Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации

    Неиспользованные  доверенности возвращаются казенному  учреждению на следующий день после  истечения срока действия доверенности. При возвращении такой доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие доверенности уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт. 

1.2 Нормативное регулирование  учета расчета  с подотчетными лицами

         В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик, следует руководствоваться:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Бюджетным кодексом Российской Федерации;
• Гражданским кодексом Российской Федерации;
• Налоговым кодексом Российской Федерации;
• ФЗ "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 №129-ФЗ, в котором регламентированы основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
• Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2004 года №64-н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»;
• Письмом ЦБ РФ от 4.10.1993 №18 «О порядке ведения кассовых операций», в котором отражен порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи.
• Указанием Центрального Банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У, в соответствии с которым, расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме. С 22 июля 2007 года на территории РФ действует новый предельный размер расчетов наличными деньгами 100 000 рублей.
• Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Об особенностях направления работников в служебные командировки»,
• Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 года №813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих»;
• Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 года №750 «Об обязательном личном страховании пассажиров».
• Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 №173-ФЗ,
• Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 года № 148-н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».

          Направление работников казенных учреждений в служебные командировки регулируется Постановлением Правительства РФ N 749.

    В данном Постановлении также отражается общий порядок направления работника в служебную командировку. Размеры командировочных расходов приведены в следующих документах:

    - Постановление Правительства РФ N 729

    - Указ Президента РФ N 813;

    - Постановление Правительства РФ N 812;

    - Приказ Минфина России N 64н.

           Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

     Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих".

    Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

     Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

         Перед тем как отправить работника в командировку, необходимо оформить ряд документов. Документальное оформление осуществляется по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

    - приказ (распоряжение) о направлении  работника (работников) в командировку (ф. Т-9 или Т-9а);

    - командировочное удостоверение (ф. Т-10);

    - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (ф. Т-10а).

    Ознакомившись с приказом, работник ставит на нем свою подпись, после чего ему выдается командировочное удостоверение. Оно подтверждает время нахождения в командировке посредством отметок о дате прибытия и убытия из служебной командировки.

    Служебные командировки в пределах РФ. Стоит отметить, что работнику, направляющемуся в служебную командировку, возмещаются суточные, расходы по найму жилья, проезду к месту командировки и обратно, а также иные расходы, связанные с командировкой.

    Начнем  с возмещения суточных. Как определено п. 1 Постановления Правительства РФ N 729, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, суточные выплачиваются в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

    Для федеральных государственных гражданских  служащих норма суточных установлена Указом Президента РФ N 813 и составляет также 100 руб. в сутки.

    Отдельно  стоит рассмотреть особенности  налогообложения суточных. Как определено ст. 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Кроме того, не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

    Перейдем  к нормам возмещения расходов по проезду. Работникам организаций, финансируемых  за счет федерального бюджета, расходы  по проезду к месту служебной командировки и обратно, к месту постоянной службы (военной службы) (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда (п. 1 Постановления Правительства РФ N 729):

    1) железнодорожным транспортом - в  купейном вагоне скорого фирменного  поезда;

    2) водным транспортом - в каюте  V группы морского судна регулярных  транспортных линий и линий  с комплексным обслуживанием  пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

    3) воздушным транспортом - в салоне  экономического класса;

    4) автомобильным транспортом - в  автотранспортном средстве общего  пользования (кроме такси);

    5) при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости  проезда:

    а) железнодорожным транспортом - в  плацкартном вагоне пассажирского  поезда;

    б) водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

    в) автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

    Для федеральных государственных гражданских  служащих нормы расходов по проезду приведены в п. 21 Указа Президента РФ N 813, а именно:

    1) гражданским служащим, замещающим  высшие должности гражданской службы категории "руководители":

    а) воздушным транспортом - по билету I класса;

    б) морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в  каюте "люкс" с комплексным  обслуживанием пассажиров;

    в) железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес - класса, с двухместными купе категории "СВ" или в вагоне категории "С" с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес - класса;

    2) гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории "помощники (советники)", "специалисты":

    а) воздушным транспортом - по тарифу бизнес - класса;

    б) морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров;

    в) железнодорожным транспортом - в  вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории "К" или в вагоне категории "С" с местами для сидения;

    3) гражданским служащим, замещающим  главные, ведущие, старшие и  младшие должности гражданской  службы:

    а) воздушным транспортом - по тарифу экономического класса;

    б) морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров;

    в) железнодорожным транспортом - в  вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с  четырехместными купе категории "К" или в вагоне категории "С" с местами для сидения.

    Следующей категорией обязательных расходов на служебные командировки являются расходы  по найму жилья. Обратившись к  положениям п. 1 Постановления Правительства РФ N 729, можно отметить, что работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда лицу, направленному в служебную командировку, предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки.

    В ином порядке указанные расходы возмещаются федеральным государственным гражданским служащим. Как определено п. 18 Указа Президента РФ N 813, расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются командированным гражданским служащим (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по следующим нормам:

    - гражданским служащим, замещающим  высшие должности гражданской  службы категории "руководители", - не более стоимости двухкомнатного  номера;

    - остальным гражданским служащим - не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

    Вместе  с тем при отсутствии подтверждающих документов (в случае непредставления места в гостинице) расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.