Моделирование и анализ бизнес-процессов

Клиентами компании являются как педагоги начального общего и  среднего образования, так и средне профессионального образования.  

Штат сотрудников абаканского  филиала насчитывает 60 человек. В  управляющее звено входят ректор и начальники управлений. Ректор в  основном взаимодействует заместителем ректора, специалистом по кадрам, проректором  по СЭД и НМР. Заместитель ректора  взаимодействует с остальными работниками  компании: бухгалтером, вахта, методисты, заведующими отделами, заведующими кафедры.

 

 

2.2. Программное обеспечение, использующееся  на предприятии для проведения  курсов дистанционного образования

Компания использует программное  обеспечение  «e-learning», которая понимается набор ИТ-сервисов, использующихся при проведении дистанционного обучения. Центральным звеном среды e-Learning является система дистанционного обучения. Система дистанционного обучения обеспечивает предоставление следующих сервисов:

• дистанционное обучение;
• управление обучением;
• управление пользователями;
• управление технической и методической поддержкой;
• обеспечение взаимодействия слушателей дистанционного обучения.

В зависимости от стоящих задач  помимо системы дистанционного обучения в состав среды e-Learning могут входить другие информационные системы. Например, важной состовляющей среды e-Learning являются базы знаний, без которых трудно представить себе современное предприятие. Также часто частью среды e-Learning становятся системы коллективной работы.

 В состав системы  входит Конфигуратор, который позволяет  при необходимости настроить  все основные элементы системы:

• редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;
• изменять экранные и печатные формы документов;
• создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;
• редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры;
• редактировать свойства справочников;
• создавать регистры для учета средств в любых необходимых разрезах;
• создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;
• описывать поведение элементов системы на встроенном языке.

Бухгалтер работает в системе  «1С: Предприятие» с типовой конфигурацией.Остальные сотрудники  работают с пакетом Microsoft Office, используя такие его программы, как Microsoft Excel и Microsoft Access.

2.3. Анализ деятельности ГАОУ  РХ ДПО «Хакасский институт  развития образования и повышения  квалификации». Модель AS-IS

Для анализа деятельности предприятия будем использовать АllFusion Process Modeler 7.

AllFusion Process Modeler 7  - инструмент для моделирования, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов. AllFusion Process Modeler 7 можно использовать для графического представления бизнес-процессов. Графически представленная схема выполнения работ, обмена информацией, документооборота визуализирует модель бизнес-процесса.

AllFusion Process Modeler 7 помогает четко документировать важные аспекты любых бизнес-процессов: действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления и контроля, требующиеся для этого ресурсы, а также визуализировать получаемые от этих действий результаты.

AllFusion Process Modeler 7 эффективен в проектах, связанных с описанием действующих баз данных предприятий, реорганизацией бизнес-процессов, внедрением корпоративной информационной системы [17].

Анализ деятельности предприятия начинается с построения модели AS-IS. Эта модель отражает все действия, которые происходят на предприятии, а также отражает работу информационных систем предприятия. Благодаря этой модели, можно выявить на предприятии проблемные места, неэффективные или неавтоматизированные  работы, недочеты в документации и т.д. Модель строится с помощью диаграмм. Диаграммы бывают трех типов: IDEF0, DFD. Рассмотрим каждый тип более подробно.

На начальных этапах создания ИС необходимо понять, как работает организация, которую собираются автоматизировать. Для описания работы предприятия необходимо построить модель. Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является IDEF0.

Диаграмма потоков данных Data Flow Diagramming (DFD) используется для описания документооборота и обработки информации.

Составим модель AS-IS для анализа деятельности ГАОУ РХ ДПО «Хакасский институт развития образования и повышения квалификации».

Данная модель поможет показать, как устроена компания, как осуществляется документооборот.

Кроме того, появляется возможность проследить основную работу. Так как основой компании является складская деятельность, то с помощью модели можно будет выявить проблемы, которые делают функционирование предприятия менее эффективным.

Для начала построим контекстную диаграмму предприятия.

 

 

 

 

 

 

       

 

 

Рис.1. Внешние  связи  ГАОУ РХ ДПО «Хакасский институт развития образования и повышения  квалификации».

 

Создаем стрелки на контекстной диаграмме.

Таблица № 1

Имя стрелки (Arrow Name)	Определение стрелки (Arrow Definition)	Тип стрелки (Arrow Type)
Заявки от педагогов на курсы  повышения квалификации	Поступление заявок на прохождение  педагогами курсов повышения квалификации	Input
Заявки на разработку образовательных  программ с учётом дп	Поступление заявок на разработку образовательных  программ у учетом дистанционной поддержки	Input
Заявки на экспертизы	Проведение экспертиз научно- методических материалов и программных продуктов, созданных работниками образования, работа в качестве экспертов предметных олимпиад, проведение экспертиз аттестационных материалов педагогических работников образования	Input
Заявки на разработку научно-методических пособий	Разработка дополнительных образовательных  программ, разработка рекомендаций по формированию вариативной части  образовательной программ.	Input
Заявки на печать, брошюрование	Печатание научно-методических, учебно-методических материалов педагогических работников, научно-методический журнал «Поиск»,переплет отпечатанных листов в книги, брошюры, журналы, каталоги.	Input
Заявки на  международное сотрудничество	Международное сотрудничество в области  повышения квалификации и повышения  профессиональной переподготовки специалистов.	Input
Заявки на наблюдение образовательных  учреждений	Мониторинговые исследования результатов  ЕГЭ 9-11 кл., мониторинговые исследования образовательных потребностей работников региона.	Input
Заявки на разработку документов для  развития образования РХ	Организация методического сопровождения  информатизации системы образования  в Республике Хакасия.	Input
Проведенные курсы повешения квалификации педагогов	Отчетность по проведенным курсам повешения квалификации педагогов.	Output
Разработанные образовательные программы  с учётом дп	Готовые разработанные образовательные  программы с учетом дистанционной  поддержки	Output
Готовая печатная продукция	Готовая печатная продукция, отправленная заказчикам	Output
Результаты экспертиз	Готовые результаты экспертиз	Output
Результаты о наблюдениях  ОУ	Готовые результаты о наблюдениях  ОУ ,внедрения педагогических инноваций, аттестации выпускн. 9-11 классов и т.д.	Output
Разработанные научно-методические пособия	Готовые разработанные научно-методические пособия	Output
Документы разработанные для развития образования РХ	Готовые документы для развития образования РХ	Output
Отчет в налоговую	Отчеты для налоговой службы, составленные бухгалтером о деятельности компании.	Output
Прейскурант на оказанные услуги	Прайслист на услуги оказываемые в институте	Output
Нормативные документы	В состав данных документов включены: приказы, внутренние приказы предприятия. Сюда же относят распоряжения, руководства.	Control
Конституция РФ, федеральный закон	Указы законодательства РФ, федеральные  законы в сфере образования	Control
Устав	Устав предприятия В уставе обозначаются порядок и условия функционирования предприятия. А также инструкции, по которым выполняется та или иная работа.	Control
Указ, постановления и распоряжения Правительства РФ	В постановления и распоряжения Правительства РФ в сфере образования.	Control
Специалисты по дистанционному образованию	Сотрудники института, которые  работают непосредственно с дистанционным  образованием	Mechanism
Кадры по повышению квалификации педагогов (методисты)	Сотрудники института, которые  отвечает за организацию методики работы, ведет документацию и помогает преподавателям распределить нагрузку наиболее подходящим образом.	Mechanism
Сотрудники	Сотрудники компании, которые задействованы  в издательской деятельности .	Mechanism
Программное и аппаратное обеспечение	программы, правила и соответствующей  документации системы обработки  информации	Mechanism
Специалисты эксперты	Сотрудники института, которые  провозят экспертизы научно- методических материалов и программных продуктов, созданных работниками образования, работа в качестве экспертов предметных олимпиад.	Mechanism

 

Далее необходимо декомпозировать  деятельность предприятия. Декомпозиция включает следующее: Учебная деятельность, Экспертная деятельность, издательская деятельность и внешне- экономическая деятельность.

Рис.2. Декомпозиция диаграммы  «Деятельность  ГАОУ РХ ДПО «Хакасский институт развития образования и  повышения квалификации».

Основными  функциями «Учебной деятельности» являются: образовательная, научно-методическая и научно- исследовательская деятельность. Образовательная деятельность – прием заявок на разработку образовательных программ с учетом поддержки дистанционного образования, заявки от педагогов на курсы повышения квалификации .После того как были отправлены заявки, обучающиеся должны оплатить курсы, чтобы была возможность пройти курсы, отправив  квитанции об оплате оказанных услуг. Далее идут заявки на  разработку научно –методических пособий ,на наблюдение образовательных учреждений, на разработку документов для развития образования Республики Хакасия.

Рис.3. Декомпозиция диаграммы  «Учебная деятельность»

Процесс образовательная  деятельность включает такие этапы, как дистанционное обучение, организация  курсов повышения квалификации педагогов. Нужно выбрать курс, внимательно  изучив его программу, требуемый  начальный уровень знаний, а также необходимое для обучения программное обеспечение. Заполнить заявку на выбранный курс. По каждому предмету заполняется отдельная заявка, формируется отдельный договор и производится отдельная оплата.  После  отправки заявки она будет зарегистрирована в системе, ей будет присвоен номер. Далее нужно оплатить квитанцию и предоставить ее в бухгалтерию для отчета.

 

 

 

 

 

Рис.4. Декомпозиция диаграммы  «Образовательная деятельность»

Дистанционное обучение имеет следующие этапы: Планирование курсов, подготовка программных продуктов, проведение курсов, составление отчетов. Более подробно этот процесс показан на Рис.5.

Рис.5. Декомпозиция диаграммы  «Дистанционное обучение»

После получения заявки на разработку образовательной программы  с учетом дистанционной поддержки, начинает планироваться курс дистанционного обучения. По ходу планирования дистанционного курса, поступают заявки на обеспечение  учебного процесса программными и техническими средствами. Также формируется прайслист на услуги,  педагогами составляются отчеты об обеспечении учебного процесса  программными и техническими средствами. Бухгалтерия составляет отчетность в налоговую.

Когда курс разработан специалистами  по дистанционному образованию, готовый  курс дистанционного образования направляется в отдел по проведению курсов, но перед этим нужно определиться с  какими программными продуктами курс будет работать, происходит подготовка программных продуктов для курсов дистанционного образования.

После проведения курсов, каждому  обучающемуся выдается сертификат, диплом.

Рассмотрим более подробно процесс проведения курсов, которое  имеет следующие этапы: Ознакомление с образовательной программой курса, работа с web-приложениями, наблюдение за процессом обучения, мониторинг успеваемости. Более подробно этот процесс показан на Рис.6.

Рис.6. Декомпозиция диаграммы «Проведение курса»

Рис.7. DFD-диаграмма «Формирование заявки и оплата»

На Рис.7 представлен процесс подачи заявки на обучение. Клиент делает заявку. Идет проверка и внесение данных о студенте, если его данных нет в базе данных о студентах, новые данные вносятся в базу данных. Далее студент отправляется бухгалтером в кассу для оплаты обучения или дает квитанцию, которую можно оплатить в банке. За поступлением денежных средств, следит бухгалтер.

Так же при подаче заявки клиент, выбирает нужный для  него курс, обращаясь к базе данных список предметов и к базе данных список преподавателей, после этого он выбирает курс, на который хотел бы записаться.

Одной из проблем  является не вариативность оплаты обучения. Можно производить оплату в кассе или банке. Было бы на много удобнее оплачивать обучение электронными деньгами сразу при подаче заявки на обучение на курсе.

Несмотря на то, что практически весь процесс подачи заявки автоматизирован, имеется ряд проблем, устранение которых бы привело к более эффективной работе предприятия, т.к. процесс подачи заявки происходит долго. Для того чтобы подать заявку на курсы дистанционного обучения, студенту нужно приехать в сам институт, где ему придется простоять в очереди. То есть по рисунку 7 видно, что различные сведения хранятся в разных базах данных. Точнее, для того чтобы студента записали на курсы, секретарю приходится обращаться в к разным базам данных, т.к. каждый сотрудник ведет свою базу данных, куда заносит необходимую ему информацию. Для передачи сообщений или документов между сотрудниками используется сеть.

Для того, чтобы показать, как можно решить эти проблемы, построим модель TO-BE.

Остальные диаграммы  модели AS-IS представлены в П.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы

В ходе работы дана общая характеристика предприятия: форма предприятия,  адрес, основная деятельность. Кроме того, рассмотрено  ПО, которое используется на предприятии: «e-Learning» и пакет Microsoft Office.

Проведен анализ деятельности предприятия и построена  модель AS-IS. Данная модель показывает всю схему документооборота на предприятии, как осуществляются основные процессы: запись на курсы, проведение курсов и т.д. Выявлены внешние связи института. К ним можно отнести следующее: заявки студентов на обучение, заявки на проведение экспертиз, оплата квитанций, отчеты в налоговую службу и отчеты по проведенным экспертизам, результаты о проведенных наблюдениях ОУ, разработанные научно-методические пособия и т.д. К внутренним контролирующим связям предприятия относятся устав и нормативные документы, по которым оно функционирует, а также действующее законодательство, которое определяет, какие действия предприятия законны, а какие нет.