Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации

    У бухгалтеров постоянно возникают  вопросы об отнесении или не отнесении  некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

    Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

    Если  телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

    Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

    Учитывая  недостаточность российской экономической  базы по этому вопросу можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

    Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Фактическое время  пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

    Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

    Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя.

    Сотрудник организации, производящий закупки  за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

    Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки  в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

    Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

    Выплаченная компенсация должна быть включена в  совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы. 

    3.2 Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами 

    Более широкое внедрение компьютерного  учета в процесс оформления первичных  документов может являться одним  из наиболее эффективных путей совершенствования  первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами.

    Этому также способствует упорядочение первичной  документации, широкое внедрение  типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

    Как и раньше, днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или других транспортных средств от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отправления в командировку считается текущие сутки, а с 00 часов и позже – последующие сутки.

    В случае если станция, пристань или аэропорт находится за чертой населенного  пункта, учитывается время необходимого для проезда до станции, пристани или аэропорта.

    Аналогично  определяется день приезда работника  на место постоянной работы. Но теперь, согласно нормам Положения № 749, вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда решает по договоренности с работодателем.

    В соответствии с изменениями, внесенными в главу 23 Налогового кодекса Федеральным  законом от 24.07.2007 г. № 216-ФЗ, с 1 января 2008 г. суммы возмещения командировочных расходов в части суточных освобождены от налогообложения НДФЛ в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (подпункт 3 статьи 217 НК РФ).

    При этом норматив суточных в размере 700 и 2500 рублей – принят исключительно  в целях исчисления налога на доходы физических лиц.

    Постановлением  Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» установлен норматив суточных в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

    В соответствии с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Федеральным  законом от 22.07.2008 г. № 158-ФЗ, с 1 января 2009 года сумма устанавливаемых в организации суточных не нормируется.

    с 1 января 2008 г. в соответствии с подпунктом 3 статьи 217 НК РФ при непредставлении  сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, «суммы такой оплаты освобождаются  от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке».

    Главой 23 Налогового кодекса не предусмотрены нормы возмещения расходов на проезд до места назначения и обратно при отсутствии подтверждающих документов, поэтому суммы производимого на основании служебных записок расходов должны быть в полном объемы включены в налоговую базу по НДФЛ. 

    Заключение 

    В заключении можно сдать выводы о  том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

    А именно рассмотрены основы бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

    Рассмотрены основные первичные документы и  нормативные акты, применяемые в  оформление расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учете.

    Основным  первичным документом, отражающим расчеты  с подотчетными лицами, является авансовый  отчет.

    Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением  норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

    В практической части работы был проведен учет расчетов с подотчетными лицами в ФКУ СИЗО -3, основная сфера деятельности которой является оказание услуг в медицинской помощи.

    В исследованный период был командирован сотрудник – Карпович Александр Николаевич. С целью повышения квалификации. Срок командировки 19 дней, с учетом время пребывания в пути. Оформлены все необходимые документы при направлении сотрудника в командировки и отчету по выданным денежным средствам.

    Учреждение  часто осуществляет хозяйственные  операции, поскольку денежные средства выдаются водителям на приобретение ГСМ, бухгалтеру на приобретение канцелярских товаров.

    В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности учреждение часто производит расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Поэтому практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой учета расчетов с подотчетными лицами.

    Правильно организованный бюджетный учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и контрольной проверкой.

    В данной курсовой работе, отражены все  необходимые вопросы для рассмотрения и полноты раскрытия темы. Также  отражены проблемные вопросы и изменения, которые коснулись учета расчетов с подотчетными лицами.  

    Список  использованной литературы

1. Конституция РФ
2. Трудовой кодекс РФ. Федеральный закон №197-ФЗ от 30.12.2001 г. [Принят Гос. Думой 21 декабря 2001 г] (с изменениями от 28 февраля 2008 г.) // Консультант плюс: Версия Проф.
3. Бюджетный кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 26 апреля 2007 г. № 63-ФЗ (вступивший в силу с 1 января 2008 г.)
4. Гражданский кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 21 марта 2005 г. № 22-ФЗ
5. Налоговый кодекс Российской Федерации: часть первая Федеральный закон от 31 июля 1998г. №146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ (с изменениями и дополнениями)
6. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ
7. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) от 6 октября 2008 г. № 106н
8. Камышанов, П.И. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учеб. пособие: рек. УМО вузов по образованию в качестве учеб. пособия для студентов вузов /  Камышанов П.И., Камышанов А.П.. - 4-е изд., испр. - М.: Омега - Л, 2007.- 591 с.- (Высшее финансовое образование)
9. Бычкова, С.М.Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учеб. пособие: рек. УМО по образованию в качестве учеб. пособия для студентов /  Бычкова С.М., Бадмаева Д.Г. - М.: Эксмо, 2008.- 528 с.- (Высшее эконом. образование)
10. Гетьман, В.Г. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учебник: рек. УМО  по образованию в качестве учебника для студентов вузов /  Гетьман В.Г., Терехова В.А. - М.: Дашков и К, 2008.- 496 с.
11. Еленевская Е.А..Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учеб. пособие: рек. УМО по образованию в качестве учеб. пособия для студентов / Под ред. Еленевской Е.А.. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Дашков и К, 2008.- 524 с.
12. Сулейманова, Е.В.Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учеб. пособие: рек. УМО по образованию для студентов /  Сулейманова Е.В., Хисамудинов В.В. - М.: Финансы и статистика, 2008.- 192 с.
13. Бочкарева, И.И. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учебник: рек. УМО по образованию для студентов вузов /  Бочкарева И.И., Левина Г.Г. - М.: Магистр, 2008.- 413 с.
14. Широбоков, В.Г. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учеб. пособие: рек. УМО по образованию для студентов /  Широбоков В.Г., Грибанова З.М., Грибанов А.А.. - 2-е изд.. стереотип. - М.: КноРус, 2008.- 672 с.
15. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учебник: рек. М-вом образования РФ в качестве учебника для студентов вузов / Под ред. Гетьмана В.Г. - М.: Дашков и К, 2009.- 496 с.: ил.
16. Пасько, А.И. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учеб. пособие: рек. УМО по образованию для студентов. - 2-е изд. - М.: Финансы и статистика, 2009.- 368 с.
17. Анциферова, И.В.Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учеб. пособие: рек. УМО по образованию в качестве учеб. пособия для студентов. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Дашков и К, 2009.- 800 с.
18. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учебник: доп. М-вом образования РФ  для студентов вузов / Под ред. Бабаева Ю.А.. - 2-е изд.. перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник, 2009.- 650 с.
19. Осипова, И.В. Финансовый учет. Сборник задач [Текст]: учеб. пособие: рек. УМО по образованию для студентов - М.: КноРус, 2009.- 336 с.
20. Широбоков, В.Г. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учеб. пособие: рек. УМО по образованию для студентов /  Широбоков В.Г., Грибанова З.М., Грибанов А.А.. - 2-е изд.. стереотип. - М.: КноРус, 2010.- 672 с.
21. Программа: «Консультант плюс» (www.consultant.ru)
22. Программа: « Гарант» (www.garant.ru)
23. www.b-uchet.ru
24. www.buhgalt-uchet.ru