Правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

Содержание

 

      С.

Введение …………………………………………………………………………3

1. Общие правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов ………………………….....................................5
2. Порядок внесения записей в реестр засвидетельствованных копий документов и взыскание тарифа (государственной пошлины)………....13

3. Проблемы, возникающие  при свидетельствовании копий  документов……………………………………………………………………....16

Заключение  …………………………………………………………………….20

Библиографический список ………………………………………………….22

 

Введение

 

Свидетельствование копий  как нотариальное действие составляет, согласно статистике, до 65% от общего числа  нотариальных действий и считается  действием несложным, занимающим мало времени, не требующим особых знаний. Такое отношение к данному нотариальному действию вызвано тем, что свидетельствование копий воспринимается как простое сличение копии с подлинником документа и не более, хотя на самом деле процесс свидетельствования копий представляется как процесс, требующий быстрого анализа представленного документа, основанного на глубоком знании нотариусом как делопроизводства, в частности, так и действующего законодательства в целом.

Цели оформления копий  с документов, предоставляемых гражданами, показывают, что работа нотариусов по засвидетельствованию копий связана с осуществлением и охраной прав граждан. Копии необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельности¹. С другой стороны, этот вид нотариальных действий имеет непосредственное отношение к деятельности предприятий, организаций, учреждений, для которых, как правило, предназначены нотариально засвидетельствованные копии. На основании последних обычно производится регистрация юридических лиц, открытие счетов в банках, получение денежных средств, получение лицензий, прием на работу, назначение пенсий, пособий, выдача денег, документов и прочее.

Актуальность исследования обусловлена тем, что из года в год количество копий, свидетельствуемых нотариально, неуклонно возрастает. Следовательно, нотариальное засвидетельствование верности копий документов и выписок из них имеет немаловажное значение в деле охраны прав и интересов, реализации конституционных прав граждан и юридических лиц.

Цель данного исследования состоит в том, чтобы дать правовую оценку деятельности нотариуса по данному  вопросу и изучить проблемы, возникающие  при совершении данных нотариальных действий.

Поставленная цель обуславливает решение следующих задач:

- провести исследование  теоретических основ нотариальной  деятельности по засвидетельствованию  верности копий документов;

- рассмотреть порядок  внесения записей в реестр  засвидетельствованных копий документов;

- указать, каким образом происходит взыскание тарифа за действия нотариуса;

-исследовать проблемы, возникающие при свидетельствовании  копий документов.

Объектом исследования являются нормы права, регулирующие порядок осуществления нотариальных действий.

Предметом работы выступает правовое регулирование гражданско-правовых отношений при применении законодательных актов в нотариальной деятельности.

Методологической основой  исследования является общенаучные  и частно–научные методы: логико-юридический, исторический, системный, метод сравнительного правоведения, метод количественного анализа, диалектический.

Для подготовки данной работы исследовались труды отечественных  ученых-правоведов: В.В. Ралько, Ю.Н. Власова, П.В. Крашенинникова, Н.Н. Калинина и других.

 

 

1. Общие правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

 

В соответствии со ст. 77 «Основ законодательства Российской Федерации  о нотариате» (далее — Основ), нотариусы свидетельствуют верность копий документов и выписок из них².

При свидетельствовании копии нотариус должен быть уверен, во-первых, что ему представлен документ, во-вторых, что подлинный документ. Согласно государственному стандарту ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28), под документом следует понимать зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать³. Такими реквизитами должны являться дата выдачи документа, регистрационный номер документа, подпись руководителя с расшифровкой фамилии и печать учреждения, выдавшего документ.

Далее в данном стандарте  приводится еще ряд определений, которые могут быть применимы  в практике нотариата для целей  единообразного понимания квалификации документов, представляемых для свидетельствования копий:

— под официальным  документом следует понимать документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

— под подлинным документом понимается документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

— подлинником (официального) документа является первый или единичный  экземпляр официального документа;

— под копией понимается документ, полностью воспроизводящий  информацию подлинного документа и  все его внешние признаки или  часть их, не имеющий юридической  силы;

— заверенная копия документа  — это копия документа, на которой  в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

— дубликат документа  — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую  силу.

Cсвидетельствование копии документа возможно только при предъявлении самого документа. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них возможно при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. За свидетельствованием верности копии или выписки из документа может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа.

При совершении данного  нотариального действия по общим  правилам совершения нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального  действия. Установление факта полной дееспособности гражданина при совершении данного нотариального действия не требуется⁴.

Копия документа может  быть исполнена от руки, с использованием технических средств или способом свето- либо фотокопирования. Копия  оформляется в соответствии с  требованиями, предъявляемыми действующим законом к нотариальному документу, должна содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии.

При свидетельствовании копий с документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с  которых нельзя засвидетельствовать. Например, не следует снимать копии  с документов, на которых имеется указание о том, что копия с этого документа не снимается или, что документ копированию не подлежит. В частности, документ может иметь гриф секретности — реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него, что следует из Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»⁵ или Федерального закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485–1«О государственной тайне»⁶.

Согласно ч. 1 ст. 47 Основ, нотариус не может свидетельствовать  копии на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своего супруга, его и своих родственников (родителей, детей, внуков)⁷.

Нотариус также не вправе свидетельствовать верность копии или выписки, если:

— в тексте документа  имеются подчистки, дописки, зачеркнутые  слова, иные не оговоренные исправления;

— документ или его  часть исполнены карандашом;

— документ в силу повреждений  или ветхости имеет нечитаемые фрагменты  текста, реквизитов или печати, скрепляющей  подпись должностного лица, или имеет  какие-либо иные особенности, которые  могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или его подлинности;

— нарушена целостность  документа, что не позволяет установить его идентичность;

— документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью;

— документ составлен  за границей должностным лицом компетентного  органа иностранного государства, иностранным  гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном  международным договором либо не соответствует иным требованиям  международного договора.

Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует  фактов, изложенных в документе, а  лишь подтверждает факт тождественности  текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа (ст. 80 Основ).

Свидетельствование копии с копии документа, выданного юридическим лицом, возможно в том случае, если копия выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В этом случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица, согласно ст. 79 Основ. Полагаю, что данная копия, выданная юридическим лицом как самостоятельный документ, должна иметь исходящий номер и дату выдачи, подпись должностного лица с приложением печати. Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом только в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

Свидетельствование верности копий с документов, выданных за границей, может производиться лишь при наличии на подлинниках документов легализации консулов или органов  Министерства иностранных дел РФ. Сущность легализации состоит в том, что российский консул за границей или Консульское управление Министерства иностранных дел устанавливают, что документы соответствуют законам страны, где эти документы и акты совершены; в некоторых случаях допустимо проставление на документе апостиля.

При свидетельствовании копий для действия за границей документы  должны изготавливаться полностью  на пишущей машинке или с помощью  компьютерной техники. Изготовление копии  методом светокопирования, как правило, не допускается. Печать проставляется на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. В копии документов нельзя вносить какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.

Засвидетельствовать можно  любое количество копий и выписок  из документов, регистрируя при этом в реестре каждую копию, присваивая каждой из них номер в реестре  и взыскивая тариф за каждую из них⁸.

Получив предъявленный  для засвидетельствования копии  документ, нотариус, в первую очередь, проверяет соблюдение формы документа  и наличие в документе необходимых  реквизитов, соблюдение ведомственных  нормативных актов в отношении  документов единого образца (дипломов вузов, средних специальных учебных заведений, свидетельств загсов, документов нотариальных контор и т.п.), также соотносит исполнение документа с требованиями: Государственного стандарта РФ ГОСТ Р51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 г. № 28)⁹ и многих других нормативных актов.

Все они находятся  в постоянном движении: изменяются, утрачивают силу, издаются новые. Сложность  работы с копиями и состоит в том, что требуется постоянное отслеживание изменений требований к документам, их формам и реквизитам.

После этого целесообразно  изучить содержание документа и  выяснить, нет ли в нем каких-либо логических противоречий. В надлежаще  составленном документе:

— бланк, оттиски печатей  и штампов содержат одинаковое наименование учреждения выдавшего документ;

— содержание текста документа  соответствует профилю деятельности учреждения, от имени которого документ исходит;

— дата выдачи документа не может предшествовать дате изготовления бланка;

— дата изготовления бланка и дата выдачи документа не могут, в свою очередь, предшествовать событиям, которые зафиксированы в этом документе;

— содержание текста документа не может противоречить известным историческим фактам.

Частью 2 ст. 77 Основ предусмотрена  возможность свидетельствования не только копии документа, но и выписки  из него. Верность выписки из документа  может быть засвидетельствована  только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких, не связанных между собой вопросов.