Понятие и нормативно-методическая основа документационного обеспечения управления

Когда мы анализируем состояние документооборота в организации, то объективные данные можно получить из качественных и  количественных характеристик параметров документооборота.

К качественным относятся:

1. Характеристики  документопотоков  (состав документов  и их содержание).

2. Маршруты  движения документов  (направление  движения документов, этапы и  инстанции маршрута движения  документов).

3. Периодичность  (определяем стадии документооборота).

4. Направленность  движения.

Говоря  о документообороте необходимо отличать такие понятия документооборота,  как движение документов от объема документооборота.

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и  созданных в ней за определенный период.

Общепринятая  методика подсчета документооборота предусматривает  выражение его объема дробью,  в числителе которой указывают  количество подлинников документов, а в знаменателе – количество копий.

Учет  объема документооборота позволяет  определить загрузку организации в  целом, ее структурных подразделений  и рассчитать численность сотрудников  службы делопроизводства. При необходимости  документооборот можно подсчитать каждый месяц, что важно для крупных  организаций и позволяет выделить месяцы наиболее интенсивной работы.  Можно вести подсчет поквартально,  а в небольших организациях достаточно подсчитывать объем документов за год¹⁶.

 

3. Методика исследования системы  документационного обеспечения  управления

Для того чтобы привести систему ДОУ в  состояние, соответствующее современным  нормативным требованиям, необходимо провести её анализ. Целью такого анализа  в организации (подразделении) является:

• классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности организации (подразделения) форм документов;
• упорядочение, в целом, ДОУ организацией;
• оптимизация документооборота;

• повышение эффективности использования компьютерных технологий.

Анализ состояния ДОУ, в целом, и организации документооборота, в частности, должен проводиться  в несколько этапов:

1. Построение  структурной схемы предприятия, цель:

• определить место ДОУ; состав должностей, задействованных в ДОУ;
• выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией.

2. Построение схемы информационных  потоков в организации (в привязке  к организационной структуре), цель:

• определить состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления;
• определить состав выходной информации, оформляемой в виде документов, всю информацию желательно представить в виде схемы;
• получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении;
• приблизительно оценить объем документооборота (проверить, проводится ли в организации такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются.

3. Описание порядка документирования управленческой деятельности в организации, цель:

• определить правила классификации организационно-распорядительных документов организации;
• выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа.

4. Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям, цель - выявить отклонения от ГОСТа или от Инструкций по делопроизводству;

5. Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации, цель:

• определить, какая система регистрации используется в организации, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера.

6. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации, цель:

• определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация факта исполнения/срыва или выявление реальных причин);

• описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);
• выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.

7. Анализ организации документооборота, т.е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, цель:

• выявить  документопотоки (сложившиеся в  организации или организованные в пределах информационной системы  движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник) по двум признакам: а) по направлению (горизонтальные, вертикальные, нисходящие, восходящие), б) по отношению к управляемому объекту (входящие исходящие, внутренние),

• описать наиболее стабильные маршруты движения входящих и исходящих документов (движение внутренних документов наименее регламентировано);
• посмотреть, есть ли графики документооборота в подразделениях и Табель унифицированных форм документов.

8. Описание и анализ процедуры формирования дел в организации, целью является проверка следующих моментов:

• как формируются заголовки дел;
• сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;
• нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения;
• не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов;
• как подшиваются документы с разными сроками хранения;
• соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел;
• нумеруются ли листы дела;
• составляются ли описи дел;
• проводится ли экспертиза ценности документов;
• как организовано уничтожение документов.

9. Разработка перечня локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования, цель: проверка наличия и доработка:

• Номенклатуры дел;
• Положения о службе ДОУ;
• Должностных инструкций в службе ДОУ;
• Инструкции по делопроизводству;
• Табеля и Альбома форм документов;
• Положения об экспертной комиссии организации;
• Положения об архиве.

Последовательное выполнение перечисленных  этапов обследования и анализа ДОУ  в различных организациях позволит привести все процедуры работы с  документами в соответствие с  современной нормативной базой, облегчить процесс принятия решений  руководителями и подготовить условия  для внедрения компьютерных технологий в сферу ДОУ¹⁷.

Если  в организации отсутствует Инструкция по делопроизводству, то главным итогом выполнения исследования должна быть ее разработка. При наличии инструкции необходимо также разработать Табель или Альбом унифицированных форм документов, применяемых в организации.

При смещении акцента анализа на оценку документирования какой-либо деятельности важно не потерять ни один документ из логической цепочки, определяющей решение конкретной задачи.

Анализ  документационных процессов в специфических  направлениях деятельности должен строиться  на соответствующей нормативной  базе.

Если  в ходе обследования организации  анализируется порядок  работы специалиста (когда делопроизводством занимается один человек), то можно сделать фотографию рабочего дня. Анализ фотографии рабочего дня позволит оценить оптимальность  «загрузки» специалиста и организации  его рабочего дня.

Итоги анализа и предложения в виде проектов локальных актов по ДОУ  и проектов приказов об их внедрении  представляются руководителю организации  для принятия решений¹⁸.

Таким образом, система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации¹⁹.

Поэтому, в условиях системной организации  значение документационного обеспечения  управления трудно переоценить.

Во-первых, ДОУ - это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью  извлечения опыта, анализа различных  сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и  т.п.;

Во-вторых, ДОУ - это учет и контроль результатов  деятельности;

В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;

В-четвертых, - это средство для управления предприятием.

В–пятых, это инструмент, позволяющий четко  регламентировать взаимоотношения  работодателя и работника, права  и обязанности сторон трудовых отношений²⁰.

4.Понятие классификации документов

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью  организации и повышения эффективности  работы с ними.

Классификация позволяет  выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить  их в инструкциях, организовать документы  в делопроизводстве.

В делопроизводстве часто  используется понятие "система документации", и элементом подобной системы  может являться любой созданный  документ. Объединение документов в  систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две большие группы.

Первая - это документы  по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства  предприятием и его деятельностью.

Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура  и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила  внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение  о структурном подразделении  предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).

Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная  и объяснительная записки, справка  и др.) и документы по персоналу  предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и  т.д.).

Вторая группа - документы  по функциям управления. Такие документы  составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и  сбыта, коммерческих, юридических отделов  и других функциональных подразделений

То есть, важнейшим признаком  для классификации документов всегда является его содержание, и служебные  документы могут подразделяться на:

• документацию по административным вопросам;

• документацию по материально-техническому снабжению;

• документацию по планированию;

• документацию по оперативной деятельности;

• документацию по бухгалтерскому учету;

• документацию по подготовке и расстановке кадров;

• документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут  условно классифицироваться по ряду признаков:

по месту составления:

• входящие - поступившие в организацию;

• исходящие - отправляемые из организации;

• внутренние - составленные и используемые в самой организации.

Здесь, в зависимости  от содержания, объёма, деловые письма разделяют:

на простые - письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение;

контрактные - запрос, ответ  на запрос, предложение, ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.

по степени унификации (по форме) различают документы: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные  в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы - разрабатываются конкретными организациями  для внутреннего пользования.

Типовыми - являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы - имеют  заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.