Документы в управленческой деятельности: понятие, виды, общая характеристика

Например, На рисунке 1. изображен фрагмент структурной схемы администрации города.

Первый заместитель главы администрации города.

Председатель комитета по стратегическому развитию

Заместитель главы города по жилищно-коммунальному хозяйству

Заместитель главы города по социальным вопросам

 Глава администрации  города[8].  

Диаграмма изображает  соотношения каких-либо величин. В современных текстовых редакторах можно использовать множество диаграмм различных  видов (В текстовом редакторе WORD 2000 предусмотрено использование 14 типов стандартных и 13 типов нестандартных диаграмм).

Например, на рис 3. изображена чёрно- белая круговая диаграмма.

Например, на рис 4. представлен график изменения численности населения города, тыс. чел[9].

5. Трафаретный вид сведений.

В управленческих документах часто используется трафаретный текст. Это заранее составленный элемент текста документа, который воспроизводится без изменения во всех текстах однотипных документов. Как правило, трафарет передает названия сведений или изобразительную форму, являющуюся основой для их передачи[9].

Например, в доверенности используется следующий трафарет, передающий название сведения. «Доверенность действительна по «____» ____________ 2000 г.»

Таблица 2 Трафарет передающий изобразительную форму (таблицу) и названия сведений.

№ п.п.	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)

 

 Третье. Сведения, содержащиеся  в тексте, разбиваются на группы, формируемые в соответствии со  следующими правилами:  Сведения, составляющие группу, неразрывно связаны единым смыслом и представлены одним видом или их определенной совокупностью.  Группа занимает обособленную геометрическую зону текста документа, полностью входящую в какой-либо элемент структуры текста[9].

Четвертое. Текст документа имеет определенную графику и геометрические характеристики, определяющие размеры, форму и расположение геометрических зон текста, форматирование символов стили абзацев и т. п. Необходимо отметить, что применение трафаретного вида сведений  в отдельных случаях имеет рекомендательный характер, при этом могут предлагаться несколько вариантов трафаретного текста, выполняющего в документе одинаковую функцию. Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание этих свойств называется конкретной моделью текста документа[10].

Итак, эта модель содержит сведения:  

1. О структуре текста.  
2. О следующих свойствах каждого структурного элемента текста.  
• Количество групп сведений в каждом элементе.  
• По каждой группе, а при необходимости по некоторой их совокупности, приводятся следующие сведения:  
1. Вид представления сведений в группе (в совокупности групп);  
2. Состав сведений о среде управления, сообщаемых в группе (совокупности групп);  
3. Порядок расположения сведений  (указывается при необходимости) в группе (в совокупности групп);  
4. Графика сведений каждой группы (тип шрифта, формат символов, стили абзацев и другие необходимые характеристики);  
5. Геометрические характеристики зоны (размер, форма, расположение), соответствующие данной группе[10].

Таким образом, описанная модель документа точно передает свойства, какого-то одного конкретного документа и используется для научных целей, например для обобщения свойств реальных документов.

Кроме рассмотренной конкретной модели, широко используется модель-образец документа. Она передает свойства некоторого класса документов, выделяемого по определенным признакам. На ее основе может быть составлен конкретный управленческий документ путем определения значений сведений, составляющих модель-образец. Она используется при обучении составлению и составлении конкретных документов.

От конкретной модели документа модель-образец отличается только пунктом 2.2.2., который излагается в следующей редакции: «Состав названий сведений о среде управления, сообщаемых в группе и, в необходимых случаях, пояснения, раскрывающие смысл и назначение этих сведений, а также ситуации, в которых эти сведения могут отсутствовать или использоваться обязательно.  При необходимости могут быть даны рекомендации, уточняющие характеристики используемой группы сведений, а также конкретные, поясняющие  примеры».

Модель-образец текста приказа по основной деятельности[10].

Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть состоит из двух групп,  имеющих  прозаический и трафаретный вид, и  содержит сведения о причинах,  нормативно-правовых основаниях издания приказа и его цели. Эта цель формулируется как обобщенное название результата, который должен быть получен после выполнения распорядительной части приказа. В причинах раскрывается ситуация в среде управления, приведшая к необходимости разработки управленческого решения и оформления его в виде приказа. Рекомендуется сведения рассматриваемой части приказа располагать в одной из следующих последовательностей:  

Причина, нормативно-правовые основания, цель;  

Причина, цель, нормативно-правовые основания[11].

В обоснованных случаях в констатирующей части может отсутствовать причина и/ или нормативно-правовые основания. Цель приказа должна присутствовать обязательно. При определении цели используется трафаретная словоформа, образованная от слова «цель».  Если используется первый тип последовательности расположения сведений,  то рекомендуется последнее предложение констатирующей части начинать с трафаретного текста. «На основании вышеизложенного с целью …». Если используется второй тип последовательности, то «С целью … на основании (указываются нормативно-правовые основания)».  Если в констатирующей части отсутствуют причины и нормативно-правовые основания, то текст начинают с трафаретного словосочетания  «С целью»[11].

Распорядительная часть приказа следует за констатирующей частью  и содержит  две группы сведений трафаретного  и спискового-трафаретного видов. Первая трафаретная группа представлена словом «ПРИКАЗЫВАЮ:». Она (группа) занимает отдельную строку, отделяется от последней строчки констатирующей части двумя пробелами   и располагается от левого поля документа. Группа спискового-трафаретного вида начинается с новой строки, следует за первой трафаретной группой и  может содержать произвольное количество пунктов списка. В качестве меток пункта рекомендуется использовать арабские цифры, определяющие порядковый номер пункта, начиная с цифры 1. Текст пунктов имеет прозаический вид.

Последний пункт распорядительной части приказа – это трафаретный текст, передающий сведения о должностном лице, осуществляющем контроль исполнения приказа.  Возможны два варианта этого текста:  

Контроль исполнения приказа возложить на (указываются должность, инициалы и фамилия лица).  

Контроль исполнения приказа буду осуществлять лично[12].

Тексты остальных пунктов приказа строятся по формуле «кому», «что», «когда». Составляющая часть формулы «кому» передает сведения о том, кому поручается выполнить определенную работу или получить определенный результат (цель пункта). При этом рекомендуется сообщить должность, инициалы и фамилию лица. Если одинаковые цели предполагается достичь нескольким лицам, то они перечисляются в этой части формулы.

Составляющая часть формулы «что» определяет сведения о цели пункта.

Составляющая часть формулы «когда» определяет сведения об относительных или абсолютных сроках достижения цели.

Рекомендуется сведения описывать в последовательности:   «кому», «что», «когда».

Пример пункта 5 распорядительной части приказа по основной деятельности.

5. Начальнику эксплуатационного  отдела И.Т. Моисееву, на период с 0 часов 12.12.2000 по 0 часов 13.12.2000 назначить по теплопункту дополнительного дежурного[12]. 

1.3 Виды управленческих документов

В практике управления применяются различные виды управленческих документов. Ниже приведен список, в котором  в алфавитном порядке перечислены и определены различные виды управленческих документов.

В этом списке присутствуют документы, которые применяются в работе органов государственной власти и местного самоуправления в настоящее время, и документы, которые пока не используются, но необходимость их применения обусловлена приведенной в предыдущем параграфе книги структурой процесса управления. Название последних выделено курсивом.

Например, модель, соответствие …[12].  

Автобиография – краткое описание жизни конкретного человека, составляемое им самим.  

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.  

Анкета – документ, содержащий постоянную информацию в виде вопросов или названий показателей и переменную (ответы или данные).  

Аттестационный лист – документ, содержащий оценку знаний, умений, навыков (уровня квалификации) какого-либо лица на соответствие занимаемой или предполагаемой к занятию должности.  

Баланс – документ, устанавливающий сравнительный итог прихода и расхода чего-либо за какой-либо период или по состоянию на определенную дату.  

Благодарность – документ, содержащий официальную положительную оценку труда, деятельности кого-либо, применяется как форма поощрения.  

Бюллетень – 1 краткое официальное сообщение о чем-либо, имеющее общественное значение. 2 листок для голосования с фамилиями кандидатов.  

Ведомость – сводка, список каких-либо данных.  

Выписка – документ, содержащий какую-либо часть сведений, имеющихся в другом документе.  

Грамота – документ, удостоверяющий или устанавливающий статус какого-либо лица, организации, государства[13].  

График – 1. (расписание) перечень работ с указанием последовательности их выполнения, точными показателями норм, времени и места выполнения. 2. Чертеж, изображающий с помощью линий количественные показатели развития, состояния и т. п.  

Декларация – документ, официально провозглашающий, какие-либо принципы, положения от лица государства, партии, международной организации и т. п.  Дерево целей (подцели) – документ, содержащий результаты декомпозиции целей.  

Директива – документ, содержащий обязательное для исполнения указание вышестоящего органа.  

Дневник – документ, содержащий ежедневные записи каких-либо сведений, отражающих изменения в среде управления.  

Доверенность – документ, в котором одно лицо, организация (доверитель) уполномочивает другое лицо, организацию (поверенного) совершать от имени доверителя юридические действия.  

Договор –  документ, фиксирующий соглашение сторон  об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.  

Доклад – документ, содержащий изложение каких-либо вопросов, имеющий выводы и предложения, предназначенный для устного прочтения.  

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий обязательное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями составителя[13].  

Должностная инструкция – документ, определяющий обязанности, права и ответственность должностного лица и требования к претенденту на занятие соответствующей должности.  

Жалоба – официальное заявление о незаконном либо неправильном действии какого-либо лица (лиц), учреждения, организации.  

Журнал регистрации (журнал учета) – документ, устанавливающий в табличной форме наличие кого-либо, чего-либо путем подсчета, описи, с указанием наиболее важных признаков учитываемого.  

Задание (наряд, поручение) – документ, предписывающий выполнение работнику или работникам определенной работы и устанавливающий их показатели. На практике наряд составляется на выполнение технических работ (размножение, отправка …), а задание, поручение - на выполнение формализуемых и творческих работ.  

Заказ – документ, содержащий названия заказываемых для выполнения кому-либо работ, или материалов, предметов и т.п.  

Закон – правовой, нормативный акт, принятый представительными органами государственной власти или местного самоуправления, регулирующий наиболее важные общественные отношения.  

Запрос – документ, запрашивающий кого-либо о чем-либо.  

Заявка – 1 заявление о своих правах или предоставлении прав на что-либо;  2 заявление с указанием на потребность в чем-либо, требование на получение чего-либо.  

Заявление – 1 официальное обращение с сообщением о чем-либо важном, значительном; 2 письменная просьба о чем-либо, направленная официальному лицу, организации[13].  

Извещение (сообщение, уведомлеие) – документ, в котором сообщается, доводится до сведения кого-либо что-либо.   

Инструкция (правила) – правовой акт.  1. Свод правил, устанавливающий порядок или способ осуществления чего-либо, содержащий руководящие указания, наставления.