Проблемы использования информационных технологий в управлении современной организацией

      Информация  на заводе передается по вертикали  сверху вниз и снизу вверх. Сверху вниз поступают распределительные  документы (приказы, планы, распоряжения, постановления), а снизу вверх (отчеты, справки, служебные). Ежедневно проходят  селекторные совещания по телефону с определенным кругом лиц (начальник производства, сбыта, снабжения), на которых докладывается руководству о ходе выполнения плана, отгрузки, обеспечения материалами.

      Информация  между предприятием, потребителем и  поставщиками осуществляется путем  заключения договоров сроком на один год, а в течение года ведутся  переговоры по телефону, передается информация факсимильной связью. В связи с тем, что предприятие частное, государственные органы не вмешиваются в деятельность завода, иногда по письменным запросам информация им предоставляется.

Рисунок 1.

Характеристика  общей схемы информационных потоков в организации

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Вся информация на бумажных носителях в  виде первичных документов, материальных отчетов стекается в бухгалтерию завода.

      В бухгалтерию по компьютерной сети поступает  информация по отгрузке продукции, движение материалов на складах заносятся на основании первичных документов. Вся информация формируется, заносится в память компьютера и распечатывается на бумажные носители.

      На  основании этой информации составляется, ежеквартально бухгалтерский баланс и другие отчетные формы, которые предоставляются в налоговые органы на бумажных носителях и в электронном виде на дискете (основные программы, в которых они работают – это Гарант и Консультант), а также в статуправление. На основании этой информации составляются технико-экономические показатели завода, и определяется эффективность деятельности предприятия.

      Документирование  управленческой деятельности заключается  в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

      Документооборот имеет юридическую силу при наличии  реквизитов, обязательных для данного  вида документа (наименование организации, название документа, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).

     Создание Единой государственной системы делопроизводства обусловлено насущными потребностями дальнейшего совершенствования управленческого труда, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы. Ведение делопроизводства начинается с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

     Организация документооборота на ОАО Владикавказский  завод  «Электроконтактор» выражается следующей схемой (рисунок 2.):

Рисунок 2.

Документооборот на ОАО Владикавказский  завод «Электроконтактор»

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Завод «Электроконтактор» оформляет: договора, приказы, письма, протоколы, инструкции, распоряжения, акты, докладные записки, справки, мероприятия. Датой документа является дата его подписания или утверждения.

     Документы, направляемые в адрес других организаций, набираются в общем отделе на фирменном бланке предприятия на ЭВМ и подписываются генеральным директором. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа с юристом, главным бухгалтером, начальниками структурных подразделений. Согласование оформляется визированием документа. Замечание оформляется на отдельном листе и докладывается подписывающему лицу.

     Особым  способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Документы адресуют подразделениям или конкретному должностному лицу. В резолюции указывается фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии приложения, отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на 10 листах в 3 экземплярах.

     Контроль  за исполнением документа устанавливается  в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.

     Вся корреспонденция, поступающая на предприятие, за исключением личной, вскрываются и регистрируется общим отделом. Проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Корреспонденция, получаемая под расписку, регистрируется в журнале. Все полученные документы докладываются руководству в день их поступления. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп номер и дата поступления документа. После резолюции корреспонденция направляется исполнителю.

     Документы для отправки в другие организации  передаются в общий отдел, который  ведет регистрацию исходящей корреспонденции и отправляет адресату по почте. В течение года производится формирование дел – группирование исполнительных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

      При формировании дел производится группирование по видам документов в хронологическом порядке. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел. На завершенные дела составляются описи. Для обеспечения сохранности документов, они передаются в архив предприятия, где они хранятся в соответствии со сроком, установленными методическими документами Федеральной архивной службы России.

      ОАО «Владикавказский завод «Электроконтактор» имеет свой сайт в Интернет, который расположен по адресу http://www.ekontaktor.ru. Одна из страниц сайта с каталогами продукции помещена в приложении. С помощью сайта можно ознакомиться с каталогами выпускаемой предприятием продукции, посмотреть ее внешний вид и ознакомится с историей нашего завода.

      В основном сайт заполнен деловой информацией, а броский стиль рекламы отсутствует. Маркетинговая служба занимается поддержанием информационного обеспечения для того, чтобы потенциальные покупатели смогли ознакомиться с характеристиками оборудования и выбрать оптимальный результат. На сайте также размещены контактные электронные адреса и телефоны, по которым можно получить консультации.

      Особое  внимание необходимо уделить реализации новых видов продукции и, по возможности, выяснить через продавцов, как идет их реализация и восприятие новых видов продукции покупателями. Осуществлять ежемесячный контроль за ценами на московском рынке основных производителей и поставщиков по данным, полученным от самих производителей, а также по анализу изданий, ориентированных на оптовиков. Оперативно выявлять новые виды аналогичной нашей продукции на рынке, осуществлять её сравнительный анализа качества и цены.

      Выявить каналы и условия получения статистической информации, необходимой для анализа конъюнктуры рынка в Москве и по регионам, в том числе по импорту в ассортименте. Выявить по базам данных (БД) отдела сбыта перечень потребителей тех, кто в прошлые годы брал продукцию регулярно и в больших объёмах, а в текущем году либо не берет, либо берет значительно меньше и путем анкетирования/интервьюирования их выявить причины сложившегося положения. Данная работа на этом этапе носит чисто пилотный характер и ставит своей целью отработать методику анализа полученных данных и целесообразность проведения таких работ в будущем.

      Из  БД отдела сбыта выявить и тех из разовых потребителей, которых в перспективе хотелось бы иметь в качестве постоянных и разработать предложения по их стимулированию. Осуществить поиск новых оптовых потребителей, в том числе из не традиционных ранее сегментов рынка.

      Постоянное  новаторство в  выпуске продукции - обязательное условие  выживания предприятия в условиях рынка.

     Коммуникационная  политика – осознанное формирование информации, поступающей с предприятия на рынок. Фирма поддерживает коммуникации со своими посредниками, потребителями. В свою очередь, ее посредники поддерживают коммуникации со своими потребителями и контактными аудиториями.

     Потребитель занимаются устной коммуникацией друг с другом. Одновременно каждая контактная группа поддерживает обратную коммуникационную связь со всеми остальными. (16, с. 168)

     Комплекс маркетинговых коммуникаций состоит из 5 основных средств воздействия:

     Реклама - любая платная форма первичного представления и продвижения идей, товаров или услуг от имени известного спонсора.

     Стимулирование  сбыта - кратковременные побудительные меры поощрения покупки или продажи товара или услуги.

     «Паблисити» (пропаганда) - неличная и не оплачиваемая спонсором стимулирование спроса на товар, услугу или деловую организационную единицу, посредством распространения о них коммерчески важных сведений в печатных средствах информации или благожелательного представления по радио, телевидению или со сцены.

     Прямой  маркетинг – занимается установлением индивидуального контакта с четко ограниченной, известной целевой группой потребителей.

     Личная  продажа – устное представление  товара  в  ходе беседы с одним или несколькими потенциальными покупателями, с целью совершения продажи.

     Каждой категории присущи собственные специфические приемы коммуникации, такие, как торговые презентации, экспозиции в местах продажи товара, реклама с использованием сувениров, специализированные выставки, ярмарки, каталоги, торгово-рекламная литература, плакаты, конкурсы, рекламно-информационные подборки для прессы. В тоже время понятие коммуникации выходит далеко за рамки всех этих средств и приемов. Внешнее оформление товара, его цена, форма и цвет упаковки, манеры и одежда продавца - все это что-то говорит покупателю. Для достижения наибольшего коммуникационного эффекта, фирме необходимо тщательно координировать весь свой комплекс маркетинга, и не только комплекс стимулирования.

      Для привлечения внимания покупателей  ОАО «Электроконтактор» очень широко использует рекламу.  Особое значение придается следующим аспектам:

      1. Внутрифирменная реклама в ее задачи входит создание у своих сотрудников веры в свое предприятие, и чувства тесной взаимосвязи с его положением. Элементами рекламы являются такие факторы  как  внешний облик предприятия и его сотрудников, голос секретаря по телефону, название товара, качество обслуживания клиентов. Руководство ОАО «Электроконтактор» проводит совместные мероприятия с коллективом, по празднованию знаменательных дат, наиболее отличившиеся работники получают денежные премии. Руководство компании исходит из того, что чем больше ответственных и энтузиазных сотрудников, тем меньшее их количество необходимо, и как следствие меньше расходы фирмы. 

      Основные  средства внутрифирменной рекламы  являются:

      - поддержка хороших взаимоотношений  в коллективе;

• социальные льготы для сотрудников (льготное продажа  товаров  продавемых предприятием).

      2.  Реклама в целях расширения сбыта. Является  основной сферой рекламы, и непосредственно связана со всеми взаимозависимыми факторами маркетинга, влияющими на  объемы продаж.

      По  рекламе можно определить насколько  гибким является предприятие, как быстро оно способно реагировать на изменения рынка. Форма и методы использования рекламы  настолько многообразны, что сделать какие-то выводы о ее специфических качествах довольно непросто.