Формирование дел и подготовка дел к сдаче в ведомственный архив

Формы листа-заверителя не идентичны, но состав информации, вносимый в формы одинаков.

Для дел с особо  ценными документами, личных, судебных и следственных дел, дел о присуждении  учёных степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты  и т.д. при подготовке к сдаче  в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также и делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации.

В конце внутренней описи  дела составляется итоговая запись с  указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включённых в опись и количество листов описи.

Дела подшиваются прочной  ниткой в твёрдую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются. При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон обложек для  постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки стремя клапанами и завязками или специальные коробки.          Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

 

 

 

1.4. Оформление обложки дела.

 

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Её элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела:

-наименование учреждения  и его подчинённость;

-наименование структурного  подразделения;

 -делопроизводственный индекс дела;

  -номер тома, части;

   -заголовок дела;

   -срок хранения дела.

При подготовке дела к  хранению или сдаче его в ведомственный  архив эти элементы уточняются и  дополняются. К заголовку дела может  быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы). Проставляются также:

-дата дела;

-количество листов в деле;

-архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного  хранения в соответствии с требованиями ГОСТа, в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается  новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок должен точно, кратко в обобщённой форме отразить основное содержание документа. При этом факты и события, отражённые в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, материалы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчёты и т.д.). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

Например: Годовой отчёт о работе фирмы за 2009 год. В отчёте содержится ретроспективный анализ  развития фирмы с момента создания в 2006 году.

В заголовке дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.

Например:  Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1-80.

Подлинность документов дела в заголовке  специально не оговариваются, она подразумевается. Копийность документов в заголовке  указывается.

Например: Приказы директора фирмы по личному составу за 2009 год. №1-80 копии.

Количество листов в деле выносится  на обложку в соответствии с данными  заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнён  по решению ЭК учреждения.

С целью систематизации и закрепления  перечня заголовков дел внутри фонда  составляется опись дел. Опись является учётным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск  документов.

Архивный шифр дела оформляется  в архиве учреждения. В нём указывается  номер фонда, номер описи и  номер дела.

 

 

 

 

 

 

 1.5. Составление описи.

 

 Государственный стандарт  «Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения»  определяет опись, как  архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учёта и закрепления систематизации».

Опись, таким образом, служит основным учётным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись, их систематизируют, т.е. располагают в строго определённом порядке. Для учёта документов  определённых категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой  данной документации (приказы по основной деятельности, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.д.) составляется также внутренняя опись (Приложение 2). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу  описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведётся по каждой указанной группе раздельно. «Основные правила работы ведомственных архивов»  предполагают также составлять отдельные описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные следственные дела, научные отчёты и т.п.) и описи на служебные издания.

 При подготовке  к передаче в ведомственный  архив дел за несколько лет,  дела сначала раскладывают погодам,  а в пределах года по структурным  подразделениям. Такая систематизация  дел называется  Хронологически-структурная.

      Например:        2008г.                                  2009г.

                   Канцелярия                          Канцелярия

                    Отдел кадров                     Отдел кадров

                        и     т.д.                                      и т. д.

 Раскладывая дела  по годам, надо учитывать, что  дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов:

-приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-приказы, протоколы  и другие распорядительные документы  учреждения;

-планы, сметы, отчёты, балансы;

-доклады, переписка  и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения.

Дела по личному составу  систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись. Они располагаются по годам, а в пределах года по значимости документов.

     Например:                            2008 год.

                 Приказы директора по личному  составу

                 Лицевые счета начисления з/платы рабочих и служащих

                 Личные карточки рабочих и  служащих  и т. д.

                                           2009 год то же

Дела по личному составу  могут  систематизироваться сначала  по видам документов, а в пределах вида по годам и уже в таком порядке включаться в опись.

     Например: Приказы директора по личному составу   за 2008г.

                                           то же                                     за 2009г.

                    Лицевые счета рабочих и служащих         за 2008г.

                                           то же                                       за 2009г.

                                           и т. д. 

Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. При большом объёме специальной документации (технической, рационализаторские предложения и т.п.) на неё так же составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входит:

- порядковый номер;

- индекс дела;

- заголовок дела (в т.ч. аннотация);

- дата;

- количество листов;

- примечание.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием  имеется графа срок хранения дела. Все эти данные переписываются с  обложки дела. Дела вносятся в опись  в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда  дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным  номером.

Если в опись вносятся дела подряд с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами «то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись (Приложение 3). В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности (Приложение 4).

Обработка дел и отбор  их на государственное хранение должны производится регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи  на дела, подлежащие постоянному хранению, составляются в каждом структурном  подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний № дел по описи.

Если есть особенности нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нём есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до её утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Составляется опись в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один - остаётся в делах структурного подразделения, второй - передаётся в ведомственный архив вместе с делами (третий подшивается к протоколу ЭК).

На основе описей дел  структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами (Приложение 5).

В маленьком учреждении или фирме  эту работу выполняет секретарь.

 

 

 

 

 

 

  

    2. СДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ.

 

    Сдача дел из структурного подразделения в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений  и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна  проводиться ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная подпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, «Основные правила ведомственных архивов» разрешают хранение этих дел « центральной службой делопроизводства или в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке. В недавно созданных  коммерческих фирмах секретарь должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начало будущего архива фирмы.

 

 

 

3.АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ  ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ.

 

Особенность электронного хранения состоит в направлении  документов в электронный архив  сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).