Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве

Номенклатура  дел. Подготовка документов для хранения в архиве.

Кирсанова М.В.

1. Общие положения.

Номенклатура дел —это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько  качественно она составлена, зависят  оперативность работы с документами  и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе  делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может  быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного  учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая  номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих  учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур  дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой  — обеспечить учет дел, заводимых  в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых  документов, правильную их классификацию  в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению  номенклатур дел, как структурных  подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами  постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения  и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное  хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в  структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур  дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий — находится  в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый —  в государственном архиве, в который  передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного  изменения функций и структуры  учреждения она составляется, согласовывается  и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим  учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации  и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение  года в утвержденную номенклатуру дел  вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и  т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен в прилож. 7.1.

2. Формирование  дел.

Формирование дел —  это отнесение документов к определенному  делу и систематизация документов внутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к  одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного  обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные  документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению  присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному  образованию — индекс 03, отдел  стратегии и развития профобразования  Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и  т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и  временного хранения группируют в отдельные  дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях  документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением  одного вопроса, группируют в одном  деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в  дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе  номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы  одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие  и судебные дела; личные дела, которые  формируются в течение всего  периода работы данного лица в  учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться  не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные  дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное  дело, систематизируют по номерам  протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается  инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов  группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы  внутри дела располагают в хронологической  последовательности.

Документы в личных делах  размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка  из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

3. Подготовка документов  к последующему хранению и  использованию.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования  в справочной работе учреждений и  пополнение Государственного архивного  фонда РФ.

Подготовка исполненных  документов к хранению и использованию  включает:

экспертизу (оценку) научной  и практической ценности документов;

оформление дел;

описание документов постоянного  и долговременного хранения;

обеспечение их сохранности;

передачу дел в архив  учреждения, т.е. в ведомственный  архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной  архивной службы, или являющийся структурным  подразделением организации.) Ведомственный  архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при  составлении номенклатуры дел, их формировании. Для' организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное  хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме  организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному  составу, актов о выделении к  уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о  неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении  дел, подлежащих передаче на государственное  хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела — это  комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной  надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел  постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация  к документам дела (для дел постоянного  хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел  постоянного хранения проставляется  чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в  годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется  карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются  чернилами после включения дел  в годовые разделы сводных  описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать  следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием  подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят  на обложку из номенклатуры (последний  целесообразно проставлять и  на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе  их хранения).

В конце делопроизводственного  года в оформление обложки дела постоянного  или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке  дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок  дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной  с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В  необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в  него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться  их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).