Информационная природа управления

Министерство  образования и науки Российской Федерации

(МИНОБРНАУКИ  РОССИИ)

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Биологический институт

Кафедра экономики и агробизнеса 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

  

по дисциплине "Документирование управленческой деятельности"

на тему "Информационная природа управления"   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнили          

студенты  группы №__________

__________ Ю. П. Машанова

 

Проверила

старший преподаватель 

__________Дмитриева  Т. Е. 
 
 
 

Томск 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ 
 

Введение………………………………………………………………………………………….3

1. Информация  и ее виды………………………………………………………………………..4

2. Системность информации в управлении социальными процессами……………………....6 3. Виды информации в социальном менеджменте…………………………………………...10

4.Требования, предъявляемые к социальной информации………………………………….12

Заключение……………………………………………………………………………………...14

Список  используемой литературы ……………………………………………………………15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Приведенная выше древняя мудрость показывает, какую  важную роль в управлении предприятием (организацией) занимает информационная природа управления.

Условия жизни  и деятельности человека меняются с  течением времени. Спрос и предложение  меняются количественно и качественно  с течением времени. И спрос и  предложение неуклонно возрастают по мере роста уровня развития человеческого общества. Рынок конкуренции диктует потребность в информации.

В условиях конкуренции, царящей на рынках третьего этапа  развития, производители задаются вопросом «что именно производить?» Вопрос это  довольно комплексный. Для его разрешения необходимо изучить внешние условия деятельности предприятия (клиентов, конкурентов, партнёров), а также внутренние возможности предприятия (технология, внутренняя структура). И внешние условия деятельности (внешняя среда), и внутренние возможности (внутренняя среда) предприятия постоянно изменяются. По этой причине изучение выше обозначенных проблем должно производиться регулярно. Результатом таких исследований является информация для принятия решений управляющим предприятием. Таким образом, на предприятии выделяется специальный вид деятельности, требующий дополнительных ресурсов.

Для организации  этого вида деятельности необходимо создание системы. Такая система  должна определять потоки данных - от их сбора до выхода переработанных данных в форме заданных отчётов. Говоря другими словами, потоки информации должны принимать форму системы.

Условием же успеха предприятия в наши дни  становится умение работать с данными. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Информация  и ее виды 

Под информацией  понимаются сведения, полученные в результате переработки разнообразных сигналов. С точки зрения классической теории информации понятие «информация» определяется как мера уменьшения неопределенности знания о каком-либо событии. Это научное понятие впервые предложено в 1950-е годы К. Шенноном и Н. Винером. Первоначально теория информации возникла как количественная математическая теория.  

 Понятие  «информация» в последние десятилетия  стало одним из самых употребляемых и встречается практически во всех областях знания. Идет непрерывный процесс его углубления и расширения. Если сначала под «информацией» понимались сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом, то к концу XX в. информация стала рассматриваться как универсальная субстанция, пронизывающая все сферы человеческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества. Именно такое определение дает ЮНЕСКО.  

 С  развитием производства и ускорением  темпов развития общества информация приобрела свойства товара и стала объектом рыночных отношений, значимость которых потребовала их правовой регламентации.   

 Термин  «информация» уже более 50 лет  используется в журналистике. Математические методы теории информации используются в физике, химии, географии, геологии и ряде других наук о неживой природе. Информационные идеи применяются в биологии, где предполагается, что само появление жизни было связано с преобразованием генетической информации; в психологии, физиологии высшей нервной деятельности, педагогике. Особое место понятие «информация» заняло в длинном ряду социальных наук — теории управления, экономике, политике и т.д.  

 Не  всякое знание может рассматриваться  как информация, для понимания  ее сущности большое значение  имеет смысловое содержание.   

Социальная информация — сведения о состоянии социальной системы, средство обеспечения информационных потребностей общества на основе применения информационных технологий. Информация — это ценнейший интеллектуальный ресурс в системе жизнеобеспечения общества, важнейшая часть его интеллектуальной собственности. Можно сказать, что информация — это инфраструктура интеллектуальной собственности, ибо интеллектуальная собственность берет начало с информации как фундаментальной базы.  

 Особенно велико значение информации и работы с ней (процесс ее сбора, хранения, переработки и использования) в управлении общественными делами, социальными процессами.  

 Достоверная  информация необходима для всех  этапов управления: постановки целей, оценки проблемной ситуации, принятия управленческих решений, организации и регулирования управляющей системы. Субъект также должен быть информирован о результатах выполнения принятых решений, на основе чего он коррелирует прошлые решения и принимает новые, с учетом допущенных ранее просчетов и неоптимальных действий.   

 Поэтому  сбор и переработка информации, ее эффективное использование  — необходимый компонент управления. Информация, используемая в управлении обществом, по самой своей природе социальна. Отражая общественные отношения и процессы любого типа и уровня, она является высшим, наиболее сложным и многообразным типом информации.  

 По  своему целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы:  

1. Документационные. На работу с документацией, как показывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д.  

2. Первично-счетные и учетные операции, содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. Затраты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение — от автоматизации процессов получения данных.  

3. Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода технических средств. 

4. Вычислительные и формально-логические операции — все операции по переработке информации, выполняемые специалистами или техническими исполнителями (в зависимости от сложности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной техники.  

 Использование  социальной информации связано  с высшим типом целесообразности  — осознанной целесообразностью,  присущей только человеку мыслящему, осознанно действующему. Социальная информация является содержанием мышления, а ее материальный носитель — слышимое или видимое слово, знак, речь, которые представляют высший тип сигнала («сигнал сигналов»).  

 Первоисточником  социальной информации является  общество: его разные сферы и стороны жизни.   

 Существуют  различные способы выработки  информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ. 
 
 
 
 

Системность информации в управлении социальными процессами  

 Сегодня  уже невозможно ставить и решать  задачи развития техники и  экономики без учета, с одной  стороны, социальных условий,  в которых предполагается проводить планируемые мероприятия, а с другой, — социальных последствий проведения этих мероприятий.  

 Объективно  складывающиеся на производстве  ситуации ежедневно ставят перед работниками и хозяйственными руководителями предприятий задачи по принятию решений в сфере социального управления. Проблематика этих решений на предприятии чрезвычайно широка. Здесь и задачи управления изменением содержания труда и соответственно профессиональной и квалификационной структуры кадров, их подготовки, регулирования, движения, определения организационных структур управления и соответственно соотношения социальных слоев работников, проблемы удовлетворения разнообразных материальных, бытовых и культурных потребностей коллективов и отдельных работников, решения социальных проблем реконструкции и строительства предприятий, политика заработной платы.   

 В  процессе принятия решений по  этим проблемам на всех уровнях  управления нередко возникают  определенные сложности, так как для обоснования решений необходимо обладать соответствующими исходными данными. Данных же таких зачастую у руководителей не оказывается. Объясняется это тем, что некоторые социальные характеристики отдельного человека и трудового коллектива не входят в систему официальной отчетности и не учитываются на предприятиях и в министерствах, а те, которые учитываются, как выяснилось в ходе исследования, нередко находятся в несистематизированном, несопоставимом, разрозненном виде и не поддаются анализу.   

 Другая  сложность, возникающая при принятии  решений в сфере социального управления, заключается в быстром старении информации о людях и коллективах. Одни характеристики человека и коллектива могут меняться ежегодно (например, возраст, уровень образования), другие меняются во времени, которое нельзя уложить в определенные периоды (семейное положение, наличие детей, квалификация, бытовые условия и пр.).  

 В  широком смысле социальная информация — это информация, циркулирующая в обществе и используемая в управлении общественными процессами. Она представляет собой знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех других ее формах в той мере, в какой они используются обществом, вовлечены в орбиту общественной жизни. Главная сущность социальной информации заключается в том, что она несет на себе глубокий след классовых, национальных и иных отношений, отпечаток потребностей, интересов, психических черт коллектива, отношения в котором информация отражает и который пользуется информацией. В узком смысле слова социальна та информация, которая касается прежде всего отношений людей, их взаимодействия, их потребностей, интересов и т.п. 

 В  управлении отраслью, предприятием  чрезвычайно важна информация  о различных сторонах социальной  структуры контингента, конкретизирующая  отношения социальных групп, раскрывающая  механизм социальных процессов, происходящих на предприятиях отрасли.   

 Опыт  социального планирования свидетельствует о стремлении общества повысить управляемость социальными процессами, происходящими в рамках отдельных его подсистем.   

 Видимые  результаты социальных процессов в отрасли — это изменения отдельных параметров ее социальных структур. Такие изменения иногда происходят стихийно и ставят управленческие органы перед свершившимся фактом. Тогда эти органы не управляют социальными процессами, а регистрируют их последствия. В этих условиях руководители на различных управленческих уровнях вынуждены принимать решения по исправлению непредвиденных, нежелательных последствий стихийно сложившихся социальных процессов.