеруют. 

3. Формирование  дел

 

        В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.

        Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

        В организациях дела формируются централизованно по месту регистрации документов в канцелярии организации. Но при территориальной разобщенности структурных подразделений или в случаях, вызванных спецификой деятельности организаций, допускается децентрализованное формирование дел в структурных подразделениях организации (этим занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства).

        Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в общем документальном массиве учреждения, устанавливает порядок делопроизводства в организации.

        Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре учреждения. 

1. Правила формирования дел

        Есть несколько общих правил, которыми нужно руководствоваться, что бы оформление дел было упорядоченным и четким. Они установлены пунктом 3.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002г.):

        − помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

        − включать в дело по одному экземпляру документа;

        − помещать в дело все документы, относящиеся к одному вопросу;

        − помещать приложения вместе с основными документами;

        − группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих судебных, личных дел; органов правительственной власти, выборных органов, которые группируются за период их созыва;

        − раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения. Однако допускается в отдельных случаях временная группировка в одном деле документов разных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется переформировать в самостоятельные дела;

        − каждый документ, помещенный в дело, должен иметь дату, подпись, печать, отметку об исполнении;

        − в учебных заведениях документы группируются в дело за  учебный год;

        − документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.2007; 02.01.2007) или в нумерационной (№ 1; №2);

        − распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.

        В дело не помещаются документы не соответствующие заголовку дела; неправильно оформленные; подлежащие возврату; черновики; размноженные копии.

        Приложения большего объёма подшивают  в отдельные дела. Небольшие приложения присоединяют к документам, к которым они относятся. Запросы и ответы на них подшиваются в одно дело. Сопроводительные письма подшиваются с приложениями, с обязательной отметкой об их местоположении.