Учет расчетов с персоналом по оплате труда в бухгалтерском учете

На выданные суммы заработной платы  выписывается расходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов. На платежных и расчетно-платежных ведомостях проставляется дата и номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег по кассе.

Суммы депонированной заработной платы  на следующий день после срока  выдачи заработной платы сдаются на счет в кредитную организацию, составляется расходный кассовый ордер.

На каждого работающего ведется  карточка-справка, в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам суммы  начисленной заработной платы, суммы удержаний по видам и сумма к выдаче.

На основании расчетно-платежных  ведомостей составляется мемориальный ордер, в котором отражаются записи бухгалтерских проводок.

К мемориальному ордеру должны быть приложены все документы, послужившие  основанием для начисления заработной. Так как выплаты по больничным листкам (листки нетрудоспособности) производятся за счет Фонда социального страхования, они подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года. На каждом листке проставляется номер расчетно-платежной ведомости, в которую он включен для начисления.

 

 

 

 

 

4 Инвентаризация расчетов с персоналом

 

Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и  бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного  приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение по ведению бухучета), перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

Инвентаризация расчетов с персоналом - это проверка обоснованности сумм задолженности, которая числится на счетах бухгалтерского учета организации.

Инвентаризация расчетов с работниками  состоит из нескольких этапов (рисунок 2).

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – Схема. Этапы создания сметы

 

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств изложен в Методических указаниях по проведению инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Пунктом 3.44 Методических указаний по проведению инвентаризации установлено, что инвентаризация расчетов должна подтвердить обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Исходя из этого, в основу инвентаризации расчетов должны быть положены сведения о задолженности, отраженные по состоянию на соответствующую календарную дату по счетам расчетов.

Согласно п.1.3. методических   указаний, инвентаризации подлежит все имущество организации, в том числе и нематериальные активы.

Как и в общем случае основными целями инвентаризации нематериальных активов являются:

выявление фактического наличия нематериальных активов;

сопоставление   фактического    наличия нематериальных активов с    данными бухгалтерского учета;

проверка полноты отражения в учете.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и  отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций  (как и инвентаризации всего  имущества  и финансовых обязательств организации) обязательно:

 – при передаче имущества организации  в  аренду,  выкупе,  продаже,  а также в случаях,  предусмотренных  законодательством  при  преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед   составлением   годовой   бухгалтерской   отчетности,   кроме имущества,  инвентаризация  которого  проводилась  не  ранее  1   октября отчетного года.

– при смене материально-ответственных лиц  (на  день  приемки- передачи дел);

– при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а  также  порчи ценностей;

– в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других  чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при  ликвидации  (реорганизации)  организации   перед   составлением ликвидационного   (разделительного)   баланса   и   в   других   случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить  задолженность(таблица 3), которая числится по счетам синтетического учета.

Таблица 3 – Учитываемые обязательства

 

Название счета	Перечень учитываемых  обязательств
Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"	Обобщается информация о расчетах с работниками по заработной плате, пособиям и т.п., а также  по выплате доходов по акциям и  другим ценным бумагам данной организации
Счет 76 субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам"	Обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, начисленным, но не выплаченным в  установленный срок (из-за неявки получателей)
Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"	Обобщается информация обо всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и  расчетов с подотчетными лицами
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"	Обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы

 

1. Расчеты по оплате труда

Согласно пункту 3.46 Методических указаний по задолженности работникам организации, которая отражается на счете 70, выявляются:

- суммы по оплате труда, которые  не выплачены работникам и подлежат депонированию;

- суммы и причины возникновения  переплат работникам.

Инвентаризационная комиссия сопоставляет сведения о суммах, начисленных работникам в 2012 году, с теми суммами, которые  были выплачены. Чтобы установить, какая  сумма была начислена, проверяют ведомости (расчетные, платежные или расчетно-платежные). Выплата зарплаты может подтверждаться расходными кассовыми ордерами или платежными поручениями, если зарплата перечисляется по безналичному расчету.

В результате инвентаризационная комиссия выявляет, какие суммы начислений не были выплачены работникам и должны отражаться на счете 70 как кредиторская задолженность, а какие из них должны быть депонированы.

2. Расчеты по депонентам

Депоненты могут возникать в  учете организации только в том случае, если она выплачивает заработную плату через кассу.

На выдачу зарплаты из кассы дается пять рабочих дней (п. 4.6 Положения  о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 № 373-П).

Если работник не получил зарплату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму. Подробно о порядке депонирования зарплаты читайте в электронном журнале "Зарплата", 2009, № 8.

В бухучете депонированная зарплата отражается по дебету 70 кредиту 76 субсчет "Расчеты по депонированным суммам".

При выдаче депонированной зарплаты оформляется расходный кассовый ордер. Сведения о выданных депонентах вносятся в Книгу учета депонированной зарплаты или в карточку депонента.

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76 субсчету "Расчеты по депонированным суммам" суммам оплаты труда, не выплаченным в срок из-за неявки работников (по книге учета депонированной зарплаты или карточкам депонентов).

Кроме того, проверяется наличие  депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Расчеты с физическими лицами, которые  не являются работниками организации, по договорам гражданско-правового  характера отражаются на специальном  субсчете к счету 76 "Расчеты с  прочими дебиторами и кредиторами".

3. Расчеты по подотчетным суммам

Инвентаризационная комиссия проверяет  авансовые отчеты работников и наличие  в них документов, подтверждающих расходы. На основании расходных  кассовых ордеров определяют суммы, которые были выданы работникам под  отчет, а на основании приходных кассовых ордеров - остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу организации.

Если организация выдает под  отчет денежные средства, перечисляя их на карточные счета работников, проверяются платежные поручения  и банковские выписки, в которых фигурируют эти суммы.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили  авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок (указан руководителем на заявлении работника) (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 № 373-П).

Кроме того, целесообразно проверить, не числится ли дебиторская (кредиторская) задолженность за уволенными работниками.

4. Расчеты по прочим операциям

При инвентаризации расчетов по прочим операциям проверяются расчеты  организации с работниками:

1) по предоставленным работникам  займам и процентам, начисленным  на сумму выданных займов. На  основании договора займа и  расходного кассового ордера на выдачу займа определяется сумма задолженности работника по основной сумме долга. А на основании бухгалтерских справок по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходных кассовых ордеров устанавливается величина задолженности работника по процентам;

2) возмещению материального ущерба  в результате брака, недостач  и хищений материальных ценностей.  Размер задолженности работника  по возмещению материального  ущерба на дату проведения  инвентаризации определяется в  соответствии с документами, которые служат основанием для взыскания. Это может быть приказ руководителя или решение суда. На основании приходных кассовых ордеров комиссия устанавливает, какая сумма задолженности уже погашена работником;

3) выплате работникам компенсации  за задержку выплаты заработной платы. Чтобы определить, вовремя ли организация выплачивала своим работникам заработную плату, отпускные и т.п., необходимо сопоставить:

- даты фактической выплаты зарплаты  с днями, установленными для  ее выплаты;

- дату выплаты отпускных с датой, на которую приходится начало отпуска работника;

- дату увольнения работника  с датой выплаты ему сумм, связанных  с увольнением.

Если сроки были нарушены, работодатель должен начислить работникам компенсацию. Это начисление отражается в расчетных  листах.

В ходе инвентаризации, по нашему мнению, необходимо также проверить, начислялась  ли подобная компенсация. Если компенсация  за задержку выплаты заработной платы  не начислялась, ее нужно рассчитать и отразить в инвентаризационной ведомости суммы задолженности;

4) другим суммам, отраженным на  счете 73 "Расчеты с персоналом  по прочим операциям".

Сведения о задолженности работников, полученные в ходе инвентаризации, комиссия сверяет с дебиторской  задолженностью, которая числится на счете 73.

5. Документальное оформление результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации расчетов с персоналом оформляем следующим порядком.

Справка. Сначала итоги проверки дебиторской и кредиторской задолженности  в расчетах с работниками заносят  в справку, которая является приложением к унифицированной форме № ИНВ-17 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Акт. Затем на основании указанной  справки заполняется акт инвентаризации расчетов (форма № ИНВ-17). Он составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в  комиссии.

После того как составлены инвентаризационные ведомости, комиссия сопоставляет данные, полученные в ходе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета. В результате такого сопоставления выявляются расхождения.

 

Вывод по разделу 4

 

После проведения инвентаризации и выявления расхождений с данными бухгалтерского учета бухгалтер организации принимает решения:.

1. Взыскать с работников подотчетные суммы из заработной платы работника. Но сделать это можно не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, и только при условии, что работник не оспаривает основания и размер задолженности (ч. 4.2 ст. 137 ТК РФ).

Если работодатель пропустил месячный срок, он может предложить работнику вернуть долг добровольно или взыскание придется проводить в судебном порядке. Либо по истечении срока исковой давности придется признать эту задолженность как безнадежную. Безнадежной можно признать и задолженность за уволенным работником.

2. Провести списание дебиторской задолженности, по истечении срока исковой давности в части безнадежной задолженности в расходы в сумме, отраженной в бухгалтерском учете (п. 14.3 ПБУ 10/99).

Срок исковой давности по подотчетным суммам, не возвращенным сотрудником, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ).

3. Провести списание кредиторской задолженности, в частности, по остатоку депонированной зарплаты. Обратиться за ней работник вправе в течение трех лет (письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161).

Если по прошествии трех лет зарплата не была востребована, организация  может списать эти суммы кредиторской задолженности на основании соответствующего приказа руководителя. В бухучете они будут включены в состав прочих доходов (п. 7 и 10.4 ПБУ 9/99), а в налоговом учете - в состав внереализационных доходов (п. 18 ст. 250 НК РФ).