Учет расчетов с персоналом по оплате труда в бухгалтерском учете

Если с работником заключен гражданско-правовой договор, то ущерб возмещается в  порядке, установленном гражданским законодательством. Гражданский кодекс РФ предусматривает полное возмещение ущерба.

Если с работником заключен трудовой договор, ущерб возмещается в  соответствии с трудовым законодательством. Так, Трудовой кодекс РФ устанавливает, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238).

Размер ущерба при утрате и порче  имущества определяется по фактическим  потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, сложившихся в данной местности  на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Трудовое законодательство предусматривает  ограниченную и полную материальную ответственность.

При ограниченной материальной ответственности  работник должен возместить прямой ущерб в пределах своего среднего месячного заработка.

Ограниченная материальная ответственность  наступает, если работник допустил брак в работе, испортил имущество по небрежности или неосторожности и т.д.

При полной материальной ответственности работник должен возместить всю сумму расходов организации на восстановление поврежденного или приобретение нового имущества.

Исчерпывающий перечень случаев, в  которых работник может привлекаться к полной материальной ответственности, приведен в статье 243 ТК РФ.

Кроме того, полная материальная ответственность  может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем  организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером.

Сумма ущерба, которая не превышает  среднемесячного заработка работника, удерживается из его заработной платы (на основании приказа руководителя). Сумма ущерба, которая превышает среднемесячный заработок работника, взыскивается только в судебном порядке.

(см. приложение Д – Пример удержания за материальный ущерб)

2.3.3.2 Удержание стоимости форменной одежды

Организация может выдавать работникам форменную одежду. Некоторым работникам она положена по законодательству (например, работникам органов юстиции, таможенных органов и т.д.). В большинстве случаев форменная одежда выдается бесплатно.

Стоимость бесплатно выданной форменной  одежды может быть удержана из заработной платы, если работник:

- увольняется и не возвращает  форменную одежду организации;

- испортил или потерял форменную  одежду до окончания срока  ее носки.

В этом случае сумма удержаний определяется по формуле:

Стоимость одежды - Стоимость одежды x Установленный срок носки : Фактический срок носки = Сумма удержаний

Если по законодательству форменная  одежда работнику не положена, то порядок  удержания ее стоимости устанавливается  по договоренности между работником и администрацией организации.

И в первом, и во втором случае сумма  ежемесячного удержания не может  превышать 20% заработной платы работника, причитающейся к выплате.

(см. приложение Д – Пример удержания за форменную одежду)

2.3.3.3 Удержание своевременно не возвращенных сумм, полученных под отчет

Работник, получивший подотчетную  сумму, должен за нее отчитаться, представить  в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации.

Работник, получивший подотчетную  сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет  и сдать в кассу неизрасходованный  остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после возвращения из командировки.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы. Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче. Если долг работника будет списан за счет средств организации, эту сумму следует включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ). Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные нужды производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций (п. 11 письма ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18).

Если по прошествии трех рабочих  дней по истечении установленного срока  лица, получившие наличные деньги под отчет, не отчитались за них или не вернули деньги в кассу, проводится запись:

Дебет 94 Кредит 71

- учтена сумма средств, выданная  работнику под отчет и не  возвращенная в срок.

Операции по удержанию денежных средств из заработной платы работника  отразим записью:

Дебет 70 Кредит 94

- невозвращенная подотчетная сумма  удержана из зарплаты работника.

2.3.4 Удержания на основании заявлений или обязательств работников

Основанием для удержания тех  или иных сумм из заработной платы  работника являются его заявления  или заключенные с ним договоры (например, договор о предоставлении займа).

Все удержания, производимые на основании письменных заявлений или обязательств работника, производят сверх обязательных удержаний.

2.3.5 Удержания по договору займа

Организация может предоставлять своим работникам денежные средства по договору займа. В этом случае с работником заключают письменный договор.

В договоре указывают сумму займа, срок, на который он выдается, а также  порядок возврата займа (целиком  или частями, вносятся деньги в кассу  или сумма займа удерживается из зарплаты и т.д.).

Если предоставляется беспроцентный заем, а также если сумма процентов по займу с 2009 года ниже 2/3 ставки рефинансирования Банка России на момент уплаты процентов (при выдаче займа в рублях) или 9% годовых (при выдаче займа в иностранной валюте), работник получает материальную выгоду.

Материальную выгоду облагают налогом на доходы физических лиц отдельно от других видов доходов по ставке 35%. При исчислении налога сумму материальной выгоды на налоговые вычеты не уменьшают.

При выдаче кредита или займа  компания должна исчислить и удержать с материальной выгоды налог на доходы физических лиц (ст. 212 НК РФ).

Материальную выгоду взносом на страхование от несчастных случаев  на производстве и профессиональных заболеваний и страховыми взносами во внебюджетные фонды не облагают.

(см. приложение Д – Пример удержания по договору займа)

2.3.6 Удержания за товары, проданные в кредит

Работники могут приобрести на предприятиях торговли те или иные товары в кредит. В этом случае фирма, где работает сотрудник, может удерживать определенную сумму из его заработной платы в счет погашения кредита.

При покупке товаров в кредит на предприятии торговли работник заполняет  поручение-обязательство в двух экземплярах. Первый экземпляр поручения остается на предприятии торговли, второй - пересылается в фирму, где работает сотрудник. Суммы кредита из заработной платы работника удерживают на основании второго экземпляра поручения-обязательства. Удержание из заработной платы по поручению-обязательству может осуществляться только с согласия работника. После поступления поручения-обязательства бухгалтером ежемесячно удерживается из заработной платы работника та сумма, которая в нем указана. (см. приложение Г – Пример удержания за товары в  кредит)

 

2.4 Выдача заработной платы

 

Трудовой кодекс РФ предусматривает, что заработная плата должна выплачиваться  в рублях.

Между тем в соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству России и международным договорам. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от общей суммы заработной платы.

Выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены  запреты или ограничения на их свободный оборот, не допускается.

Заработная плата должна выплачиваться  не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Как правило, за первую половину месяца заработная плата выплачивается  авансом (например, 15-го числа текущего месяца), а окончательный расчет производится уже в следующем месяце (например, 5-го числа).

Конкретные дни выплаты заработной платы за первую и вторую половину месяца определяются правилами трудового  распорядка организации, коллективным или трудовым договором.

В соответствии со ст. 142 ТК РФ работодатель и (или) уполномоченные им в установленном порядке представители, допустившие задержку выплаты работникам заработной платы, несут ответственность в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Согласно указанной статье в случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы, известив об этом работодателя в письменной форме.

2.4.1 Выдача заработной платы в денежной форме

Денежные средства, причитающиеся работникам, могут быть:

- выданы наличными из кассы  организации;

- перечислены по безналичному  расчету на банковские счета  или кредитные карты работников.

Если денежные средства снимаются с расчетного счета для выплаты заработной платы из кассы, то их сумму необходимо отразить записью:

Дебет 50-1 Кредит 51

- поступили с расчетного счета  денежные средства в кассу  организации.

На сумму выплаченной заработной платы сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 50-1

- выплачена из кассы заработная  плата работникам организации.

Если не все работники получили заработную плату, то оставшиеся невыплаченными суммы депонируют и сдают на расчетный  счет в банк.

 (см. приложение Г – Пример выдачи заработной платы работникам)

2.4.2 Выдача заработной платы в натуральной форме

Организация может выдать работникам в счет причитающейся им заработной платы:

- готовую продукцию или товары;

- прочее имущество организации  (например, материалы или полуфабрикаты).

Заработную плату, выданную в натуральной  форме, облагают налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами во внебюджетные фонды и взносами на страхование  от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от общей суммы заработной платы (ст. 131 ТК РФ).

Выручку от передачи работникам имущества  организации в счет выплаты заработной платы облагают НДС.

 (см. приложение Г – Пример выдачи заработной платы в неденежной форме)

2.4.3 Авансовая форма выдачи заработной платы

Заработная плата должна выплачиваться  не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ).

Налог на доходы физических лиц начисляют  на сумму заработной платы по итогам каждого месяца. Поэтому сумму  зарплаты, выданную авансом за первую половину месяца, этим налогом не облагают (письмо Минфина России от 6 марта 2001 г. № 04-04-06/84).

Страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний на аванс не начисляют. Сумму этих взносов определяют также только по итогам каждого месяца.

(см. приложение Г – Пример выдачи заработной платы в авансовой форме)

 

Выводы по разделу  2

 

Для начисления заработной платы  персоналу основанием являются:

1) приказ руководителя организации  о приеме, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и окладами, а также об установлении надбавок, доплат и др.;

2) табель учета использования  рабочего времени;

3) листы временной нетрудоспособности;

4) договора на выполнение работ  или услуг;

5) другие документы.

Ведение табеля осуществляется ежедневно, предоставляется в конце месяца в бухгалтерию по установленной  форме лицами, назначенными приказом руководителя.

Документы, оформленные соответствующими подписями и печатями, в установленные  документооборотом организации сроки сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы. Бухгалтер-расчетчик по табелю определяет количество отработанных дней (часов) и производит расчет их оплаты. Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

В частности, из других документов, для ведения расчетов с персоналом по оплате труда в бухгалтерию представляются:

справка ЗАГС о рождении ребенка;

заявление работника;

справка с места работы второго  родителя или копия его трудовой книжки, если он в настоящее время не работает;

справка о смерти;

заявление по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет;

копия свидетельства о рождении ребенка;

приказ о назначении ежемесячных  пособий на ребенка;

заявление о предоставлении налогового вычета по налогу на доходы физических лиц с приложением справок об обучении детей в ВУЗах на дневном отделении, о наличии иждивенцев, о праве на дополнительные льготы;

исполнительные листы;

заявление о перечислении сумм доходов на счета в банках.

В соответствии с действующим законодательством  заработная плата выписывается не реже, чем каждые полмесяца (день выдачи аванса определяется коллективными (индивидуальными) трудовыми договорами). Начисление заработной платы за месяц производится по расчетно-платежной ведомости, которая предусматривает графы для табельных номеров, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы и пособий, выданного аванса, удержанных налогов и других сумм.

Расчеты с подотчетными лицами, в части по суммам заработной платы, предполагают соблюдение определенных норм и правил, которые регламентированы такими нормативными актами, как: