Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации

    2.2 Документальное оформление: выдачи, использования  и возврата подотчетных  сумм в ФКУ СИЗО-3 

    Постановлением  Правительства от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Положение об особенностях направления работников в служебные  командировки», определившее особенности  оформления командировок в пределах Российской Федерации, а также зарубежных командировок.

    Данный  вопрос рассмотрим на конкретном примере: За декабрь 2011 года в ФКУ СИЗО - 3 был командирован один сотрудник – Карпович Александр Николаевич в г. Пушкин Санкт-Петербургский институт повышения квалификации ФСИН России. Командировка связана с повышением квалификации ФСИН России. Срок командировки 19 дней (с 28.11.2011 по 17.12.2011). На основании предписания начальника УФСИН России по Оренбургской области № 57/ТО/17-9824 от 15.11.2011 г. – были выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы:

    Расходы на проезд к месту командировки и  обратно – 17281 руб. 60 коп., суточные -1900 руб.

    При возвращении из командировки Карповичем А. Н. был предоставлен отчет в результате которого, из кассы учреждения был выдан перерасход по авансовому отчету за проезд – 2481 руб. 60 коп., суточные – 100 руб.

        
 
 
 

 В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом:

          Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ФКУ СИЗО-3 подразделяются на три вида:

    1. Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании заявления от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

    К таким документам относятся: расчет суммы командировочных расходов, приказ руководителя о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, расходный кассовый ордер.

    Приказ (предписание) является основанием для направления работника в командировку (См. Приложение 1). В приказе (предписании) указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение (См. Приложение 2).

    Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (См. Приложение 3).

    2. Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно  во время нахождения в командировке  или при приобретении ТМЦ, оплаты  работ, услуг. К ним относятся  проездные документы, чеки ККМ,  товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

    3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет (см. Приложение 4) об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

    На  оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы  для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

    После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру (Приложение 5).

    В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника  в командировке (билета, квитанции  из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

    1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу  организации;

     2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в расходы организации.

    Все операции за день отражаются в кассовой книге. Кассовая книга (См. Приложение 6, 7) - составленные по определенной форме учетные ведомости, в которых отражаются операции с наличными деньгами, учитываются поступления и выдача денег. Кассовые книги называют также кассовыми журналами.

    Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных ценностей.

    Данный  вопрос рассмотрим на конкретном примере:

    16 декабря 2011 года в ФКУ СИЗО -3 были выданы денежные средства на приобретение бланков Аникиной Марине Николаевне (бухгалтеру) в размере 3411 рублей.

    При этом в учете были сделаны следующие  записи:

 

    Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

    В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны  идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер  кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

    Товарный чек (См. Приложение 8) необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров. Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название.

    В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости  приобретенных организацией товаров.

    Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение  подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

    После приобретения товарно-материальных ценностей необходимо представить подробный отчет руководству организации, в бухгалтерию – авансовый отчет (см. Приложение 9).

    Представительские расходы организации

    Любая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  в соответствии со ст. 9 ФЗ №129 должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

    Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

    Документальное  оформление представительских расходов состоит из:

     1) оформление так называемых подготовительных  документов;

     2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

     3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных  средств.

    На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

    На  этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы  регламентирующие:

• перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах;
• порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
• порядок расходования средств на представительские расходы;
• документальное оформление представительских расходов;
• порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств

    на  представительские расходы;

• нормирование отдельных видов представительских расходов.

    На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно  связанные с проведением конкретного  представительского мероприятия. К таким документам относятся:

• распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение

    официального  мероприятия;

• распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;
• программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

    На  третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

• отчет о расходах на проведение деловой встречи;
• авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими

    произведенные расходы.

 

3. Перспективы и  тенденции развития  учета расчетов  с подотчетными  лицами

3.1 Проблемные вопросы  в области учета  расчетов с подотчетными  лицами 

    При расчетах с подотчетными лицами очень  часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.