Роль и значение регистрации документов в организации делопроизводства

- организация и  проведение экспертизы ценности  документов на стадии подготовки  их к архивному хранению (в  первую очередь – НТД);

- организация и  проведение отбора и подготовки  документов к передаче на постоянное  хранение, в т.ч. научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной  документации.

Ход заседаний и принятые на них решения фиксируются в протоколах, а вступают в силу после утверждения протоколов руководителем предприятия. Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают:

- отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  для передачи в архив;

- отбор дел с  временными сроками хранения, подлежащих  хранению в структурных подразделениях;

- выделение к  уничтожению дел за предыдущие  годы, сроки хранения которых  истекли.

В ходе отбора, кроме того, проверяются качество и полнота сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел с отметкой «ЭПК» выявляются и выделяются из их состава документы, подлежащие постоянному хранению. В случае выявления таких документов дела с отметкой «ЭПК» переформировываются. Выделенные из состава дел с отметкой «ЭПК» документы постоянного хранения либо присоединяются к однородным делам, либо формируются в самостоятельные дела, которые затем соответствующим образом оформляются и учитываются.

По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Передача дел в архив производится по описи дел отдела кадров. Описи дел представляются в архив через год после завершения включенных в описи дел в делопроизводстве. Указанные описи подписываются лицами, ответственными за ведение делопроизводства (ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях). Описи дел утверждаются начальником отдела кадров после согласования с ответственным за делопроизводство и экспертной комиссией.

Экспертиза ценности ЭД и БД с целью их отбора на архивное хранение производится с учетом ряда особенностей. На первом этапе экспертизы ЭД и БД архив (совместно с ответственными за делопроизводство и ведущим специалистом по информационным технологиям) определяет перечень систем, тем и проектов, ЭД и БД которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень после необходимых уточнений утверждается экспертной комиссией. На втором этапе экспертизы - на основании перечня - производится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение.

Дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению. Включение дел с истекшим сроком хранения в акт допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт: например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года, и т.д.

Акт составляется на дела, выделяемые к уничтожению, индивидуального предпринимателя в целом, при этом название каждого структурного подразделения, документы которого включены в акт, указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (как название раздела). Заголовки однородных дел (в пределах структурного подразделения), отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.

Итак, экспертная комиссия имеет право:

- давать рекомендации  сотрудникам организации по вопросам  правильной организации делопроизводства;

- запрашивать от  руководителей структурных подразделений  письменные объяснения о причинах  утраты, порчи или незаконного  уничтожения документов постоянного  и долговременного сроков хранения, в т.ч. документов по личному  составу;

- запрашивать от  руководителей структурных подразделений  предложения и заключения, необходимые  для определения сроков хранения  документов, сроки которых не  определены нормативами (законами, Перечнями управленческих документов, с указанием сроков хранения, ведомственными Перечнями и т.д.);

- заслушивать руководителей  структурных подразделений о  ходе подготовки документов к  архивному хранению, о причинах  утраты документов и т.д.;

- не принимать  к рассмотрению и возвращать  на доработку некачественно, небрежно  подготовленные документы;

- информировать  руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК;

- представлять своё  учреждение в Управлении по  делам архивов Республики Башкортостан.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

1. В организации  работы с документами ведущее  место занимает постановка регистрации  документов. Именно отлаженность  этого участка работы предопределяет  в дальнейшем быстрый поиск  необходимой информации и документов  и отсюда - обеспечение оперативного  решения управленческих задач.

Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере.

Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

2. Для организации  и проведения работы по экспертизе  ценности документов, отбору и  подготовке к передаче на постоянное  хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивных фондов Республики Башкортостан, создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается в организациях любой формы собственности приказом ее руководителя. Как правило, экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, председателем экспертной комиссии, назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы архива и делопроизводства.

Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Трудовой кодекс  Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. «Парламентская газета», № 2-5, 05.01.2002.

2. Федеральный закон  от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном  деле в Российской Федерации». «Собрание законодательства РФ», 25.10.2004, № 43, ст. 4169.

3. Закон Республики  Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з «Об  архивном деле в Республике  Башкортостан». Газета «Республика  Башкортостан», № 25 (26008), 08.02.2006.

4. «Основные Правила  работы архивов организаций» (одобрены  решением Коллегии Росархива  от 06.02.2002).

5. Кузнецов С.Л. Автоматизированные  системы регистрации и контроля  исполнения//Секретарское дело. - 1996 - № 4(2).

6. Кузнецов С.Л. Делопроизводство  на компьютере (Компьютерные технологии  в делопроизводстве). - М.: ЗАО «Бизнес-школа»  «Интел-Синтез», 2008.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов. М.: МЦФЭР, 2004.

8. Санников Б.Г. Применение  и оформление дисциплинарного  взыскания // Делопроизводство и  документооборот на предприятии. 2005. № 4.

9. Кудряев В.А. Организация  работы с документами: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.