Понятие и нормативно-методическая основа документационного обеспечения управления

Закон РФ "О государственной тайне" (1993 г.) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах безопасности РФ.

Основы  законодательства РФ об Архивном фонде  РФ и архивах РФ (1993 г.). Определяют организацию архивного дела в стране, меры по предотвращению порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи и вывоза архивных документов за границу.

Оформление  документов регламентируется стандартами  для придания им юридической силы, а также для удобства работы с  ними. Стандарт описывает типовой  образец, которому должны соответствовать  документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом "О стандартизации" ГОСТы и общероссийские классификаторы информации принимает Госстандарт России.

В названии ГОСТов представлены их цифровой шифр и полное название. В шифре ГОСТов, принятых Госстандартом России, начиная с 1997 г., добавляется буква "Р" (Россия). Последние две  цифры ГОСТа отражают год его принятия. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

Требования  стандартов обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции  осуществляют контроль и надзор за соблюдением обязательных требований ГОСТов.

Все ГОСТы, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации. В составе этой системы существует самостоятельный комплекс, включающий стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Эти стандарты определяют унифицированные системы документации, единую систему внешнеторговой документации, требования к построению формуляра-образца, требования к оформлению документов, систему ОРД, организацию архивного дела, порядок придания юридической силы документам на машинном носителе.

Основные стандарты в области  делопроизводства:

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

ГОСТ Р 50922-96 "Защита информации. Основные термины и определения".

ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы  документации. Придание юридической  силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения".

ГОСТ 6.10.5 - 87 " Унифицированные системы  документов. Требования к построению формуляра - образца".

ГОСТ 17914 – 72 "Обложки дел длительных хранений. Типы, размеры и технические  требования".

ГОСТ Р 34.10 – 2001 "Информационная технология. Криптография, защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписки".

Наряду  с работой по стандартизации в  нашей стране осуществляется разработка унифицированных систем документации (УСД).

УСД - это  совокупность взаимоувязанных унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное  представление данных об определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава  и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Необходимость унификации документов обусловлена  следующими причинами:

• потребностью в сокращении количества документов и типизации их формы, что оказывает большое влияние на эффективность работы организаций,
• стремлением к снижению затрат времени, труда, средств на подготовку и обработку документов,
• развитием компьютерных технологий, требующих достижения информационной совместимости данных,
• приданием документам юридической силы.

В настоящее  время действует 8 УСД:

1. УС ОРД,
2. УС банковской документации,
3. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций,
4. УС отчетно-статистической документации,
5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий,
6. УС документации по труду,
7. УС документации Пенсионного фонда РФ,
8. УС внешнеторговой документации.

Разработка  УСД ведется уполномоченными  министерствами и ведомствами. Однако, с начала 80-х гг. ни одна УСД не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Вместе с тем, широкое распространение получает составление документов на основе шаблонов, имеющихся в составе компьютерных программ. Эти шаблоны игнорируют отечественные нормативы в области оформления документов.

Одновременно  с унификацией документов осуществляется разработка классификаторов технико-экономической  и социальной информации, что обеспечивает возможность автоматизации обработки  данных, содержащихся в УСД.

ГСДОУ - это совокупность принципов и  правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях  и общественных организациях.

ГСДОУ распространяется на все системы документации вышеперечисленных  организаций, включая документы, создаваемые  средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного  обеспечения путем разработки стандартов, инструкций по делопроизводству, соответствующих  методик, правил, проведения унификации управленческих документов и др.

ГСДОУ состоит  из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

• состав управленческих документов;

• порядок  проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

• общие  требования к составлению текстов  управленческих документов.

Организация работы с документами (управление документацией) –устанавливает принципы и порядок:

• документооборота организации;

• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

• контроля исполнения документов;

• подготовки документов к передаче в ведомственный  архив на хранение¹².

 

2. Требования к организации и  технологии документационного обеспечения  управления

Организация работы с документами – это  создание оптимальных условий для  всех видов работ с документами (с момента создания или получения  документа до его уничтожения  или передачи на архивное хранение).

Работа  с документами организации может  быть представлена в виде следующей  технологической цепочки операций.

К таким  операциям можно отнести: прием, разметку и регистрацию; рассмотрение документов руководителем; порядок  прохождения документов в организации; их исполнение; контроль исполнения; формирование дел; подготовку и передачу дел в  архив.

Степень совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения  руководства организации  документированной информацией.

Порядок составления  и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции (изучения вопроса; составления черновика; доработка черновика по замечаниям; оформления проекта документа (завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом; в необходимых случаях проводится внешнее согласование); подписание;  регистрация (при регистрации документу присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы); исполнение; контроль исполнения; подшивка в дело, предусмотренное номенклатурой), за исключением отправки адресату.

Регистрация может проводиться для всех групп  документов, прежде всего для входящих документов. Многие организации не ведут  регистрацию внутренних документов.

Работа  по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение – исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются в  структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться  в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность  и защиту от пыли и света).

Документы, уже включенные в дело, могут в  течение года потребоваться работнику  учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если  требуется выдать дело целиком, заполняется  карта-заместитель, в которой указывается  номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи  в получении и приеме после  возвращения документов. Карта-заместитель  помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они  находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости  во временное пользование может  быть выдано дело целиком.

Выдача  дел в другие организации разрешается  лишь руководителем организации. Изъятие  документов из дел по требованию компетентных органов может производиться  только на основании письменного  распоряжения этих органов и с  разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место  заверенной копии¹³.

Дела  кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в  организации:

1. до  завершения установленного срока  и выделения их к уничтожению;

2.  до  сдачи дел на государственное  хранение;

3.  до  ликвидации организации. 

В течение  всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность  и использование. Это предъявляет  определенные требования к обработке  самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы  общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео - и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу¹⁴.

Основу  правильной организации работы с  документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками организации. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.

Для установления единого порядка составления  документов и организации работы с ними разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы  правильно оформленных документов и правила работы с ними¹⁵.

Процесс документационного обеспечения  принимаемого управленческого решения  включает 3 составляющие:

1. Информационная  поддержка решения. 

2. Документирование  самого решения. 

3. Контроль за выполнением решения.

Скорость  перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают  влияние на процесс управления в  целом.

Организация работы с документами предполагает создание оптимальных условий для  всех видов работ с документами  по всему их жизненному циклу. Жизненный  цикл может начинаться с момента  создания или получения документа,  а заканчиваться передачей на хранение или уничтожение. Движение документов в организации    с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки  (по жизненному циклу) называется документооборотом (ГОСТ Р 51141-98). 

Во всем мире,  в том числе и в  России можно констатировать постоянное увеличение роста объема документооборота в организациях (учреждениях,  фирмах).