Организация почтовой связи на территории города

При организации  выделенных рабочих мест по обслуживанию корпоративных клиентов у входа  в здание должны размещаться:

• вывеска «Обслуживание юридических лиц» или «Обслуживание корпоративных клиентов»;
• режим работы выделенного рабочего места;

Выделенные  рабочие места по обслуживанию корпоративных  клиентов должны:

• располагаться вне пределов операционных залов отделений почтовой связи;
• иметь безбарьерную среду при обслуживании корпоративных клиентов и удобные сиденья для клиентов;
• иметь удобную зону ожидания для клиентов. Время возможного ожидания клиента должно быть минимально.

Операции  по приему почтовых отправлений рекомендуется  производить без ожидания клиента: клиент подает почтовые отправления  в окно приема и уходит. Счет-фактура  на оплату за оказанные услуги высылается корпоративному клиенту по факсу. Клиент оплачивает услуги и по факсу либо телефону сообщает номер платежного поручения за оплату услуг. С бухгалтерией сверяется факт поступления денежных средств.

Оформленные в процессе приема почтовых отправлений  квитанции и списки высылаются клиенту  почтой либо вручаются при следующем  его посещении выделенного рабочего места.

Перечень  некторых услуг, предоставляемых корпоративным клиентам:

• прием партионных почтовых отправлений и денежных переводов;
• прием почтовых отправлений в офисах и доставка почтовых отправлений в офисы;
• реализация маркированной (немаркированной) продукции;
• реализация бланков строгой отчетности;
• прием ведомственной подписки на печатные СМИ.

Рекомендации  по обслуживанию крупных корпоративных  клиентов. Крупные корпоративные клиенты – юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица, объемы оказания которым услуг почтовой связи и непрофильных услуг за безналичный и (или) наличный расчет в объектах почтовой связи РУП «Белпочта» позволяют применить действующее «Положение о скидках, предоставляемых РУП «Белпочта» при оказании отдельных видов услуг».

Качественное  обслуживание крупных корпоративных  клиентов является приоритетным направлением деятельности РУП «Белпочта», которые могут рассчитывать на персональное внимание и высокий уровень предоставляемых услуг. Такой подход к работе с клиентами позволяет сохранять существующих клиентов, а также привлечь новых.

Работники РУП  «Белпочта», персонально обслуживающие крупных корпоративных клиентов, должны являться универсальными специалистами, знающими подробности оказания любой услуги как для корпоративного клиента, так и для частного лица, что гарантирует профессиональный подход к обслуживанию крупных корпоративных клиентов.

Качественное  обслуживание корпоративных клиентов предусматривает оснащение рабочих  мест современным оборудованием  и средствами связи, позволяющими оперативно осуществлять все операции в течение  рабочего дня. Максимальное использование  возможностей обслуживания корпоративных  клиентов в их офисах при оказании услуг по приему почтовых отправлений позволяет исключения очередей и ожидания клиентов.

Для повышения  имиджа почты и привлечения клиентов осуществляется рассылка поздравительных  открыток корпоративным клиентам к  праздникам.

Обработка корпоративной  почты. В цехе письменной корреспонденции  для обработки корпоративной  почты создана группа, которая  работает с организациями, предприятиями  и индивидуальными предпринимателями  на основании договоров, заключенных  на оказание услуг.

Всю корреспонденцию  представители организаций доставляют на производство «Минская почта», в  строго определенное договором время, заранее информируя работников группы о количестве отправляемой почты.

При обработке  простой письменной корреспонденции  работником просчитывается количество принятых от каждой организации простых  отправлений, отправления взвешиваются, тарифицируются и передаются на дальнейшую обработку по рабочим местам цеха.

Письма (заказные, с объявленной ценностью), бандероли (заказные), мелкие пакеты (заказные, с  объявленной ценностью), посылки (без  объявленной ценности, с объявленной  ценностью) принимаются от представителя  организации по списку ф. ПС 103, составленному  в двух экземплярах (либо список предоставляется  в электронном виде). Работник проверяет правильность заполнения, достоверность данных, указанных в списке, поименно сличает отправления с записями в списке. Каждому отправлению присваивается идентификационный номер штрихкода, который наносится на отправление и в список ф. ПС 103.

При отправке письменной корреспонденции, оплаченной по договору, по желанию клиента, представляются дополнительные услуги согласно «Тарифам на дополнительные услуги почтовой связи, оказываемые юридическим лицам  и индивидуальным предпринимателям».

При обработке  корреспонденции, оплаченной по договору, общая сумма платы за пересылку  подлежит списанию с авансовой книжки организации либо предъявляется  платежное поручение.

После оформления почтовых отправлений осуществляется их передача по принадлежности для  дальнейшей обработки в цех обработки  и обмена почты, страховой участок  или по рабочим местам цеха письменной корреспонденции с использованием программы «АС-слежение».

В конце рабочего дня осуществляется контроль полноты  списания денежных сумм за оказанные  услуги, составляется сводный денежный отчет ( СДО), выводится сводка по принятым, обработанным отправлениям и остаток.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 ВЫБОР  СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ И ПРОДВИЖЕНИЯ  ПОЧТЫ В ГОРОДЕ

 

Обработка почты  должна осуществляться, рациональным использованием транспортных средств  и средств механизации. В зависимости  от количества городских почтовых узлов  на территории города различают три  системы обработки и продвижения  почты: централизованная, децентрализованная, комбинированная.

Наиболее  рациональной является такая система, при которой до минимума сокращается  число этапов обработки, сроки обработки, продвижения и доставки почтовых отправлений. Одновременно должно обеспечиваться рациональное использование транспортных средств, производственных помещений  и оборудования, повышение эффективности  работы городской почтовой связи.

При выборе системы  обработки и продвижения почты  необходимо учитывать следующие  основные факторы:

• административноe и хозяйственное значение города;
• площадь территории города, размещение вокзалов, аэропортов, пристаней;
• объем нагрузки;
• время поступления нагрузки и ее отправки.

Централизованная  система.

При централизованной системе обработки и продвижения  почтовых отправлений городской  почтовый узел размещен на одном объекте. Эффективным является вариант размещения городского узла на центральных объектах перевозки почты (ЦОПП).  В этом случае сокращается до минимума количество этапов обработки, уменьшается количество средств транспорта, эксплуатационные расходы, контрольные сроки прохождения городских потоков почты. Вся исходящая письменная корреспонденция, вынутая из почтовых ящиков, а также другие виды почтовых отправлений, принятые на объектах почтовой связи и поступившие из центров корпоративного обслуживания клиентов (ЦКОК), направляются непосредственно на ЦОПП. Там она полностью обрабатывается и отправляется по назначению: иногородние за пределы города, а местные - на соответствующие предприятия и центры корпоративного обслуживания клиентов.

 

Внешний транспорт

ПОПП

ГСП

ГСП

ГСП

ОПС

ОПС

ОПС

 

Рисунок 1 – Схема централизованной системы обработки и продвижения почтовых отправлений.

Условные  обозначения:

              Исходящие почтовые отправления

               Входящие почтовые отправления

Децентрализованная система.

При децентрализованной системе обработки и продвижения почтовых отправлений в городе имеется несколько городских почтовых узлов, каждый из которых обрабатывает почтовые отправления для определенной части города. Эта система применяется в крупных городах. Каждый городской узел организует выемку простой письменной корреспонденции из почтовых ящиков, обмен с городскими отделениями почтовой связи и ЦКОК, отправляет ее соответствующими видами внешнего транспорта на городские объекты своей зоны обслуживания. Для крупнейших городов такая система является наиболее эффективной, так как приводит к сокращению холостых проездов, что способствует улучшению качества и повышению рентабельности работы городской почтовой связи. Узлы почтовой связи организуют выемку корреспонденции из почтовых ящиков своего района обслуживания, сортируют исходящую и входящую корреспонденцию и отправляют ее соответствующими видами внешнего транспорта на городские доставочные подразделения своей зоны обслуживания.

 

ГСП

ГСП

ГСП

Объект почтовой связи

Внешний транспорт

ОПС

ОПС

ОПС

Объект 

почтовой

связи

Внешний транспорт

ГСП

ГСП

ГСП

ОПС

ОПС

ОПС

 

Рисунок 2 - Схема децентрализованной системы обработки и продвижения почтовых отправлений.

 

Комбинированная система.

При комбинированной системе в городе имеются не менее двух городских узлов почтовой связи, в каждом из которых обрабатываются определенные  почтовые отправления. Эта система обусловлена недостатком производственных площадей при железнодорожном почтамте. С почтовыми отправлениями, для которых узлом является головное предприятие города, происходит замедление прохождения почтовых отправлений и возрастает себестоимость их продукции.

Каждая система имеет свои достоинства и недостатки: централизованная система позволяет сокращать количество этапов обработки почты, время прохождения почты, уменьшаются эксплуатационные расходы; комбинированная система применяется при недостаточности производственных площадей.

Таким образом, для города с население 275 тыс. чел. наиболее целесообразнее будет использовать централизованную систему обработки и продвижения почты.

Схема централизованной системы обработки и продвижения почты представлена в приложении Б.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 ОРГАНИЗАЦИЯ  ПЕРЕВОЗКИ ПОЧТЫ В ГОРОДЕ

 

Основной  задачей при организации внутригородских  перевозок почты является обеспечение  высокого качества работы, которое  выражается соблюдением установленных  контрольных сроков прохождения  почтовых отправлений по городу, регулярности и устойчивости работы транспорта.

Для перевозки  почты по городу применяется автомобильный  транспорт, который курсирует по заранее разработанным почтовым маршрутам.

Почтовый  маршрут – путь следования почтового  транспорта между объектами почтовой связи.

По форме  построения почтовые маршруты бывают: кольцевой, радиальный, комбинированный.

Кольцевым называется маршрут, по которому движение почтового  транспорта совершается между тремя  и более предприятиями связи  по замкнутой линии. Кольцевые внутригородские  маршруты применяются при большинстве  городских маршрутов: обмена с отделениями  почтовой связи, выемки писем из почтовых ящиков, подвозки пачек с печатью  к опорным пунктам, доставки посылок  на дом. Применение кольцевых маршрутов  способствует сокращению пробега и  уменьшению потребности в подвижном  составе и расходов на перевозку  почты.

Радиальным  называется маршрут, движение по которому осуществляется по прямой или ломаной  линии, но не замкнутой линии. Радиальная форма построения внутригородских  маршрутов применяется на подъездных путях для перевозки почты  с минимальными контрольными сроками, при перевозке больших объемов  почты, на подъездных путях, при транспортировке  периодической печати.

Комбинированным называется маршрут, где почтовый транспорт  на одних участках движется по радиальному  маршруту, а на других участках - по кольцу.

При выборе формы  построения почтовых маршрутов учитываются  особенности путей сообщения, объемы перевозимой почты, экономичность, соблюдение нормативов служб.

Почтовые  маршруты проектируются с учетом :

• размещения объектов почтовой связи;
• объемов почты;
• рельефа местности;
• наличия путей сообщения и транспортных средств;
• нормативов прохождения почты;
• экономичности перегрузок.

Для перевозки  почты по городу автомобильный транспорт  курсирует по заранее разработанным  почтовым маршрутам согласно плану  направления, которые могут быть кольцевыми и радиальными, а исходя из конкретных условий города, объемов  почты для перевозки почты  организуются специализированные и  совмещенные маршруты.