Номенклатура дел

     Глава 1 Основное понятие номенклатуры дел 

     Номенклатура  дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

     Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным 
назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом 
распределения документов после их исполнения в дела и таким образом 
определяет систему хранения документов в учреждении.

     Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел производится первый этап экспертизы ценности документов.

     Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.  
Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела 
постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет.

     Номенклатура  дел должна быть в каждом учреждении, организации, 
предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные; примерные и типовые. Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводня) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течении календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего 
учреждения. Сводная номенклатура, как классификационный справочник, 
имеет структурную схему построения, в которой названиями частей будут наименования структурных подразделений. Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, 
которые составляются для однородных по характеру деятельности 
организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

     Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

     Типовая номенклатура дел устанавливает  типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли и является нормативным документом.

      Глава 2 Составление и оформление номенклатуры дела  

     Номенклатура  дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.

     Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так  как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.¹.

     К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

     Заголовки составляются из следующих элементов:

• указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);
• указание автора документов (организации, органа управления, структурного подразделения, должностного лица и т.д.);
• название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);
• обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);
• указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);
• период (даты), к которому относятся документы дела;
• указание копийности (наличия копий документов) дела.

     В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:

• название вида дела или вида документа;
• краткое содержание;
• указание на наличие копий, например, «Приказы по учебной работе. Копии». (указание на подлинность документов дела в заголовок не включают).

     Степень дальнейшей конкретизации, детализации  наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы  обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.

     Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью  делопроизводства по какому-то конкретному вопросу.

     Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел.

     Если  организация небольшая и не имеет  структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

     В сводной номенклатуре в индекс каждого  дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02).

     Индексация  структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним  и тем же индексом. 

Глава 3 Применение номенклатуры дел 

     В настоящее время основным нормативным  пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления  номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к  уничтожению является "Типовой перечень". Его полное название - "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения"

     Перечень  содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при  документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.

     Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

     При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при  его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как  правило, ведомственный).

     На  первом листе номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно².

     Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру;
• составление заголовков (наименований) дел;
• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка    расположения дел;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексации и установления индексов дел;
• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

     Утвержденная  номенклатура дел действует в  течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Подводя итог работы, можно сделать следующие  выводы. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. В связи с этим предъявляют особые требования к оформлению деловых бумаг.

     Долгое  время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах  данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

     Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

     В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу Workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

     В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению  методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации  офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

     Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод, что информационные технологии управления в деловом процессе в документальной базе системы управления формализуются как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия.

Список  нормативных актов и литературы 

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Ростов - на - Дону: «Феникс», 2007.С.94
2. Галахов В.В. Формы документов, организация и технология работы с документальной базой системы управления. М.:  «Проспект», 2009.С.126
3. Гундарев Р.Д. Номенклатура и классификация документов. М.: «Приор», 2007.С.103
4. Демин Ю.М. Делопроизводство в информационных технологиях управления. М.: «Поиск», 2008
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Документальная база системы управления в современном маркетинге. М.: «Информ-М», 2006
6. Корнеев И.К. Атрибуты документов. М.: «Проспект», 2007
7. Кузнецова Т.В. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: «ЮНИТИ», 2007
8. Кузнецова Т.В.  Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: «ЮНИТИ», 2007.С.88
9. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Документальная база системы управления в современном маркетинге.   М.: «Информ-М»,  2006.С.59
10. Корнеев И.К. Атрибуты документов. М.: «Проспект», 2007.С.62