Формирование дел и подготовка дел к сдаче в ведомственный архив

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования бумажной или электронной и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при  выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое  помещается документ, автоматически  определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование  документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают  составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность. В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     ВЫВОД

 

     Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

    По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают  составление описей дел постоянного  и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы  учета позволяет составить подокументные  описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                ПРИЛОЖЕНИЕ 1.                                          

                                       

Образец листа  заверителя дела

 

 

Лист - заверитель дела №_____

В деле подшито (вложено) и пронумеровано 200 (двести) листов в том числе:      литерные листы 50а, 112а, 112б + 2 листа внутренней описи.

Лист  150 имеет физическое повреждение: разрыв и склейка.

 

Секретарь                         подпись                                         Расшифровка подписи

 

Дата_______________

 

                                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                      ПРИЛОЖЕНИЕ 2.

 

форма внутренней описи документов дел

 

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ____________

№ п/п	Индекс документов	Дата документов	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого______________________________________________ документов

цифрами и прописью

 

Количество листов внутренней описи ____________________________

                                                                            цифрами и прописью

 

Наименование должности

составителя описи                                           Подпись                     Расшифровка

                                                                                                                   подписи

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 ПРИЛОЖЕНИЕ 3.

 

Форма описи  дел постоянного хранения

 

УТВЕРЖДАЮ                              Наименование должности руководителя министерства      (ведомства)   Подпись                 Расшифровка                                       подписи

 

Фонд №_________________

Опись №______________

дел постоянного хранения

за ________ год

                                                 название раздела

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Количество листов в  деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5

 

В данный раздел описи  внесено _________________________________ дел

(цифрами и прописью)

 

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

 

Наименование должности

составителя описи                                  Подпись                              Расшифровка

           подписи

Заведующий центральным архивом

(лицо, ответственное за архив)            Подпись             Расшифровка

             подписи

Дата

 

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК министерства (ведомства) от _______________ № _____

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного  учреждения от _______________ № _____

 

 

                                    ПРИЛОЖЕНИЕ  4.

 

Форма описи  постоянного и длительного  сроков хранения

структурного  подразделения.

 

                                                                                                       Утверждаю

                                                                              Наименование и должность

                                                                             руководителя структурного

                                                  подразделения                                                 Подпись          Расшифровка

                                                                                                подписи      

                                                                                   Дата                              Опись ___________________ №__________                                                  название структурного  подразделения

 

                                                              название раздела

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Количество листов в  деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5

                  

В данную опись внесено_______________________________ дел

                                                  ( цифрами, прописью)

 

 с №__________ по  №__________________, в том числе

литерные номера_______________________

пропущенные номера _____________________

 

Наименование должности                                              

составителя описи                          Подпись                               Расшифровка 

                                                                                                                 подписи

 

Дата          

 

 

 

 

 

 

                                              ПРИЛОЖЕНИЕ 5

 

Образец годовой  описи дел

 

ОПИСЬ №__________________________________________

Название раздела

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в  деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

В данную опись внесено ___________ дел с № ______, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

 

        

   СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.
2. Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева.                                                             Секретарское дело. Москва,  1996 г.
3. В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г. 

4. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.

5. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.