Порядок разработки штатного расписания

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 
УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Кафедра физикохимии материалов и производственных технологий 

 

                                    
                                 

 

Реферат

              По курсу: Делопроизводство

 На тему: Порядок разработки штатного расписания

 

 

 

 

 

 

Студент 
ФП, 2-й курс                                                                    И.И. Иванова  
                                                  (подпись)     (дата)

Ассистент                                                                 О.Г. Васильев 
                                          (подпись)    (дата)   (оценка) 
                                                           

 

 
 
 
 
                                                 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2015

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Порядок составления штатного расписания в коммерческих организациях…………………………………………………………….…3
2. Подготовительная работа по составлению штатного расписания...........3

3. Разработка штатного расписания работников предприятия…………….6

4. Внесение изменений в штатное расписание ……………………………11
5. Утверждение штатного расписания……………………………………...12

Список использованной литературы………………………………………..14

 

 

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

 

В  соответствии  со ст.194  Трудового  кодекса РБ от 26.07.1999 №  296-З (далее - ТК) штатное расписание является одним из локальных нормативных  актов,  определяющих трудовой распорядок для работников организации.  Поскольку  согласно  ст.1  и  19  ТК  трудовой договор заключается  по должностям (профессиям), квалификациям, включенным в штатное  расписание  организации,  для соблюдения законодательства в организациях   любых   организационно-правовых   форм   должно  быть утверждено штатное расписание.

 

 

ПОДГОТОВИТЕЛЬНАЯ РАБОТА ПО СОСТАВЛЕНИЮ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

 

Учитывая   важную   роль  штатного  расписания  в  деятельности организации,  подход к его формированию должен быть профессиональным и  основываться  на  законодательстве о труде по вопросам структуры, штатов, наименования профессий (должностей), определения численности работников,  установления  размеров  должностных  окладов  (тарифных ставок), доплат и надбавок. Штатное  расписание - организационно-распорядительный документ, который  содержит сгруппированный перечень структурных подразделений организации,  должностей  служащих  и  профессий рабочих с указанием количества  единиц  по  каждому  их  наименованию,  квалификационных разрядов   (классов),   категорий,   размеров   должностных  окладов (тарифных ставок), надбавок, доплат. Для  того   чтобы   штатное   расписание   было   экономически обоснованным  и  отвечало  интересам  организации, его составлению и последующему  утверждению должна предшествовать определенная работа, в   результате  которой  будут  получены  основные  исходные данные, используемые при составлении штатного расписания, а именно:

1)  расчет  количества  рабочих  мест  и численности  работников

(трудоемкости)  на  основе  утвержденных  нанимателем  норм  труда с

учетом    планируемого   объема   работ   (услуг)   и   эффективного

использования труда работников;

2)  утверждение в установленном  порядке нанимателем структуры  и

штатов;

3)  организация  структурных  подразделений  (цехов,  участков,

отделов,  секторов  и  др.)  и  распределение  между  ними  функций,

распределение работ и численности работников по рабочим местам;

4)   тарификация   работ,  определение  наименований  профессий

рабочих,   их   квалификационных  разрядов  (классов),  наименований

должностей служащих, их квалификационных категорий;

5)   разработка   и   утверждение   положений   о   структурных

подразделениях  организации,  должностных  инструкций  для служащих,

рабочих инструкций для рабочих;

6) распределение обязанностей  между руководителями организации,

структурных   подразделений   и   их   заместителями  (как  правило,

утверждается приказом);

7)  разработка  и  утверждение положения (условий) оплаты труда

работников;

8)   подготовка   локальных  нормативных  актов  (приказов)  по

присвоению  работникам квалификационных категорий, разрядов, классов

(вопросы    предварительно    рассматриваются    аттестационной    и

квалификационной комиссиями данной организации);

9)  определение  месячных  должностных окладов (тарифных ставок)

на  основе  Единой  тарифной  сетки работников Республики Беларусь с

учетом тарифной ставки 1-го разряда, установленной в организации.

Поясним   некоторые   вопросы,   связанные   с  составлением  и

утверждением штатного расписания.

Вышеизложенный   в   пп.1-8   порядок   формирования   штатного расписания  в  полной мере может использоваться во вновь создаваемых коммерческих  организациях  любых  организационно-правовых  форм.  В действующих  организациях  при  подготовке  к  составлению  штатного расписания   в   связи  с  возможными  изменениями  организационных, технических,  экономических  и  иных условий необходимо прежде всего уточнить  вопросы,  связанные  со  структурой и штатами коммерческой организации.

В  соответствии  со  ст.43  Закона  РБ  от 14.12.1990 № 462-XII «О   предприятиях»   структуру  и  штаты  предприятие  (организация) утверждает самостоятельно. Организационная структура разрабатывается с  учетом  экономической  целесообразности, особенностей организации производственных   процессов,   необходимости   их  специализации  и кооперирования,   разделения   сфер   деятельности   и   взаимосвязи (взаимодействия)  между  структурными  подразделениями,  а  также  с учетом   подчиненности,   прав   и   ответственности   руководителей подразделений, иных факторов. При определении структуры коммерческой организации  важно также учитывать формы организации управленческого труда,   необходимость   централизации   и  децентрализации  функций управления,    использование    в    работе   технических   средств, компетентность  руководителей  и исполнителей, стиль их работы, иные факторы.

При  расчете  количества рабочих мест и определения численности работников  применяются   нормы  труда,   установленные  нанимателем (ст.87  ТК).   На  некоторые  виды   работ   имеются   межотраслевые (отраслевые) нормы,  которые  наниматель может применять при расчете штата либо на их основе устанавливать нормы  для данной организации.

Определяя численность работников и распределяя их по рабочим местам, важно   обеспечить  эффективное  использование  труда  работников  в течение всего рабочего времени. С этой целью необходимо  рационально организовать  труд  работников,  правильно распределить и разместить рабочие   места   и   работников,  оснастить  их  всем  необходимым. Наниматели,  которые на практике убедились в значимости этой работы, смогли      исключить      потери      рабочего      времени      по организационно-техническим   причинам либо  свести  эти  потери  до минимума. Статьей  19  ТК  предусмотрено, что одним из условий заключения трудового  договора является определение трудовой функции работника. Эта  функция может  быть установлена для выполнения работ по одному или  нескольким  наименованиям  должностей (профессий), включенным в квалификационные   справочники.   Если   по   расчету   штата  из-за недостаточного объема работ по той или иной должности (профессии) не может   быть   установлена   1   единица  (например,  в  организации 100  работающих,  а  1  единица  инспектора  по кадрам, как правило, вводится  при численности работающих 200-250), то с работником может быть  заключен  трудовой  договор  для  выполнения  работы  по  двум должностям   (при  неполной  занятости  работника  основной  работой доплата  за совмещение не производится). В таком случае наименование должности  устанавливается с учетом наибольшего удельного веса работ по  одной  из  них.  В нашем примере инспектору по кадрам может быть установлена  трудовая функция по второй должности делопроизводителя, объем  работы  по  которой  также  недостаточен  для ее выполнения в течение нормальной продолжительности рабочего времени (ст.111 ТК). В должностной  инструкции  инспектора по кадрам в приведенной ситуации предусматривается   выполнение   должностных  обязанностей  по  двум названным должностям, и доплата за совмещение не устанавливается.

Итак,  на  основании  расчета  штата, распределения работ между структурными подразделениями и работниками, данных тарификации работ и   в  соответствии  с  квалификационными  справочниками  уточняются наименования  должностей  и  профессий,  количество  штатных единиц, квалификационные  категории, разряды (классы). Заметим при этом, что установление наименований должностей (профессий) с учетом фактически выполняемой работы - одно из требований соблюдения штатно-финансовой дисциплины. Согласно законодательству заработная плата выплачивается за   фактически  выполняемую  работу.  Если,  например,  работник  с наименованием  должности  секретарь-референт фактически не выполняет должностные    обязанности,   установленные   для   этой   должности квалификационным  справочником  должностей служащих, то у нанимателя нет  права  вводить  такую  должность.  Подчеркнем также, что оплата труда рабочих той или иной профессии не может производиться по более высокому  разряду,  чем разряд работ, имеющихся в данной организации по определенной профессии.

 

РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Форма штатного расписания регламентируется Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с которым к штатному расписанию предъявляются требования к составлению, содержанию и расположению основных его реквизитов. В его форму могут вноситься необходимые для конкретной организации реквизиты, учитывающие сложившиеся особенности организации производства, труда, управления и др.

В соответствии с приложением 5 к Инструкции о порядке применения Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 20.09.2002 № 123, с учетом последних изменений от 21.07.2008 № 113 для организаций устанавливается соответствующая группа ставок руководителей и специалистов. Группа ставок руководителей и специалистов устанавливается в зависимости от основного вида экономической деятельности, осуществляемого организацией, и определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Виды экономической деятельности» (ОКЭД) Распределение организаций производится по 3 группам ставок руководителей и специалистов. Исходя из этого, определяются тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты руководителей и специалистов. Например, в организации относящейся к первой группе ставок руководителей и специалистов, тарификация специалиста высшего уровня квалификации может производиться по 10-му разряду ЕТС, в организации, относящейся ко второй группе ставок руководителей и специалистов, по 11-му разряду ЕТС, а в организации, относящейся к третьей группе ставок руководителей и специалистов, по 12-му разряду.

В соответствии с приложением 10 к Инструкции о порядке применения ЕТС в зависимости от списочной численности устанавливается тарифный разряд и соответствующий ему тарифный коэффициент руководителя организации.

Например, для торговых организаций (первая группа ставок руководителей и специалистов) они следующие:

- с численностью до 20 человек - 16-й  разряд;

- с численностью от 21 до 100 человек - 17-й разряд;

- с численностью от 101 до 300 человек - 18-й разряд.

Для организаций, относящихся ко второй группе ставок руководителей и специалистов, тарифный разряд руководителя организации определяется так:

- с численностью до 20 человек - 17-й  разряд;

- с численностью от 21 до 100 человек - 18-й разряд;

- с численностью от 101 до 300 человек - 19-й разряд.

 

Тарифный разряд первого заместителя руководителя организации (или главного инженера) устанавливается па один разряд ниже разряда руководителя организации.

Тарифные разряды заместителей руководителя организации, главного бухгалтера устанавливаются на 1-2 разряда ниже тарифного разряда первого заместителя руководителя организации (или главного инженера).

При отсутствии в штатном расписании должности первого заместителя руководителя организации (или главного инженера) тарифные разряды заместителей руководителя организации и главного бухгалтера могут устанавливаться на 1-2 разряда ниже тарифного разряда руководителя организации.

Тарифный разряд помощника руководителя организации устанавливается на 1-2 разряда ниже тарифного разряда заместителя руководителя организации.

Тарифные разряды заместителей главного бухгалтера, заместителей руководителей структурных подразделений устанавливаются на 1-2 разряда ниже разрядов главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений соответственно.

Тарифный разряд руководителя обособленного подразделения может быть установлен коллективным договором, соглашением или нанимателем в зависимости от списочной численности работников подразделения согласно приложению 10 либо по; одному из уровней управления согласно приложению 1.

Порядок тарификации заместителей руководителя, главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера обособленного подразделения аналогичен порядку, установленному п.29 и п. 31 Инструкции о порядке применения ЕТС.

Целесообразность и обоснованность создания того или иного структурного подразделения, введение в штат той или иной должности руководителя подразделения должны увязываться с нормативами его численности (нормами управляемости) (п.21-24 Инструкции о порядке применения ЕТС) в соответствии с которыми: