Разработка АРМ «Организация городских мероприятий»

1 Теоретическая  часть

Обзор современного рынка АИС

В настоящий момент на рынке существует небольшое число  АИС для автоматизации деятельности «Организация городских мероприятий». Наиболее распространён такой программный  продукт, как «1С:Управление небольшой  фирмой 8», который предназначен для  автоматизации предприятия численностью от одного, двух до нескольких десятков человек. Данное ПО характеризуется  несложными процессами управления и  организационной структурой, которые  значительно упрощают процесс работы с клиентами.

Прикладное решение "Управление небольшой фирмой" разработано на новой версии платформы «1С:Предприятие 8.2».

В ней интегрированы  некоторые элементы CRM технологии, что  позволяет повысить эффективность  работы с клиентами.

Подробная информация о клиенте

В карточке клиента  можно указать подробную контактную информацию о клиенте: адрес, телефон, сотовый руководителя, адрес электронной  почты и т. д. Таким образом, информация о клиентах хранится в одном месте. Это дает возможность организации  массового оповещения о новинках или изменениях в схеме сотрудничества. Если сотрудник, работающий с группой  клиентов, уволился, то их контакты можно  передать другим менеджерам компании.

Дополнительная информация о клиенте

Помимо контактной информации в карточку клиента можно  вносить некоторую дополнительную информацию. Например, отрасль, в которой  он работает. Это позволит менеджеру  быстро сориентироваться и сделать  выгодное предложение. Клиенту же приятно  будет такое внимание, и он продолжит  сотрудничество.

История взаимоотношений

В программе 1С: Управление небольшой фирмой 8 есть возможность ведения истории взаимоотношений с каждым клиентом. Это позволяет руководству компании всегда «держать руку на пульсе» работы сотрудников. В случае болезни одного из менеджеров его работу смогут выполнять другие сотрудники. Таким образом, клиенты вовремя получат свои заказы, а компания приобретёт репутацию надежного партнера.

Регистрация и хранение договоров  с контрагентами

Помимо введенной  информации в информационной базе программы  1С: УНФ 8 можно хранить отсканированные договора.

В заключение подведем итоги, что предлагает программные  продукт 1С: Управление небольшой фирмой 8 в области управления клиентской базы:

• централизованное хранение информации о клиентах;
• возможность разделять клиентов на группы, что позволяет делать целевые предложения;
• взаимозаменяемость менеджеров, работающих в отделе продаж;
• контроль над работой сотрудников и возможность поддержания ее на должном уровне;
• повышение качества обслуживания клиентов. [4]

 

2 Проектная  часть

1. Анализ ПрдО

Организация городских  праздников - самое масштабное мероприятие. Каждый город или район проводит массовые праздники, на которые собираются все жители, приезжают гости.

Для автоматизации  функций управления и контроля необходимо тщательно разобраться в данной сфере деятельности.

Прежде всего, нужен сценарий. Оговаривается тематика, идеи и цели. При проведении таких  мероприятий очень важна работа сценариста, потому что он сможет составить  такой сценарий, в котором будет  отражена особенность и значимость проводимого праздника именно в  этом городе. Тематика может быть самой  разной:

• День города
• Масленица
• День защиты детей
• День металлурга
• Новый год
• Рождество
• Международный женский день 8 марта
• День защитника отечества
• День победы
• День пожилого человека
• Последний звонок
• День России
• Муниципальные, районные мероприятия
• Акции в рамках предвыборных кампаний
• Выставки и ярмарки
• Спортивные мероприятия и т.д.

Пишется подробная  программа. Далее приглашают артистов и аниматоров.

Организация любого праздника начинается с подбора  помещения или места, в котором  он будет проводиться. То же самое  касается и городских мероприятий. Арендуются концертные площадки, устанавливаются  мобильные сцены, подиумы, составляется список необходимого оборудования и инвентаря (в том числе торговых павильонов с угощением и дегустацией). А в создании обстановки могут помочь профессиональные декораторы, которые оформят помещение и украсят его гирляндами или воздушными шарами. Подбор ведущего, который любит и умеет общаться с людьми, дело далеко не самое легкое, но организаторы праздников справятся с ним без особых проблем.

Разрабатывается постановка дымовых, пиротехнических  эффектов, световых и лазерных шоу, проведение салютов и фейерверков, спецэффектов.

Подготовка массового  мероприятия осуществляется его  организаторами и уполномоченными  ими ответственными людьми. Каждый организатор, отвечает за определённую часть работы.

И, конечно же, необходимо согласовать юридические  и административные вопросы мероприятия. До получения разрешения на проведение массового мероприятия его организаторы, а также иные лица не вправе объявлять  в средствах массовой информации о дате, месте и времени его  проведения, изготавливать и распространять с этой целью листовки, плакаты  и иные материалы.

Место и время  проведения городского мероприятия  определяются с учетом необходимости  обеспечения нормальной жизнедеятельности  города и работы государственных  учреждений, организаций, предприятий, прав и свобод других людей.

Массовые мероприятия  могут проводиться с 9 до 21 часов. Мероприятия на открытых площадках  вблизи жилых домов могут проводиться  с 9 до 22 часов.

Перечень мест для проведения массовых мероприятий  определяется решением исполнительного  комитета городского совета. Мероприятия  могут проводиться и в местах, не установленных таким Перечнем в случае, если это предусмотрено  соответствующим актом Президента, Кабинета Министров, нормативно-правовым актом городского совета и его  исполнительного комитета. [5]

2.1.1 Описание  и построение бизнес-процесса  ПрдО

Для проведения городского мероприятия необходимо заключить  договор о решении, содержащий общие  положения и приказ.

При описании основных бизнес-правил, можно выделить следующие  этапы организации концерта:

1. определить  тему (форму проведения) концерта;

2. определить  дату, время и место проведения  концерта;

3. составить программу  или сценарий концерта;

4. просмотреть  и отобрать концертные номера;

5. продумать текст  конферанса и подготовить ведущих;

6. подготовить  и распространить пригласительные  билеты;

7. оформить и  вывесить афиши;

8. провести репетицию  концерта;

9. организовать  и провести концерт;

10. последействие.

Рассмотрим подробнее  работу на каждом названном этапе:

1 этап. При определении темы концерта необходимо учитывать календарный день.

2 этап. Определяя дату и время проведения концерта, необходимо учесть день недели, выходные и праздничные дни.

Самым оптимальным  местом проведения городского мероприятия  является концертный зал, открытая сцена  на улице или большая уличная  площадка.

3 этап. При составлении программы или плана проведения концерта необходимо соблюдать правила.

Следует также  учитывать возраст участников концерта - начать концерт лучше с выступлений  младших детей, а закончить выступлениями  участников старшего возраста.

4 этап. Концертные номера нужно просмотреть и отобрать необходимые заранее - не менее чем за две недели до даты проведения самого концерта. До просмотра номеров необходимо ознакомить предполагаемых участников с проектом сценария, чтобы они заранее продумали тематику выступления.

При отборе концертных номеров нужно предъявлять к  ним следующие требования: номер  должен иметь законченный вид, соответствовать  теме концерта.

5 этап. Конферанс является необходимой и важной содержательной составляющей любого концерта.

Конферанс позволяет: создать праздничное настроение, изложить необходимую информацию об участниках концерта и концертных номерах, дополнить концертные выступления  тематической информацией, провести поздравление и награждение участников и гостей концерта, сгладить организационные  недочеты при проведении концерта.

В качестве конферансье  лучше всего подготовить двух людей - юношу и девушку или  женщину и мужчину. Текст конферанса с ведущими нужно разучить заранее, а также проговорить возможные  варианты их действий в случаях организационных  недоразумений в ходе проведения концерта.

Важно обсудить с  ведущими форму одежды, а также  тщательно отрепетировать поведение  на сцене.

6 этап. Пригласительные билеты для спонсоров на концерт можно оформить на компьютере, а при необходимости - изготовить вручную. На таком билете необходимо разместить следующую информацию: личное обращение к приглашаемому, название концерта, дату, время и место проведения концерта, адрес, проезд и телефон места проведения концерта, краткую аннотацию концерта.

7 этап. Афиша должна содержать следующую информацию: название концерта, дату, время и место проведения концерта, адрес, проезд и телефон места проведения концерта, краткую аннотацию концерта; условия посещения концерта (платно или бесплатно).

8 этап. Репетиция - необходимый этап организации концерта, позволяющий решать целый ряд организационных задач. В ходе репетиции следует: каждый включенный в программу концертный номер просмотреть на сцене; отрепетировать с каждым участником концерта выход и уход со сцены; прорепетировать, если предусмотрено, награждение участников концерта; проговорить с выступающими требования (во всех деталях) к форме сценической одежды; назначить время сбора участников концерта.

9 этап. Правила организации концерта:

1. За 1-2 часа до  начала концерта необходимо проверить  место его проведения.

2. Программу концерта (краткий вариант) необходимо  отпечатать в нескольких экземплярах  и развесить за сценой.

4. Время сбора  участников концерта необходимо  назначить не менее чем за 30 минут до начала концерта.

5. Перед началом  концерта нужно проверить организационную  подготовку всех участников концерта, а также настроить их на  предстоящее выступление.

6. Организатору  концерта необходимо постоянно  находиться на сцене, чтобы  контролировать все происходящее  на сцене и за сценой.

10 этап. Этап последействия должен включать в себя: обсуждение ошибок и недочетов концертного выступления, исправление выявленных недостатков, определение перспектив концертной деятельности. [6]

Построим модель бизнес-процессов для описания предметной области, с использованием диаграммы деятельности (activity diagram) CASE - средства IBM Rational Rose 2007 (рис. 1).

Рисунок 1 – Диаграмма бизнес-процессов

Построенная диаграмма  понадобиться в дальнейшем для формирования основных бизнес-правил.

2. Построение Инфологической модели данных предметной области

Сформулируем  основные бизнес-правила организации  городских мероприятий:

• Каждый организатор отвечает за определённую сферу деятельности и управляет несколькими ответственными, имея их контактные данные.
• Каждый ответственный подчиняется определённому организатору.
• Спонсоры могут участвовать в каждом мероприятии.
• Одно и то же украшение можно использовать несколько раз.
• Пиротехника включается в праздник по желанию.
• Каждое мероприятия уникально.

• Организаторы, ответственные, пиротехника, спонсоры, украшения и само мероприятие идентифицируются уникальным номером, пригодным для использования в отчётных документах.

Согласно сформулированных бизнес-правил создадим логическую модель предметной области (рис 2). Для этого  воспользуемся CASE-средством проектирования ERwin.