Учет расчетов с подотчетными лицами

Только штатные  работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия  какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

К договорам  гражданско-правового характера  относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и  иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.

Под служебной  командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимаются также поездки  работника, которые связаны с:

покупкой материально-производственных запасов;

осуществлением  работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

подготовкой и  повышением квалификации работников;

участием в  общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет  вклады (акции);

другими аналогичными нуждами. 

  

Документальное  оформление командировки

Направление работников в командировку должно быть оформлено  первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся:

– служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении (форма Т-10а);

– приказ (распоряжения) о направлении работника в  командировку (форма Т-9 или Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  он был командирован.

При направлении  работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору лиц, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.  

  

Сроки служебных  командировок

Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.

Фактическое время  пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется в специальных журналах по установленным формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

Днем выезда в командировку считается день отправления  поезда, самолета, автобуса или другого  транспортного средства из места  постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.  

Рабочее время  и время отдыха командированного

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени  отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые  они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда  по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.  

Возмещение расходов при служебных командировках 

и оплата суточных

Работники имеют  право на возмещение расходов, связанных  со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения,

– дополнительные расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры  возмещаемых расходов определяются коллективным договором или приказом (распоряжением).

Расходы по проезду  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы возмещаются  командированному работнику в следующем  размере:

а) стоимости  проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

б) страховые  платежи по государственному обязательному  страхованию пассажиров на транспорте;

в) оплату услуг  по предварительной продаже проездных  документов;

г) расходы за пользование в поездах постельными  принадлежностями.

При наличии  нескольких видов транспорта, связывающих  место постоянной работы и место  командировки, администрация может  предложить командированному работнику  вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику  в сумме фактически произведенных  затрат. При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в  счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

- стоимость завтраков;

- услуги химчистки;

- пользование  минибаром и т.п.

Кроме того, работнику  возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице.

Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные  им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме. 

Например:

Для большей  наглядности предположим, что учетной политикой на 2005 год на предприятии было предписано оплачивать сверхнормативные командировочные расходы работников за счет чистой прибыли предприятия, и не включать их в бухгалтерскую себестоимость. По очередной командировке на основании проездных документов бухгалтер определил, что работник находился в пункте назначения 7 суток (с 10.12.2005 по 16.12.2005). К авансовому отчету им был приложен счет гостиницы на 5 суток с расшифровкой стоимости:

1. Одноместный  номер 5*260 1300 рублей

2. Бронирование 1*50 50 рублей

3. Телевизор  5*12 60 рублей

4. Холодильник  5*10 50 рублей

5. Утюг 2*5 10 рублей

6. Набор к  чаю 3*20 60 рублей

Итого - 1530 рублей

В бухгалтерском  учете затраты на проживание отразятся  следующим образом. В соответствии с нормами, из-под налогообложения выводится 5*270 = 1350 рублей и относятся на себестоимость продукции. Остальные расходы в соответствии с учетной политикой относим на прибыль, остающуюся в распоряжении предприятия (см. Таблица №6) 

Таблица №6

 

Суточные выплачивается  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также дни нахождения в пути, в  том числе за время вынужденной  остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить  в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма  суточных утверждена Постановлением Правительства  РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в день.

При командировках  в такую местность, откуда командированный  работник имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места  работы и жительства работника может быть признана однодневной. Определение такой командировки производится руководителем в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в Россию в тот же день.

Если командированный  работник по окончании рабочего дня  по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размере расходов, установленных при найме жилого помещения для командировок на территории Российской Федерации.

Вопрос о том, может ли работник возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха. 

Отчет работника  о командировке

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном  порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).