Регистрация документов

    - название подразделения, подготовившего документ;

    - исходящий номер (переносится на отправляемый документ;

    - дата документа (подписания, утверждения, отправки);

    - адресат: название организации, которой посылается документ;

    - исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).

    Если  на документ ожидается ответ, заполняется  поле «Контрольная дата» (она не может  быть ранее текущей даты).

    Если  документ является ответом на входящий документ или с ним связаны  другие документы, как уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.

    В поле «Дело №» выбирается номер  дела по номенклатуре, в которое  подшита копия отправленного  документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

    Остальные поля полностью соответствуют заполняемым  при регистрации входящей корреспонденции.

    При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной  карточки:

    - порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;

    - вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы « лс » - личный состав, к номеру распоряжения - буквы « рп » - распоряжение;

    - дата документа;

    - количество листов документа;

    - количество листов приложений;

    - краткое содержание документа;

    - подразделение, ответственное за исполнение документа;

    - исполнитель (фамилия, инициалы);

    - срок исполнения («Контрольная дата»);

    - отметка об исполнении;

    - ход исполнения;

    - связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

    - в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения. 
 

Заключение

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач. Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу  и найти сам документ.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и  автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

    Журнальная  система удобна и в том случае, когда в организацию поступает  очень незначительное количество документов.

    Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков.

    Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять  уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении. Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере.

    Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

Список литературы

1.      «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

2.      Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения//Секретарское дело. - 1996 - № 4(2).

3.      Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). - М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2008.

4.      Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов. М.: МЦФЭР, 2004.

5.      Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.