Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве

Важным реквизитом обложки  дела является дата дела, т.е. годы заведения  и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит  от всестороннего учета характера  и вида документов, которые в них  сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего  протоколы заседаний коллегиальных  органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного  дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое  оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном  листе составляется заверительная  надпись, в которой цифрами и  прописью указывается количество пронумерованных  листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная  надпись пишется разборчиво, с  указанием должности составителя, даты составления и подписывается  составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе  и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных  документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой  на соответствующий акт.

Для определенных категорий  дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых  вызван спецификой содержащейся в них  документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и  присвоении ученых званий, дела на авторские  свидетельства и патентные изобретения  и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки  которых не раскрывают их конкретного  содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и  до сдачи в ведомственный архив  дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для  этой цели помещениях. Дела помещают в  закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы  из дел постоянного хранения можно  лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа  и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных  граждан делают с разрешения руководства  или должностных лиц, которым  такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После  завершения делопроизводственного  года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в  котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель  и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения  учреждения передают в ведомственный  архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в  архив передаются регистрационно-контрольные  карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный  архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных  подразделений и утвержденному  руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения передаче в  ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно  в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или  в структурных подразделениях. В  исключительных случаях по решению  руководителя организации они могут  быть переданы в ведомственный архив  по описям или номенклатуре дел, что  определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется  сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены  недостатки, работники структурных  подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный  сотрудник архива) или лицо, ответственное  за архив, в присутствии работника  сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце  описи в каждом ее экземпляре цифрами  и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также  ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется  количество листов в деле.