Понятие и нормативно-методическая основа документационного обеспечения управления

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1. Понятие и нормативно-методическая  основа документационного обеспечения управления……………………………………………………….  5                                      

2. Требования к организации и  технологии документационного обеспечения  управления………………………………………………………………………16

3. Методика исследования системы  документационного обеспечения  управления………………………………………………………………………20

4.Понятие классификации документов………………………………………..25

Заключение……………………………………………………………………...31

Список литературы……………………………………………………………..32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность  исследования. В современных условиях развития экономики информация играет исключительно важную роль в управлении предприятиями, организациями, учреждениями. Важнейшими носителями информации, особенно в сфере процессов управления предприятиями, являются многочисленные формы и виды документов. Документы  являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием обязанностей, прав и ответственности  деловых партнеров. Осуществление  эффективного делопроизводства является одним из важных факторов делового успеха предприятия. Грамотно и эффективно организованное документационное обеспечение  процессов управления предприятием способствует повышению скорости и  качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей и специалистов.

К сожалению, в настоящее время для большинства  российских государственных организаций  и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения  делопроизводства, несмотря на то, что  именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно  увеличить эффективность деятельности предприятия. В связи с этим необходимость  исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления актуальна.

Целью курсовой работы является рассмотрение системы  документационного обеспечения управления организацией

Для достижения указанной цели мной были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть  теоретические основы совершенствования  системы документационного обеспечения  управления организацией, а именно: раскрыть понятие самой системы документационного обеспечения управления; изучить требования к организации и технологии документационного обеспечения управления; рассмотреть методику исследования системы документационного обеспечения управления.

Объект  исследования – система документационного  обеспечения управления организацией.

Предмет исследования – технология документационного  обеспечения управления организацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и нормативно-методическая основа                                                         документационного обеспечения управления

 

Основу  деятельности любой организации  составляют документы, фиксирующие  правовые нормы её создания, принятие и исполнение управленческих решений, планируемые операции и контрольные  мероприятия.

Базовыми  терминами, обозначающими работу с  документами, являются «делопроизводство», «документационное обеспечение  управления», и «управление документацией». Изначально термин «делопроизводство» трактовался как «процесс решения (производства) дела»¹. Постепенно содержание этого понятия расширялось. Неотъемлемыми элементами делопроизводства стали контроль за качеством и количеством создаваемых документов: обеспечение передачи документов на уничтожение или постоянное хранение, что наряду с оптимизацией и автоматизацией документационных операций, обусловило использование термина «документационное обеспечение управления» для характеристики делопроизводственных процессов.

Документационное  обеспечение управления – сфера  деятельности, обеспечивающая современное  документирование и управление документацией  в процессе осуществления своих  функций органами государственной  власти, органами местного самоуправления, организациями и предприятиями  различных форм собственности².

Документационное  обеспечение управления (ДОУ) – важнейший  инструмент эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи  между органами государственного управления и организациями, с одной стороны, и частными лицами, с другой стороны, а также между организациями осуществляются с помощью обмена документами. В документах фиксируется все важнейшие управленческие решения. А любое управленческое решение основывается на информации по рассматриваемому вопросу, основными критериями которой являются: современность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая обработка информации.

Информация  закрепляется в документах на различных  носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование  информации внутри организации в  полном объеме. Документы требуют  определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы.

Заключительный  массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них  зависит от тех функций, которые  реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как  сугубо социальное назначение, затрагивающее  узкий круг лиц и отношений, так  и общее назначение, распространяющееся на несколько на несколько или  на все субъекты и объекты управления.

По мнению Т.В. Кузнецовой, неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям³.

Информация  и документ, пронизывая все аспекты  управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических  результатов.

Документационное  обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе –  комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов,  определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения, а  также регламентирующие работу служб  делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение  и др. аспекты⁴.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых  на государственном уровне, а также  соответствующими министерствами и  ведомствами. 

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования,  но и на организацию работы с документами,  таким образом, оно охватывает всю  область ДОУ.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России  (Росархив),  которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утв.  Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552), Положением о Федеральной архивной службе России  (утв.  Постановлением Правительства Российской Федерации от 28  декабря 1998  г.  № 1562)  и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»  от 22.10.2004  № 125-ФЗ осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации  (Госстандарт  России)  осуществляет государственное  управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации,  разработке,  внедрению  и ведению общероссийских классификаторов  технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации,  федеральные  органы исполнительной власти несут  ответственность за организацию  документационного обеспечения  в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные  правовые акты. 

Основные  законодательные акты и нормативно-методические документы для организации делопроизводства в Российской Федерации включают Конституцию РФ,  различные кодексы  РФ (Гражданский, Трудовой,Уголовный), а также следующие документы, перечень которых представлен в списке литературы дипломного проекта.

Основные  понятия сферы документационного  обеспечения управления (ДОУ) определены Трудовым и Гражданским кодексами  Российской Федерации⁵, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ⁶, Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ⁷, Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 №59-ФЗ⁸, Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ⁹, Федеральным законом «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ¹⁰ и другими законодательными и нормативными актами, в том числе и ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»¹¹. Все эти понятия необходимы для осмысления всех процессов, протекающих в сфере ДОУ, и грамотной разработки локальных организационных документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного обеспечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.);
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• инструкции по делопроизводству
• положения о службе по делопроизводству
• должностные инструкции
• табель унифицированных форм
• перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов
• перечень утверждаемых документов и документов на которых ставится печать
• государственные стандарты на документацию (ГОСТы);
• унифицированные системы документации (УСД);
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ);
• государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Эти документы  имеют высший приоритет и общефедеральную  значимость.

Законодательство  РФ регламентирует общие принципы организации  документационного обеспечения  физических и юридических лиц. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ (1994 - 1995 гг.). Он устанавливает виды и разновидности  определенных документов, например, документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; он также устанавливает письменную форму сделки, определяет виды договоров  и общие положения о договоре.

Уголовный Кодекс РФ определяет ответственность  за подделку документов.

Основными федеральными законами, регулирующими  стороны работы с информацией  и документацией, являются следующие:

Закон РФ "О стандартизации" (1993 г.). Устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий, предпринимателей, общественных объединений. Законом установлен государственный контроль за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона. В нем определены правила применения международных (региональных) стандартов на территории РФ.

Закон РФ "Об информации, информатизации и  защите информации" (1995 г.). Он устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы, документы и массивы в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. В нем отмечено, что документы, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими являются их собственностью. Документированная информация, предоставляемая в обязательном порядке в органы государственной власти юридическими лицами и гражданами представляет собой информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне.

Закон РФ "Об участии в международном  информационном обмене" (1996 г.). Он определяет, что объектом международного информационного обмена в рамках единого мирового информационного пространства могут быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена могут выступать РФ, субъекты РФ, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица РФ, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства. Закон устанавливает ограничения при осуществлении международного информационного обмена, защиту конфиденциальной информации, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам.