Документы в управленческой деятельности: понятие, виды, общая характеристика

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА

АКАДЕМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

 

 

 

 

Директор академического  колледжа                                         

                                      Л.А.Смагина

 

 

 

Реферат

«Документы в управленческой деятельности: понятие, виды, общая характеристика»

СО-КМ-11

 

 

 

 

 

Студент                                                                                                                          _Д.Е.Попова     

 

Преподаватель            ________________Е.Ю.Смородникова                                

 

 

 

 

 

Владивосток 2013

 

 

Содержание

 

            Введение………………………………………………………………………………….3

           1.1 Управленческий документ – определение понятия. Основные части и     реквизиты документа…………………………………………………………………………….4                                                                                                                                    

            1.2 Модель и характеристики  текста документа……………………………………...5

            1.3 Виды управленческих документов………………………………………………..11                               

            Заключение……………………………………………………………………………...20

            Список использованных источников………………………………………………….21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.

Документы, иначе официальные документы, или «бумаги», сопровождают человека с самого начала жизни.

Делопроизводство является основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И как бы не были насыщены предприятия техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остаётся документ.

Актуальность работы заключается в том, что конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Цель работы изучить документ в управленческой деятельности.

Задачи:

1. Изучить управленческий документ – определение понятия. Основные части и реквизиты документа
2. Модель и характеристики  текста документа
3. Виды управленческих документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       1 Договоры в управленческой деятельности: понятие, виды, общая характеристика

       1.1 Управленческий документ – определение понятия. Основные части и реквизиты документа

 В управлении выделяется  особый класс сообщений, называемых  документами. Исторические факты  свидетельствуют  о том, что впервые документы начали использоваться в судебной практике. Очевидно поэтому слово  «документ», произошедшее от латинского documentum,  означает – «доказательство, свидетельство» [1]. В толковом словаре С. И. Ожегова  документ определяется, как «…деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо».[1] В соответствии с Российским государственным стандартом (ГОСТ Р 51141-98 ).

Общее понятие документа. В юриспруденции документ - это «…овеществленное изложение мыслей, которое предназначено для доказывания юридически значимых обстоятельств, а также позволяет установить его составителя» [1]. В гражданском процессе документом именуется «…письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентным органом в пределах его прав и обязанностей, в установленном законом порядке, содержащее наличие всех необходимых реквизитов (дачу выдачи, подпись должностного лица, указание организации или органа, выдавшего документ, и т.д.)» [2]. В уголовном процессе документом признается «…любой предмет материального мира, на котором какими-то условными знаками (буквами, цифрами и др.) зафиксирована какая-то мысль или имеется изображение какого-либо объекта» [1]. Управленческие документы образуют большой класс документов, часть из которых выделена и приведена в Общероссийском классификаторе управленческих документов [1].

Таким образом, есть достаточные основания для того, чтобы определить понятие  документа применительно к сфере управления. Рассмотрим отличительные признаки управленческих  документов.

1 Документ относится к  классу сообщений, содержащих  сведения, достоверность которых заверяется, а факт заверки отражается в самом  сообщении с указанием сведений о лице, заверяющим эти сведения. Это обусловлено двумя обстоятельствами. Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что  принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых  оно вырабатывается, недостоверны, а также  тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.

2 Сведения, содержащиеся в  управленческом документе, разделяются на две части. Одна часть, называемая текстом документа (содержательная часть сообщения) включает сведения о среде управления, для отражения которых документ был составлен. Другая часть сведений имеет дополняющий, вспомогательный характер (сведения об авторе, о дате, определяющей время составления документа, о сути текста документа и т.п.).

Это сведения о среде, связанные с документом, и играющие определенную роль в управлении. Они составляют  справочную часть документа. Все сведения в справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и включает в себя одно или несколько связанных между собой этим смыслом отдельных сведений. Такая группа называется реквизитом документа. Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами, главным из которых является государственный стандарт – ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов[2].  

В частности, сведения о заверке сведений,  о составителе, отправителе и получатели документа, являются его отдельными реквизитами. Таким образом, управленческий документ можно определить следующим образом. Это сообщение, состоящее из содержательной части - текста (сведения о среде управления, для передачи которых оно создано) - и справочной части, которая включает сведения, объединенные в нормативно-устанавливаемые реквизиты, обязательно включающие реквизит о заверке достоверности текста[2].

 

1.2 Модель и характеристики  текста документа

Составление текста документа - нередко сложная творческая задача, решение которой требует глубоких научных знаний и практических навыков. Текст документа обладает рядом  свойств, которые необходимо учитывать при его составлении и анализе. Первое. Текст управленческого документа имеет определенную структуру, отражающую его строение. В общем случае элементами структуры документа могут быть: части, разделы, подразделы, пункты. Часть может состоять из разделов, подразделов, пунктов.  Раздел может включать подразделы, пункты. В свою очередь подраздел может состоять из пунктов. Каждый из перечисленных элементов структуры имеет обособленный смысл и содержит совокупность сведений, полностью раскрывающих определенный вопрос,  тему или какую-либо ее часть. Структура текста документа определяется следующими сведениями:  о составе и названиях всех элементов структуры;  о том, названия каких элементов структуры вносятся в текст документа;  о взаимном расположении элементов структуры[3].   

Второе. Сведения, составляющие текст документа, определенным образом распределены по элементам его структуры. В тексте документа сведения могут быть представлены в одном из пяти  видов:  

Прозаический вид. Сведения представляются в виде таких синтаксических единиц, как предложение, прозаическая строфа, фрагмент, или их совокупностей. При этом название сведений и их значения специально не выделяются[3].

 «Прозаическая строфа  – это сочетание нескольких  тесно взаимосвязанных по смыслу  и синтаксически предложений, представляющих  собой более полное по сравнению  с отдельным предложением развитие мысли» [1].

«Фрагмент – это две или несколько прозаических строф, объединенных развитием одной темы ( или ее аспекта) и связанных с помощью специальных синтаксических средств» [1]

Пример. «Ведущий специалист, проработавший в общем отделе 7 лет, не удовлетворен руководством отдела. Он отмечает, что высокий уровень профессионализма сочетается у руководителя с авторитарными методами и грубым отношением к подчиненным».  

Анкетный вид этом виде названия сведений и их  значения обозначаются самостоятельными грамматическими конструкциями. При этом может называться как отдельное сведение, так и некоторая совокупность связанных единым смыслом сведений. Для передачи названия сведения используются словосочетания или  предложения[4].

Пример. Характеристики здания администрации (названия сведения)  - Четырехэтажный кирпичный, дом, расположенный на перекрестке улиц Генеральской и Фурманова, постройки 1937 года (множество значений сведений о здании администрации). Значение сведения или группа значений, соответствующие названию, передаются любыми грамматическими конструкциями (слова, словосочетания, предложения …)[4].

Пример 1. Возраст руководителя общего отдела (название сведения) – 53 года (значение сведения, передаваемое словосочетанием).

Пример 2. Характер руководителя (название сведения) – уравновешенный (значение сведения, передаваемое словом).

Пример 3. Задание руководителя (название сведения)  – составить письмо в адрес администрации города по отчуждению земли под строительство (значение сведения, передаваемое предложением)[4].  

Списковый вид    Сведения представляются в виде списка, состоящего из пунктов. Все пункты списка одинаковы  по структуре (составу элементов, из которых состоит пункт). Структура пункта строится из элементов различного типа, наиболее распространенными из которых являются:  

Метка пункта. Она обязательна, используется для выделения пункта и может обозначаться каким-либо условным знаком или порядковым номером;  

Текст пункта - может иметь любой вид. В следующем ниже примере текст пунктов имеет анкетный вид[5].

Пример 1.  

(метка пункта)  Ваша должность – ведущий специалист (текст пункта).  

Сколько лет работаете в общем отделе - 7 лет.  

Удовлетворены ли Вы, руководством отдела – нет.  

Уровень профессионализма руководителя – высокий  

Стиль руководства – авторитарный.  

Отношение к подчиненным - грубое.

А вот пример текста пунктов прозаического вида[5].

Пример 2. Повестка дня собрания.    

(Метка пункта) Доклад  заместителя мэра города   Ромова  Е. Н. «О подготовке объектов города к отопительному сезону» (Текст пункта).    

 «О состоянии  водоснабжения промышленной зоны города».

Доклад главного инженера ГУП «Водоканал» Выскубова С.А[6].  

Изобразительный вид.  Особое место занимают сведения, сочетающие в себе один из вышеуказанных видов с изображениями. В тексте управленческих документов могут использоваться различные изображения: рисунки, фотографии, чертежи, таблицы, диаграммы, графики и схемы. Но наиболее часто используются таблицы, схемы, диаграммы и графики. Таблица – это перечень сведений (текст, числовые данные) о чем-либо, приведенных в определенную систему и разложенных по графам и строкам[6].

Таблица 1 Пример. Фрагмент таблицы перечня работ, выполняемых на рабочем месте.

№ п/п	Наименование работы	Продолжительность	Закономерность начала выполнения	Закономерность окончания выполнения
1	Подбор персонала	Не определена (С)	По указанию руководителя комитета (З)	К сроку, указанному руководителем
2	Подготовка приказов по командировкам	Не определена (С)	С момента регистрации заявления командируемого (З)	За три дня до начала командировки

 

Схема. Это структурное представление каких–либо сведений о среде управления. При построении схемы используются различные геометрические элементы: прямоугольники, линии, стрелки и т. п.

Например, схема организации, отражающая состав руководства и структурных подразделений, а так же их соподчинённость[7].