Регистрация документов

    - поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

    - журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

    - журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

    - при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

    Указанные недостатки журнальной системы регистрации  позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях.

2.2.Карточная  система регистрации

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

    - регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

    - карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

    - карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

    - карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

    Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания    в учреждении.

 Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной  карточки) и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

    Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек определяется учреждением. Как  правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

    Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

2.3      Автоматизированная система регистрации

Регистрация документов на компьютере позволяет:

    - регистрировать документы на различных рабочих местах;

    - организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

    - на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

    - организовать контроль за исполнением документов.

    Наиболее  удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе

    Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно  внести значительно больше сведений о документе, а именно:

    - Дата получения (регистрации) документа.

    - Номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер).

    - Наименование корреспондента.

    - Дата документа.

    - Номер документа.

    - Краткое содержание.

    - Автор резолюции.

    - Текст резолюции.

    - Наименование исполнителей.

    - Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен).

    - Ход исполнения.

    - Дата исполнения (когда документ фактически был исполнен).

    - Номер дела (в которое подшит исполненный документ).

    Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

    - Название структурного подразделения.

    - Количество листов в документе.

    - Количество листов приложений.

    - Вид документа (приказ, акт, договор и т.п.).

    - Названия связанных документов.

    В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой. Создание  регистрационной формы и базы данных о документах организации  в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода  повторяющейся информации и возможности  использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

    Заполняемая на экране регистрационная форма  для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

    Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего  документа, краткое содержание, текст  резолюции); поля, сведения в которые  вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

    В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

    - вид документа - так как количество видов документов ограничено;

    - автор резолюции - список руководящих лиц организации;

    - структурное подразделение - список структурных подразделений;

    - исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;

    - номер дела - связан с номенклатурой дел организации;

-связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

    В виде пополняемого списка выполняется  поле «корреспондент». Организации, с  которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

 Если в организации используетсясистема комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных  подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации  только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.

    Затратив  один раз время на создание таких  списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

    Заполнение  регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

    При регистрации поступившего документа  заполняются следующие поля:

    - Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.

 - Поле «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.

    - Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

    - В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.

    - Дата документа (вводится дата, указанная на документе).

    - Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).

    - Количество листов (страниц) документа.

    - При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.

    - Вид полученного документа.

    - В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

    Дальнейшие  действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

    Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих  документов во многом аналогична уже  рассмотренной. Отличия состоят  в следующем: для исходящего документа  указываются: