Документы в управленческой деятельности: понятие, виды, общая характеристика

Карточка – документ для занесения каких-либо сведений, представляющий собой прямоугольный листок плотной бумаги или картона.  

Классификатор – справочник, содержащий список наименований классов, каких-либо элементов среды управления, отношений. Например, классификатор видов деятельности организации.   

Книга – документ для записей, последовательно, на протяжении некоторого времени, фиксирующих выполнение каких-либо действий, операций, работ, ресурсов.  

Контракт – то же, что и договор.  

Контрольные цифры – документ, содержащий сведения о значениях показателей, подлежащих контролю и характеризующих развитие какой-либо организации, социально-экономического комплекса, территории и т. п[13].  

Контрольный лист – документ, содержащий перечень названий контролируемых показателей, параметров чего-либо и их значения, проставляемые по результатам анализа, проверки, контроля.  

Лист - документ, содержащий подписи работников, удостоверяющих какой-либо факт, их согласие с чем-либо.  

Мнение (заключение, отзыв) – документ, содержащий мнение или вывод по какому-либо документу или вопросу.  

Модель  – документ, содержащий формальное описание  какой-либо части среды управления, предназначенное для изучения ее поведения в различных условиях.  

Накладная – сопроводительный документ к перемещаемым, передаваемым материальным ценностям.  

Направление – документ о назначении или командировании кого-либо куда-либо.  

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.  

Нормативы – документ, содержащий показатели норм, в соответствии с которыми производится какая-либо работа.  

Обзор – документ, подготавливаемый, как правило, по отдельному заданию, содержащий всесторонние сведения по определенным вопросам одной темы.  

Обоснование – документ, содержащий аргументы, обосновывающие необходимость выполнения каких-либо работ, изменение действующих показателей или введение новых, эффективность мероприятий и т. п[14].  

Образец – документ, содержащий эталонные значения некоторых сведений, используемые либо для сопоставления с реальными значениями, либо для повторения.  (Пример: образцы подписей, образцы оформления реквизитов документов).  

Обращение – документ, содержащий общественно значимые сведения, объясняющие сложившуюся ситуацию, проводимые мероприятия, просьбу, обращенные к кому-либо.  

Объемы ресурсов – документ, содержащий сведения об объемах ресурсов, необходимых для выполнения каких-либо действий, операций, работ.  

Объяснительная записка – документ, подготавливаемый для руководителя, как правило, по заданию последнего. В нем объясняется  сложившаяся ситуация, факты, действия, причины, обстоятельства, побуждающие мотивы…  

Отчет – документ, содержащий сведения о ходе или результатах выполнения какой-либо работы.  

Оценка – документ, определяющий качество, уровень чего-либо.  

Паспорт – документ, содержащий характеристики кого-либо, чего-либо.  

Патент – документ, свидетельствующий о  праве лица заниматься  каким-либо видом (видами)  предпринимательской деятельности.  

Перечень (опись, регистр, реестр, реквизиты, список) – документ, содержащий сведения о чем-либо, оформленные в списковом виде.  

Письмо – документ, содержащий обращение адресанта адресату, пересылаемое из одной территории в другую[14].  

План – документ, устанавливающий точный перечень работ, подлежащих выполнению, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и исполнителей.  

Подписные листы – документ, в котором ставятся подписи лиц,  участвующих в каком-либо мероприятии, означающие  их согласие с положениями, по поводу которых эти подписи собираются.  

Полномочия – документ, содержащий описание прав на принятие и проведение в жизнь управленческих решений, прав на реализацию власти, предоставленных кому-либо.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения в целом или в сфере какой-либо их деятельности.  

Постановление – правовой акт, издаваемый либо коллегиальным органом, либо главой администрации (на правах единоначалия), в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами управления, устанавливающий стабильные нормы поведения[14].  

Потребности – документ, содержащий описание того, в чем нуждается субъект управленческой деятельности, чего он хочет достичь.  

Пояснительная записка – поясняет содержание отдельных положений другого документа (плана, отчета, проекта) и т.д.  

Предложение – 1) документ, в котором высказываются  мысли о чем-либо как о возможном, что-то выставляется  на обсуждение как возможное;  2) документ, содержащий требование к кому-либо выполнить что-либо, предписывающий что-либо.  

Предписание – документ, в котором содержатся требования, адресованные какой-либо организации или лицу, выполнить определенный перечень работ в определенные сроки.  

Представление – документ, содержащий осведомление, ходатайство о чем-либо и т.п.  

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями органа в целях разрешения задач, стоящих перед этим органом.  

Прогноз – документ, содержащий результаты исследований, определяющих предстоящее развитие среды управления или ее конечное состояние, которое будет достигнуто через определенное время.  

Программа – документ, содержащий подробный обоснованный план выполнения чего-либо, отвечающий по своему содержанию определенным требованиям.  

Пропуск – документ, дающий кому-либо право входа, въезда куда-либо, посещения чего-либо.  

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.  Протокол о намерениях – документ, в котором фиксируются замыслы, желания, предложения о том, что надо совершить договаривающимся сторонам.  

Разрешение – документ, дающий временное право на совершение чего-либо.  

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично, как правило, руководителем коллегиального органа государственной власти или местного самоуправления в целях разрешения оперативных вопросов.  

Регламент (порядок, руководство) – документ, содержащий правила, регулирующие порядок какой-либо деятельности.  

Резолюция – 1) постановление, принятое коллективно в результате обсуждения какого-либо вопроса; 2) решение, распоряжение начальника о необходимости выполнения каких-либо действий, вытекающих из сути некоторого документа или их совокупности.  

Рекомендации – 1) документ, содержащий советы, пожелания, предложения; 2) документ, содержащий положительный отзыв о работе какого-либо лица (обычно с ручательством за него)[14].  

Решение – правовой акт государственного, муниципального органа или нескольких органов, а также должностного лица, принятый в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними, и влекущий юридические последствия. (Правовой акт, принимаемый исполнителями в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.)    

Сведения (данные, информация, описание, показатели, сводка, табель) – документ, содержащий справочные данные о чем-либо.   

Свидетельство (удостоверение, сертификат) – документ, удостоверяющий что-либо.  

Служебная записка – вид письма, предназначенный для официального обмена информацией внутри организации. Содержит краткое изложение какого-либо дела, сообщение о чем-либо.  

Смета – документ, содержащий перечень предстоящих расходов или доходов.  

Соответствие – документ, фиксирующий соотношение между чем-либо, выражающее согласованность, подобие в каком-либо отношении.  

Справка – документ, выдаваемый по запросу кому-либо, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий[14].  

Ставки – документ, содержащий сведения о величине заработной платы для различных должностей и их градаций.  

Стандарт – документ, содержащий обязательный для исполнения свод правил, характеристик, которым должен соответствовать элемент управленческой среды. При этом стандарт действует в определенных пределах: конкретной организации, отрасли, государстве.  

Стенограмма – документ, содержащий дословную запись устного выступления  с помощью стенографии, или расшифрованный текст такой записи.  

Стратегия – документ, определяющий общее направление действий, приводящее к достижению намеченных целей.  

Структура – документ, раскрывающий строение какого-либо элемента среды управления путем условного представления его частей и их взаимной увязки.  Структура и штатная численность – документ, в котором, как правило, в табличной форме приводятся для каждого структурного подразделения организации следующие сведения: наименование должности, количество работников, занимающих одинаковую должность.  

Схема – документ, в котором содержится условное графическое изображение расположения чего-либо[14].  

Сценарий – документ, содержащий детальный план проведения каких-либо мероприятий, осуществления какого-либо замысла.  

Телеграмма – сообщение, переданное по телеграфу, или бланк с таким сообщением.  

Технология – документ, содержащий описание способа, требуемых средств, а также норм и правил, которых необходимо придерживаться и использовать при выполнении каких-либо действий, операций, работ.  

Требование – 1) документ с просьбой о выдаче чего-либо, направлении кого-либо или чего-либо куда-либо; 2) документ, содержащий правила, условия, обязательства,  подлежащие  выполнению; 3) документ, содержащий описание характеристик, которым должен соответствовать кто-либо, что-либо.  

Указ – правовой акт, принимаемый президентом или губернатором. Может быть нормативным (устанавливает нормы и правила) и индивидуальным (устанавливает применение норм и правил в конкретном случае).  

Указание –  правовой акт, издаваемый органом государственного управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д. и т.п.  Имеет форму служебного письма и подлежит регистрации[14].  

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.  

Характеристика – документ, содержащий отзыв о чьей-либо деятельности.  

Ходатайство – документ, содержащий просьбу о чем-либо, представление с целью добиться чего-либо, выхлопотать что-либо.  

Цели – требуемое состояние среды управления, которое необходимо достичь субъекту управленческой деятельности к известному моменту времени, определенное на основании анализа потребностей и возможностей этого субъекта.  

Штатное расписание – документ, в котором, как правило в табличной форме, приводятся для каждого структурного подразделения организации следующие сведения: название должности, фамилия и инициалы  работника, который ее занимает, размер должностного оклада. Если должность не занята, то указывается, что она вакантная.  

Экспертное заключение – документ, содержащий мнение специалистов в определённой сфере человеческой деятельности по каким-либо вопросам.

Один и тот же вид документа может играть разную роль в зависимости от того, для описания результатов каких управленческих работ его применяют[14].

Например, если осуществляется  контроль  исполнения заданий и организационно-распорядительных воздействий, то в документе с названием вида «отчЕт» могут быть отражены результаты проверки исполнительской дисциплины. Если документ такого же вида  используется при разработке целей организации, то он может содержать результаты исследований достижимости целей управления.  

Рассмотрим еще один пример. После принятия управленческого решения и определения плана его реализации в число исполнителей решения попал отдел организационной работы администрации. Необходимо довести до сведения работников этого отдела конкретное задание. В этой управленческой операции документ вида «ОТЧЕТ» неприменим, но подойдет такой вид документа, как «задание».

Эти примеры убеждают в том, что управленческий документ одного вида может быть применен в различных управленческих работах, но не все виды управленческих документов применимы в одной определенной работе.

Поэтому  для практических целей важно не только знать суть документа конкретного вида, но и его применимость в различных управленческих работах[14].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.