Роль и значение регистрации документов в организации делопроизводства

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА………………………….……….…3

1. Регистрационно-контрольные документы..................................................5
2. Формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки……….....………………………………….…..5
3. Показатели, вводимые в регистрационные формы.....................................................................………………….….....12

ГЛАВА 2. ЭКСПЕРТНЫЕ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ....................................................................15

2.1.Экспертиза ценности  документов..................................................................15

2.2.Права экспертной  комиссии...........................................................................16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.................................................................................................20

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ................................................................................22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления современной организацией должны проводиться на основе единых требований к оформлению документов, использованию фирменного стиля и применения современных технических средств в работе с документами. Это является очень важным не только потому, что унификация оформления документов - это удобно и технологично, но и потому, что качество документов свидетельствует о культуре организации, как речь, поведение и одежда свидетельствуют о культуре человека.

Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач.

Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления.

Процесс регистрации представляет собой снятие (перенос) с документа его реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним.

Целью данной работы является комплексное изучение процесса оформления регистрационно-контрольных документов, а также проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Регистрационно-контрольные документы

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.

2. Формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная (электронная на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

- поскольку запись  в журнал ведется в последовательности  поступления документов, регистрацию  может вести только один человек. Поэтому при большом количестве  поступивших документов процесс  регистрации занимает значительное  время, что естественно приводит  к задержке дальнейшей работы  с документом;

- журнальная система  регистрации неизбежно приводит  к дублированию этой операции, так как данные о документе  нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно  во всех отделах, через которые  проходит. В результате ранее  в крупных учреждениях документ  регистрировался три-пять раз  в различных формах журналов;

- журнальная система  регистрации делает практически  невозможной справочную работу  по документам, так как при  хронологической записи документов  для их поиска надо знать  хотя бы приблизительно дату  получения документа;

- при журнальной  системе регистрации невозможно  вести сроковый контроль за  исполнением документов, так как  документы имеют разные сроки  исполнения и для выявления  документов, срок исполнения которых  истекает на определенную дату, надо просматривать все записи  в журнале. В связи с этим  на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли  дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

- регистрацией одновременно  могут заниматься несколько работников;

- карточки можно  изготовить в необходимом количестве  экземпляров и, следовательно, отпадает  необходимость в повторной регистрации  документов в структурных подразделениях;

- карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать  картотеки. Таким образом, карточная  система регистрации обеспечивает  информационно-справочную работу;

- карточная система  регистрации позволяет сразу  же один экземпляр карточки  передать в сроковую картотеку  для контроля за исполнением  документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

- регистрировать  документы на различных рабочих  местах;

- организовать децентрализованную  регистрацию документов в структурных  подразделениях с объединением  сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой  базе данных организации;

- на основе базы  данных организовать информационно-справочную  работу;

- организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:

- Дата получения (регистрации) документа.

- Номер регистрируемого  документа по порядку (регистрационный  номер).

- Наименование корреспондента.

- Дата документа.

- Номер документа.

- Краткое содержание.

- Автор резолюции.

- Текст резолюции.

- Наименование исполнителей.

- Срок исполнения (когда документ должен быть  исполнен).

- Ход исполнения.

- Дата исполнения (когда документ фактически был  исполнен).

- Номер дела (в  которое подшит исполненный документ).

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

- Название структурного  подразделения.

- Количество листов  в документе.

- Количество листов  приложений.

- Вид документа (приказ, акт, договор и т.п.).