Правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

Нотариус обязан тщательно сверить  точное соответствие копии документу; удостовериться в том, что на нем  отчетливо видны штамп и печать учреждения, дата выдачи документа, подписи  должностных лиц с расшифровкой фамилии лица, подписавшего документ, что нет никаких не оговоренных исправлений, а также подчисток. Документ и свидетельствуемая копия должны быть написаны ясно и четко, приписки и поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Нотариус должен проверить также, выдан ли документ правомочной на то организацией.

Приписки и поправки, сделанные  в документе, оговариваются за подписью лиц, подписавших документ, с приложением печати. Как правило, употребляются следующие формулировки оговорок — «вписанному «января» верить», «зачеркнутое «5» не читать», «исправленному «Ольга» верить». Оговорка должна быть выполнена так, чтобы исключить любые сомнения в правильности изложения содержания документа.

Приписки и поправки, сделанные  в копии, свидетельствуемой нотариусом, оговариваются, как правило, отдельно под удостоверительной надписью со вторичным приложением печати.

Документы, изложенные на нескольких листах, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью — это требование ч. 3 ст. 45 Основ относится не только к свидетельствуемой копии, но и к документу, с которого свидетельствуется данная копия.

Необходимо прочеркивать (гасить) в копиях документов незаполненные до конца строки и другие свободные места — это не позволит в последующем делать дописки к тексту копии, засвидетельствованной нотариально. Также необходимо прочеркивать удостоверительную надпись с обратной стороны документа, если текст копии располагается только на одной странице листа. В случаях, если нотариус не гасит удостоверительную надпись, это может быть использовано для изложения на ней с обратной стороны любого другого текста и выдано за засвидетельствованный документ¹⁰.

Нельзя свидетельствовать верность копии с документа, если его поверхность заламинирована или закрыта иным способом, поскольку в таком случае нотариус лишен возможности увидеть нарушение защитной сетки документа (она и наносится именно с целью защиты от вмешательства в документ), подчистку легко заретушировать, а взъерошенность волокон поверхности документа в месте подчистки будет скрыта пленкой. Более того, под такой пленкой невозможно отличить: представлен подлинник документа или изготовленная на высоком техническом уровне цветная ксерокопия документа¹¹.

Таким образом, деятельность нотариуса по засвидетельствованию копий документов и выписок из них являются неотъемлемой частью гражданского правового оборота. Деятельность нотариуса регламентируется основами законодательства РФ о нотариате. В нормативно правовых актах обозначены различные особенности удостоверения документов вывозимых за границу.

2. Порядок внесения записей  в реестр засвидетельствованных  копий документов и взыскание  тарифа (государственной пошлины)

При засвидетельствовании копий с  документов и выписок из них в  делах нотариальных контор не остается каких-либо документов, кроме записей  в реестре. Записи в реестре имеют  существенное значение, поскольку выписки  из этих записей могут быть выданы заинтересованным лицам. Все свидетельствуемые копии записываются в общий или специальный реестр. Порядок внесения записей ранее был определен Указаниями по заполнению реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, изложенными в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. Данные указания были отменены Приказом Министерства юстиции РФ 19 февраля 2002 г. за № 52¹².

Запись в реестре может быть произведена либо самим нотариусом, либо иным работником нотариальной конторы, но только после того, как удостоверительная надпись на копии документа подписана нотариусом. В графе «Содержание нотариального действия» указывается наименование документа, его краткое содержание, фамилия, имя, отчество гражданина, которому принадлежит документ, кем и когда выдан документ. Необходимо указывать количество страниц, на которых изложен документ, и количество экземпляров свидетельствуемых копий.

В качестве примера можно привести образцы наиболее кратких записей копий некоторых документов.

1. Свидетельство о рождении.

Одна копия на одной странице со свидетельства о рождении I–АР 987543 от 26 марта 1961 года, выданного загсом Кировского района Москвы о рождении 20 марта 1961 года Богомазова Сергея Владимировича.

2. Диплом вуза.

Одна копия на одной странице диплома ЗВ № 514945 от 25 июня 1983 года об окончании Евстафьевой Розой  Иматовной МГУ с квалификацией  юриста, регистрационный номер 917.

3. Доверенность.

Одна копия на одной странице доверенности от имени Павловой Ирины Викторовны, удостоверенной Галикеевой Ириной Гаязовной, нотариусом г. Сочи, по реестру № 1764, 16 февраля 2000 года Ларионовой Ирине Павловне на получение диплома об окончании Московской академии управления.

При производстве записей оформленных копий возможно применение специальных штампов, в оттиске которых проставляются от руки лишь некоторые реквизиты записываемого документа. Такой способ регистрации не только облегчает работу по записи в реестр, но и экономит время нотариуса и клиента.

За свидетельствование верности копии документа, если законодательством Российской Федерации предусмотрена ее обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, взимает государственную пошлину по ставкам, установленным законодательством Российской Федерации о налогах и сборах (ст. 333.24 Налогового кодекса РФ)¹³.

За свидетельствование верности копии документа, если законодательством  Российской Федерации предусмотрена  ее обязательная нотариальная форма, нотариус, занимающийся частной практикой, взимает  нотариальный тариф в размере, соответствующем размеру государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичных действий в государственной нотариальной конторе, и с учетом особенностей, установленных законодательством Российской Федерации о налогах и сборах (ст. 333.24 Налогового кодекса РФ).

За свидетельствование верности копий документов, для которых  законодательством Российской Федерации  не предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной  нотариальной конторе, а также нотариус, занимающийся частной практикой, взимают нотариальные тарифы в размере, установленном в соответствии с требованиями п. 22.1 Основ.

Льготы при обращении  за свидетельствованием верности копии  документа предоставляются для  отдельных категорий физических лиц и организаций с учетом требований ст. ст. 333.35 и 333. 38 Налогового кодекса РФ.

Количество копий с  одного и того же документа, подлежащее освобождению от уплаты госпошлины (тарифа), определяется в каждом отдельном  случае необходимостью представления количества документов в то или иное учреждение. Как правило, нотариус освобождает от уплаты пошлины за свидетельствование не более одной копии с каждого документа, которую требуется сдать в соответствующее учреждение.

Таким образом, нотариус обязан записывать в реестр все сведения о засвидетельствованных им документах. На данный момент вопрос о тарифе на услуги нотариуса по засвидетельствованию документов и выписок из них регулируется Налоговым кодексом РФ. Законодательством предусмотрены льготы для отдельных категорий граждан на услуги нотариуса.

3. Проблемы, возникающие при свидетельствовании копий документов

В последние годы для  свидетельствования верности копий  все чаще представляются документы, выданные гражданами, на которых подлинность  подписи граждан не засвидетельствована нотариально. Поэтому не могут быть засвидетельствованы копии сделок с недвижимостью в простой письменной форме, хотя бы и прошедшие регистрацию в органах государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, поскольку подлинность подписи граждан на указанных сделках не засвидетельствована в порядке, установленном ст. 78 Основ. По этому же основанию не могут быть засвидетельствованы копии учредительных договоров юридических лиц, договоров о передаче квартир или комнат в собственность граждан при приватизации жилья, договоры долевого участия в строительстве и т.п. Считаю невозможным свидетельствовать верность копии с паспорта. Он не соответствует требованиям, предъявляемым к документам, представленным для совершения нотариальных действий, предусмотренным ст. 45 Основ, согласно которой нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, объем которых более одного листа, если они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены печатью. Данная позиция подтверждается судебной практикой, в частности, Решением Головинского районного суда г. Москвы от 19.05.2004 г. по гражданскому делу № 2–1231/2004 по заявлению С.Г. Ермоленко на отказ нотариуса г. Москвы Н.Н. Миллера в совершении нотариального действия.¹⁴ Суд считает действия нотариуса правильными, основанными на законе, и С.Г. Ермоленко обоснованно было отказано в совершении нотариального действия, поскольку «представленный для свидетельствования верности копии договор купли-продажи комнаты, заключенный в простой письменной форме, выдан гражданами, подлинность их подписей в договоре не засвидетельствована в порядке, установленном ст. 78 Основ, регистрационные штампы на договоре не являются свидетельствованием подлинности подписи участников договора, а подтверждают лишь факт регистрации сделки и возникшего права в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество. Обоснованно было отказано в свидетельствовании верности копии паспорта С.Г. Ермоленко, т.к. указанный документ не соответствует требованиям, предъявляемым к документам, представляемым для совершения нотариального действия, поскольку сами листы паспорта не прошиты, бланк паспорта лишь прошит нитью по длине сгиба, общее количество листов паспорта на обороте не пронумеровано и не скреплено печатью органа, выдавшего паспорт».

Органом, создающим большой  объем документов, не имеющих достаточно реквизитов для идентификации документа, что препятствует свидетельствованию верности копий таких документов, является налоговая служба. Так, на свидетельствах о регистрации, за редким исключением, например, свидетельство о постановке на налоговый учет юридического лица, не проставляются даты выдачи документа, отсутствуют номера самих свидетельств, которые не заменяют номера бланков свидетельств. В предложенных формах заявлений о регистрации юридических лиц и предпринимателей отсутствуют даты составления заявлений, в некоторых, например в заявлении по форме № Р 26001 — «Заявление о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя в связи с принятием им решения о прекращении данной деятельности», не указывается место жительства заявителя. Полагаю, что свидетельствовать копии подобных документов нельзя. В связи с вступлением в силу ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц»¹⁵ следует иметь в виду, что свидетельствование копий уставов юридических лиц как документа возможно только после регистрации юридических лиц в установленном законом порядке, о чем должна свидетельствовать надлежащая отметка регистрирующего органа на уставе либо его копии. Надписи, которые сейчас проставляются налоговыми органами, оставляют желать лучшего, поскольку в изготовленных для этого штампах не всегда указывается количество листов устава, прошивку заменяет скрепка, кое-как закрытая наполовину отклеившейся бумагой, без даты и номера копии, выданной ИФНС. Зачастую оттиск печати проставляется таким образом, что не позволяет увидеть подпись должностного лица, хотя правила проставления оттиска печати регламентированы, как описывалось выше.

Дискуссию вызывает возможность  свидетельствования копий с ряда документов, в частности, паспорта, удостоверения личности, профсоюзного, военного билетов. Дело в том, что  Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»¹⁶ запрещал свидетельствование копий с вышеуказанных документов, а также с профсоюзного, партийного билета и т.п. Однако Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. даже не содержал слова «нотариус». Данный Указ был адресован государственным и общественным предприятиям, учреждениям и организациям и воспроизводил в своем содержании запрет, содержавшийся в советский период во всех законах союзных республик о государственном нотариате, в том числе в ст. 74 Закона РСФСР «О государственном нотариате»¹⁷. Однако уже ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате не содержала таких ограничений на свидетельствование копий, поэтому вряд ли верно в настоящее время руководствоваться положениями Указа, воспроизводящего не действующие ныне положения Закона РСФСР «О государственном нотариате».

Из вышеизложенного следует, что на данный момент существуют различные проблемы, возникающие в деятельности нотариуса при удостоверении документов и выписок из них. При разрешении различных вопросов суды РФ опираются на действующие законодательство РФ.

Заключение

В соответствии со ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате нотариусы свидетельствуют  верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ.

Противоречащими закону могут быть признаны:

• во-первых, документы, имеющие противозаконное содержание (например, нельзя засвидетельствовать верность копии договора залога имущества, залогодатель по которому не является собственником этого имущества; договора, удостоверенного ненадлежащим должностным лицом и др.);
• во-вторых, не может быть засвидетельствована верность копии с документа, имеющего явные дефекты формы (к примеру, отсутствуют необходимые реквизиты, документ, не подписан выдавшим его лицом; не скреплен печатью в тех случаях, когда это необходимо; содержит подчистки или приписки; и т.п.);
• в-третьих, противоречащим закону может являться документ, содержащий сведения, противоречащие общепринятым нормам морали и нравственности, основным устоям общества, либо сведения, порочащие честь и достоинство личности, деловую репутацию гражданина или юридического лица и т.д;
• в-четвертых, не свидетельствуется верность копии с документов, содержание которых в силу своего характера не подлежит оглашению (например, документы, заключающие в себе сведения, представляющие государственную либо коммерческую тайну);
• в-пятых, нотариус не вправе засвидетельствовать верность копии документа в случаях, когда это прямо запрещено законом.

Размеры государственной  пошлины (нотариального тарифа) за совершение нотариальных действий, подлежащих обязательному нотариальному удостоверению, регулируются Налоговым кодексом Российской Федерации.

Помимо тарифов, предусмотренных  Налоговым кодексом РФ и Основами законодательства РФ о нотариате, оплате подлежат предоставляемые нотариусами услуги правового и технического характера (составление проектов документов, изготовление документов, консультационная, разъяснительная работа и т.п.). Выполнение вышеназванных функций в соответствии со статьями 15 и 16 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате является неотъемлемой частью деятельности нотариуса, составляющим элементом его прав и обязанностей.