Понятие и нормативно-методическая основа документационного обеспечения управления

Примерные документы - носят  ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается  в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его  составления в правую часть листа.

Таблица - представляет собой  документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и  боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих  граф и строк. У данного вида документа  есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

по происхождению:

• официальные (служебные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

• личные - касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.

по юридической значимости:

• подлинники (оригиналы) - первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором;

• копии - документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;

• заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

• дубликаты - повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

Реже используются другие виды классификации документов:

по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)

по способу документирования: рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, документы.

по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические.

по степени сложности  документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается  один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.

по грифу ограничения  доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа. Документы  могут иметь следующие грифы:

"для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная  только для работников конкретной  организации или отрасли);

"секретно", "совершенно  секретно", "особой важности" (информация, содержащая государственную  тайну);

"конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен  законодательством РФ);

"коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения  коммерческих целей, разглашение  которой может нанести ущерб  обладателю информации).

по форме изложения:

• индивидуальные - содержание которых излагается в свободной форме;

• трафаретные - когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы;

• типовые - созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях.

по срокам хранения: постоянного  хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

Еще один критерий классификации  документов степень обязательности. По нему вводится деление документов на:

информационные - содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций;

директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической  нормы.

В целом вся система  классификации в делопроизводстве служит основой организации так  называемых первичных комплексов документа  и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

Заключение

В настоящее  время в России констатируется постоянное увеличение документооборота в организациях, которое осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и  богатый опыт совершенствования  ДОУ.

 При  анализе состояния системы документооборота  можно получить информацию о  его объеме, качестве и количестве  документопотоков, определить загрузку  организации в целом, ее структурных  подразделений. В каждой организации  важно постоянно совершенствовать  документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет  на качество принятия управленческих  решений.

В курсовой работе были рассмотрены: понятие системы ДОУ, требования к организации и технологии документационного обеспечения управления и рассмотрена методика исследования системы документационного обеспечения управления и понятие классификации документов.

 

 

 

Список  литературы

 

1. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного  обеспечения управления) : учеб. Для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. С. 7.

2. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 608с. C.56.

3. Кузнецова, Т.В. Дипломная работа  должна стать заказным оргпроектом // Делопроизводство. 2006. №2. С.16.

4.  Пташинский В.С., И. В. Клоков. Эффективное делопроизводство. – Издательство : Питер год: 2008 с. 224

5. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 12.11.2012) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1 (Ч.1). С.3.

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть  вторая) от 26.01.1996 №14-ФЗ (ред. от 30.11.2011) (с  изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2012)

6. ФЗ РФ «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»  от 27.07.2006 №149-ФЗ // Собрание законодательства  РФ. 2006. №31 (1 ч.). С.3448.

7.  ФЗ РФ «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006. №31 (1 ч.). С.3451

8. ФЗ РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006. №59-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006. №19. С.2060.

9.  ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. С.127.

10. ФЗ РФ «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. С.4169.

11.  ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998. №28).

 

12. Т.В. Кузнецов. - "Делопроизводство (документационное обслуживание управления)" 5-е издание, - М.: ООО Журнал "Управление персоналом", 2007. С.300-301.

13.  Дворник П.В. Делопроизводство. – СПб, 2006. С.135.

14.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003

15. Борискин, В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов. М.: Омега-Л, 2008. С.15-18.

16. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство. М.: Омега-Л, 2008. С.33.

17. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности. СПб.: Питер, 2007. С.14-15.

18. Кадровое делопроизводство: постановка, ведение, восстановление - http://www.staffexpert.ru/content/Kadrovoe_deloproizvodstvo/

19. Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. – 2009.- № 8. С.12-13.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ См.: Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) : учеб. Для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. С. 7.

² Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 608с. C.56.

³ См.: Кузнецова, Т.В. Дипломная работа должна стать заказным оргпроектом // Делопроизводство. 2006. №2. С.16.

⁴ В. С. Пташинский, И. В. Клоков. Эффективное делопроизводство. Издательство : Питер год: 2008 с. 224

⁵ Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 12.11.2012) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1 (Ч.1). С.3.

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть  вторая) от 26.01.1996 №14-ФЗ (ред. от 30.11.2011) (с  изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2012)

⁶ ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006. №31 (1 ч.). С.3448.

⁷ ФЗ РФ «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006. №31 (1 ч.). С.3451

⁸ ФЗ РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006. №59-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2006. №19. С.2060.

⁹ ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. С.127.

¹⁰ ФЗ РФ «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. С.4169.

¹¹ ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998. №28).

¹² Т.В. Кузнецов. - "Делопроизводство (документационное обслуживание управления)" 5-е издание, - М.: ООО Журнал "Управление персоналом", 2007. С.300-301.

¹³ Дворник П.В. Делопроизводство. – СПб, 2006. С.135.

¹⁴ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003

¹⁵ См.: Туренко, Б.Г., Сапрыкин, И.Г. Документационное обеспечение управления предприятием. Учебное пособие. Изд.: БГУЭП, 2008. С.46-47.

¹⁶ Борискин, В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов. М.: Омега-Л, 2008. С.15-18.

¹⁷ Лопатникова, Е.А. Делопроизводство. М.: Омега-Л, 2008. С.33.

¹⁸ Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности. СПб.: Питер, 2007. С.14-15.

¹⁹ Кадровое делопроизводство: постановка, ведение, восстановление - http://www.staffexpert.ru/content/Kadrovoe_deloproizvodstvo/

²⁰ Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. – 2009.- № 8. С.12-13.