Применения информационных технологий в архивном деле

 

Введение

Достижения  последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили  успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходится без компьютера.

Раньше  работа с документами требовала  времени и больших трудозатрат  в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять  тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации.

Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют  создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию  и контроль.

Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас необходимо разработать концепцию с целью оптимизировать организацию работ по информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.

Целью курсовой работы является изучение применения информационных технологий в архивном деле.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. определить объект и цели информатизации архивного дела;

2. пояснить значение электронного документооборота и  его особенностей применения в архиве;

3. рассмотреть основные базы данных в архивном деле;

4. изложить сущность и задачи основных государственных программ «Архивный фонд», «Программа информатизации архивного дела в РФ»;

5. рассмотреть способы организации архивных документов на нетрадиционных носителях.

Предмет - архивное дело.

Объектом – информационные технологии и их перспективы в архивном деле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Информатизация архивного дела

1.1 Этапы информатизации архивного дела

В истории  механизации и автоматизации  архивного дела можно выделить несколько  этапов:

1. период с конца XIX в. до 1950-х гг.;
2. период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;
3. период второй половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг.;
4. период второй половины 1980-х – 1990-х гг.

История механизации и автоматизации  тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.

На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счётно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учёта населения (переписи населения), планирования, отчётности на производстве и т.д.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и её влиянием на историческую науку и архивоведение.

Основным  итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной  информации в архивах, хотя практически автоматизация ещё не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами Р.Н. Ефименко, К.И. Рудельсон и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан, прежде всего, с эволюцией носителей информации (микроплёнки, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ). Вместе с тем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы НТИ (ГАСНТИ), включавшей сеть автоматизированных центров и распределённых автоматизированных банков данных.

Четвёртый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК и другие архивы.

В 1990-е  гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих  огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путём оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования). Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

 

1.2 Понятие архивного дела. Информатизация. Объект и цели

Архивное дело – отрасль деятельности общества (государства), охватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов.

Информатизации архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

Под объектом информатизации понимают функции и  направления работы архива, которые  эволюционируют в результате внедрения  современных ИТ.

Цели  информатизации архивного дела:

• Избавление труда архивиста от рутинных операций.
• Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве.
• Получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов.
• Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам.
• Обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путём оцифровывания архивных документов (сканирования).

 

1.3 Организация внедрения информационных технологий в архиве

Для государственных  архивов в 1995 году Росархивом была разработана  концепция информатизации архивного  дела России, на основе которой была создана «Программа информатизации архивного дела в Российской Федерации». В соответствии с концепцией предусмотрено  создание автоматизированного научно-справочного  аппарата, баз данных, содержащих электронные  копии документов.

В соответствии с концепцией информатизации архивного  дела в государственном архиве целесообразно  создание интегрированной интеграционной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении.

Эта система  должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку  учёта и поиска архивных документов; контроль над обеспечением сохранности  документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования  документов архива.

Успешное  функционирование информационно-поисковой  системы во многом зависит от правильной организации её в архиве.

Разработка  и её внедрение осуществляется в  несколько этапов:

• изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации;
• разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных;
• постановка задачи и технического задания должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом;
• поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы;
• заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.;
• создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания;
• сертифицирование и регистрация программного продукта;
• поддержка и обслуживание системы.

Архивист  может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства  и недостатки программы с точки  зрения архивных технологий, внести предложения  по её совершенствованию. 

1.4 Электронный документооборот  и его особенности применения

Конец ХХ века ознаменовался стремительным  развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран  в эпоху электронной документации. Давно стали привычными такие  понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая  система, электронные системы управления предприятием и документооборотом.

В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники  прошлого к  электронной цифровой технике будущего. Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в  общем объёме документации, значительное число архивов ещё  не принимает сегодня электронные  документы на постоянное хранение.

В настоящее  время в экономически развитых странах  и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают  первичную информацию только на магнитных  носителях. Электронные документы  стали реальностью. Они приобретают  всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.

Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом  в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение, типа текстовых процессоров и  электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга  пользователей.

По мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимых ими, электронные  записи приобретали большее сходство с традиционными документами  и меньшее – с числовыми файлами данных. В 1987 году в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что «через несколько лет большое количество  записей будут сохраняться только в электронной форме».

Включение архивистов в группы разработчиков  новых информационных систем – одна из характерных черт третьего, современного, этапа развития архивов электронной  документации на Западе. На Западе современный  уровень компьютеризации «традиционных» архивов позволяет принимать  на хранение документы на оптических дисках. В этих условиях роль существующих архивов машиночитаемых данных может  свестись к передаточному звену  между организациями и архивами.

Совершенствование методики экспертизы ценности электронных  документов – наиболее очевидный  результат исследований и дискуссий  архивистов разных стран. Однако он лишь косвенно связан с развитием информационных технологий. Без участия архивистов в создании электронных систем делопроизводства уже нельзя обойтись, даже если бы перестали  появляться новые компьютерная техника  и программные продукты.