Организация почтовой связи на территории города

МИНИСТЕРСТВО  СВЯЗИ И ИНФОРМАТИЗАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Учреждение образования

«ВЫСШИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  КОЛЛЕДЖ СВЯЗИ»

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И  ПОЧТЫ

КАФЕДРА ОРГАНИЗАЦИИ И  ТЕХНОЛОГИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

 

 

 

 

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ НА ТЕРРИТОРИИ ГОРОДА

                                   Пояснительная записка

                                       к курсовой работе

                                          по дисциплине

                  “ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ”

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка гр. ПИ911                                               Е.Т.Макарова

 

Руководитель                                                                               Ю.Д. Пашковская

 

 

Минск 2012 

Содержание

 

Введение………………………………………………...………………………..5

1 Принципы построения почтовой связи в городе…………….……...………...6

2 Развитие  и размещение сети отделений  связи и почтовых ящиков 

в городе ………………………………………………………………….………...8

3.Организация приема и обработки корпоративной корреспонденции……...11

4 Выбор системы обработки и продвижения почты в городе………………...16

5 Организация перевозки почты в городе……………………………………...20

6 Организация доставки почты в городе……………………………………….25

7 Расписание доставки почты в городе…………………………………….…..31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….34

ЛИТЕРАТУРА…………………………………………………………………...35

Приложение А……………………………………………………………………36

Приложение  Б……………………………………………………………………37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Одной из наиболее важных социальных структур, существующих в современном мире, является почта. Она представляет интерес для  каждого человека, устанавливает  связь между миллионами людей, в  каком бы месте они не находились. Развитие и совершенствование почты  способствует укреплению отношений  между людьми и повышению их благосостояния. Основной задачей почтовой связи  является предоставление услуг населению, организациям, предприятиям и учреждениям.

Без использования  современных технологий практически  невозможно повысить качество почтовой службы и стать конкурентоспособными. Для решения этой задачи используются современные средства электронной  передачи данных, внедрение автоматизированной системы контроля и слежения за прохождением всех регистрируемых почтовых отправлений. В настоящее время ведется  использование технических средств в процессе оказания почтовых услуг, которое позволяет облегчить труд работников почтовой связи, снизить затраты времени на обработку и доставку почтовых отправлений, повысить качество услуг почтовой связи.

Перевозка почты  по городу организовывается с использованием автотранспорта и построения единой системы почтовых сообщений. Все  объекты почтовой связи должны строить  свою работу на основе определенных документов, которые устанавливают четкий определенный порядок в приеме, обработке и  вручении почты, а также во взаимоотношении  с пользователями услуг почты. К  таким документам относятся: Закон  о почтовой связи, почтовые правила, инструкции, распоряжения и постановления.

Целью данного  курсового проекта является изучение организации перевозки почты  по городу Минску и анализ экономической  эффективности от внедрения новой  организации перевозки почты. 

1 ПРИНЦИПЫ  ПОСТРОЕНИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ В  ГОРОДЕ

 

Городская почтовая связь предназначена для обеспечения  услугами почтовой связи городского населения, организаций, предприятий  и учреждений и является важной составной  частью общей системы почтовой связи  Республики Беларусь.

Важным условием для развития и размещения сети объектов  почтовой связи является максимальное приближение услуг почтовой связи  к населению. Основными функциями  городской почтовой связи являются: предоставление основных и дополнительных услуг, обработка исходящих из города и входящих в город почтовых отправлений, перевозка почтовых отправлений  по внутригородским маршрутам, доставка почтовых отправлений адресатам, предоставление нетрадиционных услуг.

К объектам почтовой связи, размещенным на территории Республики Беларусь, относятся: филиалы Республиканского унитарного предприятия почтовой связи  «Белпочта», производство «Минская почта», автотранспортное производство, районные и городские узлы почтовой связи (РУПС, ГУПС) и отделения почтовой связи. Отделения почтовой связи (ОПС) являются структурными подразделениями филиалов производства «Минская почта», ГУПС и РУПС, так как не имеют хозяйственной самостоятельности (законченного бухгалтерского баланса, права найма и увольнения рабочей силы, расчетного счета в банке).

Структурная схема управления почтовой связью на территории Республики Беларусь представлена в приложении А.

ОПС территориально удалены от филиалов, РУПС и ГУПС с целью удобства оказания услуг почтовой связи пользователям. Они производят все операции по обслуживанию пользователей широким спектром почтовых (в том числе финансовых) и сопутствующих услуг, обеспечивают первичную обработку и доставку почтовых отправлений адресатам  на дом.

 Для наиболее  полного удовлетворения потребностей  в услугах почтовой связи филиалы,  ГУПС и РУПС организуют сеть  пунктов почтовой связи: почтовые  ящики, пункты. Организация почтовой связи на территории города строится на основе следующих принципах:

• Ориентация на потребителя – осуществление на предприятии деятельности направленной на: изучение и понимание потребностей и ожиданий потребителей, изучение потребностей других заинтересованных сторон, обеспечение соответствующих целей и задач предприятия, введение механизмов взаимодействия с потребителями, организация измерения анализа и степени удовлетворения потребителей, разработка корректировки и предупреждающих действий для повышения удовлетворения потребителей.
• Лидерство руководителей – лидеры предприятий устанавливают единство целей и руководства на предприятии. Они создают и поддерживают атмосферу, в которой работники предприятий могут быть полностью вовлечены в достижении целей предприятия.
• Вовлечение работников - работники всех уровней составляют основу предприятия, их полное вовлечение дает возможность предприятию с выгодой использовать их способности.
• Процессный подход – эффективность достижения желаемого результата достигается путем управления деятельностью и соответствующим ресурсами как процессом.
• Системный подход – постоянное выявление понимания и управления взаимосвязанными процессами.
• Постоянное улучшение.
• Принятие решения основанного на фактах – направленно на организацию мониторинга измерений, сбор данных и информации, на принятие решений и действий на основе результата измерений. 
  

2 РАЗВИТИЕ И РАЗМЕЩЕНИЕ СЕТИ  ОТДЕЛЕНИЙ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ И  ПОЧТОВЫХ ЯЩИКОВ В ГОРОДЕ

 

Городские отделения  почтовой связи следует размещать  в наиболее доступных и многолюдных  местах, как правило, в составе  торговых центров. Помещения отделений  связидолжны размещаться на первых этажах зданий. Независимо от рассчитанных нормативных данных планируется открытие отделений почтовой связи в зданиях железнодорожных вокзалов, аэропортов. Также предусмотрено открытие отделений почтовой связи в густонаселенных районах города и в районах новостроек. В районах нового жилищного строительства и реконструируемых районах количество планируемых отделений почтовой связи должно, как правило, соответствовать количеству микрорайонов. 

Необходимо  определить количество отделений почтовой связи открытого типа и количество почтовых ящиков в городе, если население  города (Н) составляет 275 тыс. чел., а  площадь города (S) – 65 км².

Расчет общего необходимого количества отделений  почтовой связи производится путем  деления показателей количества проживающего населения на установленный  норматив численности населения, обслуживаемого одним ОПС, с радиусом обслуживания в 500м (для г. Минска и других крупных  городов с развитой системой общественного  транспорта радиус обслуживания может  быть увеличен до 1000м), представляющий собой характерное количество населения.

Расчеты производится по формулам:

 

                                N_опс = ,                                                                        (1)

 

                              N_п/я = S*n,                                                                      (2)

 

         где N_п/я – количество почтовых ящиков, ед.;

     S – площадь города, км²;

     n – 2-3 почтовых ящика на 1 км² ;

     H- численность населения в городе, тыс.чел.;

     n - норматив населения, обслуживаемого одним отделением связи , тыс.чел.;

Таблица 1 - Нормативные  показатели обслуживания населения  одним городским отделением почтовой связи.

Тип городских населенных пунктов	Количество населения, тыс. чел.	Норматив численности населения, обслуживаемого одним стационарным объектом почтовой связи, тыс. чел.
1	2	3
Крупнейшие города (г. Минск)	более 500	15-17
Крупные и большие города	100-500	9-11
Средние города	20-100	6-8
Малые города и поселки городского типа	До 20	до 6

 

  Используя формулу расчета сети  ОПС открытого типа формула  (1), определяем максимальное и  минимальное количество отделений  почтовой связи открытого типа, которое должно быть размещено  на территории города:

                            N  = = 30 ОПС;

                            N = = 25 ОПС;

 

где 9 – 11 тыс.чел. – численность населения, обслуживаемого одним ОПС. Определяется по таблице 1.

Для улучшения  обслуживания населения во всех городах  организуют сеть почтовых ящиков (п/я). Почтовый ящик предназначен для временного хранения исходящей простой письменной корреспонденции - простых писем внутренних, международных, почтовых карточек. Сами ящики могут располагаться на фасадах жилых и производственных зданий с учетом удобства подъездных путей для почтовой автомашины. Ящики, как правило, окрашены в синий цвет, имеют логотип Белпочты, расписание выемки почты по времени суток и дням недели.

Необходимое число почтовых ящиков, определяется по нормативам: 2-3 ящика на 1 км² жилой площади в зависимости от местных условий. Почтовые ящики размещают равномерно на территории города в местах, удобных для клиентуры, и с учетом возможности подъезда к ним транспорта для выемки писем. Независимо от нормативов установка почтовых ящиков предусмотрена у входа в отделения почтовой связи, в операционном зале каждого отделения почтовой связи, на вокзалах, в аэропортах. Также существует норматив установки почтовых ящиков в промышленной зоне и коммунально-складской территории города: 1-2 почтовых ящика на 1 км².

Используя нормативы  развития сети почтовых ящиков, определяем минимальное и максимальное количество почтовых ящиков формула (2), которое  должно быть размещено на территории города в соответствии с нормативами:

 

                              N = 65*3 = 195 шт;

                              N = 65*2 = 120 шт.

Таким образом сеть ОПС по городу должна быть не более чем 30 и не менее 25 ОПС, т.к. среднее количество ОПС должно бытьне менее 23, то необходимо достроить (открыть) еще 3 ОПС.  Сеть почтовых ящиков – не более чем 195 и не менее 120 почтовых ящиков, следовательно N_п/я = 145 оптимальное количество почтовых ящиков в городе. 

3 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ОБРАБОТКИ КОРПОРАТИВНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

 

Организация обслуживания корпоративных клиентов в отделения почтовой связи осуществляется через выделенное операционное окно. Доступ к получению услуг почтовой связи и непрофильных услуг в  этом окне имеют все пользователи услуг, не являющиеся корпоративными клиентами.  В данном операционном окне размещается  информация для пользователей услуг  в объектах почтовой связи РУП  «Белпочта» в том числе о времени предоставления и перечне услуг.

На операционном окне размещаются сведения о том, что в нем оказываются услуги корпоративным клиентам и перечень оказываемых услуг. На информационных стендах на видном и доступном  для  клиентов месте (обычно в непосредственной близости от операционного окна по обслуживанию корпоративных клиентов) размещается информация об адресах  и контактных телефонах для заключения договоров на оказание услуг корпоративным  клиентам и условия их оказания.

Рабочее место  оператора связи по обслуживанию корпоративных клиентов оборудуется:

• специальной компьютерной системой (СКС), на которой устанавливаются программные продукты ППП «Почта»;
• электронными весами с пределом взвешивания до 3 кг и не менее 30 кг;
• телефонным аппаратом;
• факсимильным аппаратом;
• копировальным аппаратом;
• торговым и складским оборудованием (стендами, стойками для выкладки маркированной и немаркированной продукции, печатных СМИ и др.);
• служебным сотовым телефоном;

обеспечивается:

• тарифами на услуги связи и непрофильные услуги;
• фирменной и  другими видами упаковочной тары для упаковки почтовых отправлений;
• комплектом руководящих документов по оказанию услуг почтовой связи, непрофильных услуг;
• списком обслуживаемых организаций с указанием номеров телефонов и контактных лиц.