Организация внедрения информационных технологий в архивах

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

1.1Объекты и цели информатизации 4

1.2. Принципы и направления информатизации 6

2. История информатизации 8

3. Организация внедрения информационных технологий в архивах 10

4. Базы данных в архивном деле 12

5.Архивные документы на нетрадиционных носителях 17

5.1 Электронный документооборот и его особенности применения в архиве. 21

6. Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений 21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Достижение последних  лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров  позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходиться без компьютера. Раньше работа с документами требовала времени и больших затрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Документы размещали на огромных стеллажах архива, невозможно было в короткое время определить на каком стеллаже находиться запрашиваемый документ. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивать регистрацию документов и их движение внутри и вне архива.

Актуальность работы заключается  в том, что именно сейчас, когда  вся страна перешла на компьютерные технологии и когда разработаны  программы для ведения архива, необходимо повсеместное внедрение  их в архив.

Объектом курсовой работы является архивное дело.

Предмет курсовой работы –  информационные технологии в архивном деле Российской Федерации.

Целью моей курсовой работы является изучение применения новых  информационных технологий в архивном деле.

Задачами моей курсовой работы являются:

1)Работа с документальными  источниками, с нормативно-методической  литературой, с периодическими  изданиями( журналами, газетами, сайтами Интернета)

2)Овладение новыками и умением работать с архивной документацией, подготовка в профессиональной деятельности в архиве.

3) Совершенствование методов  работы в документами.

4)Теоретическая подготовка  по методике работы с архивными  документами.

Значимым элементом существования  современного мира являются информационные технологии, проникнувшие практически  во все сферы социальной деятельности, в том числе и в архивное дело. Поэтому практическая значимость данной курсовой работы в том, что  она поможет проследить этапы  информатизации архивного дела и  изучить применения новых информационных технологий в архивном деле.

 

1.Понятие архивного дела и информатизации.

 
           Архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

 Информатизация архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.  

1.1Объекты и цели информатизации

 

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного и муниципального архивов и архива организации (ведомственного) относятся:

 
            1)комплектование архива и экспертиза ценности документов;

2)создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

3)экспертиза ценности документов;

4)комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

5)учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

6)создание страхового фонда и фонда пользования документами;

7)информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений организации (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

8)контроль над делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

9)контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях – источниках комплектования (для государственного и муниципального архивов).

  В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизации архивного дела приобретает особую значимость.  
 
Целями информатизации работы архива являются:

 
            1)повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

2)получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;

3)повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

4)обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов;

5)создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

6)формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраслевого уровня.

7)избавление труда архивиста от рутинных операций

 
1.2. Принципы и направления информатизации

 

Информатизация архивного  дела РФ базируется на следующих основных принципах: 

1)преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

 
            2)преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

            3)системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: архивные автоматизированные технологии представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

           4)внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

             5)сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Реализация этих принципов  должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию  затрат ресурсов при получении наибольшего  эффекта. 
 
            Основные направления информатизации:

 
            1)организация учета документов Архивного фонда РФ;

            2)учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

            3)совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

           4)формирование страхового фонда и фонда пользования;

           5)проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

           6)автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

 

 

 

 

 

2. История информатизации

 

  История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации.

В истории механизации  и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов: 
  1)Период с конца XIX в. до 1950-х гг. – на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.

            2)Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.

  3)Период второй половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг. – этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.

  4)Период второй половины 1980-х – 1990-х гг. – этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация внедрения информационных технологий в архивах

 

Осуществление информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. 

            Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый государственный и муниципальный архивы и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п. 

            Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации. Имеется потребность в организации учебно-методического центра, на базе которого проводились бы курсы по повышению квалификации, включающие в себя практические занятия, консультирование по внедрению и эксплуатации автоматизированных архивных технологий.