Учет расчетов с персоналом по оплате труда в бухгалтерском учете

- Порядок ведения кассовых операций;

- ГК РФ;

- Инструкция по применению Плана  счетов бухгалтерского учета;

- Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет";

- Постановление Госкомстата РФ  от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

- Указание ЦБ РФ № 1843-У;

- Положение об особенностях  направления работников в служебные  командировки, утвержденное Постановлением  Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Законодательство не содержит определений  понятий "подотчетное лицо" и "подотчетные суммы". Однако из норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета следует, что подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные неподотчетным лицам, не придают выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется гражданским законодательством, поскольку совершается не в рамках трудовых отношений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Документальное оформление операций

 

3.1 Источники информации и первичные  документы

 

Источниками информации являются документы  по зачислению, увольнению и переводу работников предприятия, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность. В качестве первичных документов преимущественно используются унифицированные формы первичной документации формы Т, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (таблица 1-2)

 

Таблица 1 – Унифицированные формы  по учету кадров

 

Форма документа	Наименование   документа
	Пo учету  кадров
T-l	Приказ   (распоряжение)  о приеме работника на работу
Т-1а	Приказ   (распоряжение)   о приеме работников на работу
Т-2	Личная карточка работника
Т-2ГС (МС)	Личная карточка государственного (муниципального) служащего
Т-3	Штатное расписание
Т-4	Учетная карточка научного,   научно—педагогического работника
Т-5	Приказ   (распоряжение)  о переводе работника на другую работу
T-5a	Приказ   (распоряжение)   о переводе работников на другую работу
Т-6	Приказ   (распоряжение)  о предоставлении отпуска работнику
Т-6а	1Г|мми (распоряжение)  о предоставлении отпуска работникам
Т-7	График отпусков
Т-8	Приказ     (распоряжение)     о    прекращении     (расторжении)     трудового    договора       с работником   (увольнении)
Т-8а	Приказ     (распоряжение)     о    прекращении     (расторжении)     трудового    договора       с работниками   (увольнении)
Т-9	Приказ   (распоряжение)   о направлении работника в командировку
Т-9а	Приказ  (распоряжение)   о направлении работников в командировку
Т-10	Командировочное  удостоверение
T-10a	Служебное задание при направлении в командировку и отчет о его выполнении
Т-11	Приказ   (распоряжение)   о поощрении работника
T-11a	Приказ   (распоряжение)  о поощрении работников

 

Таблица 2 – Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с

                      персоналом по оплате труда

 

Форма документа	Наименование   документа
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Т-12	Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Т-13	Табель учета рабочего времени
Т-49	Расчетно–платежная ведомость
T-51	Расчетная ведомость
T-53	Платежная   ведомость
Т-53а	Журнал регистрации  платежный ведомостей
Т-54	Лицевой счет
Т-54а	Лицевой счет  (СВТ]
Т-60	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Т-61	Записка-расчет   при  прекращении    (расторжении)   трудового договора    с     работником (увольнении)
Т-73	Акт о приеме работ,   выполненный по срочному трудовому    договору,     заключенному на время выполнении определенной работы

 

 

3.1.1 Табель учета рабочего времени  (формы № Т-12, Т-13)

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

Табель учета рабочего времени  служит основанием для начисления заработной платы, используются для получения  данных об отработанном времени, для  обеспечения контроля за соблюдением  работниками предприятия установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности.

Кроме того, в них проставляется  информация о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени  по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени, днях административного отпуска, командировки и др.

Сменная работа может осуществляться только в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ) на месяц (квартал, иной учетный период), в котором  указываются рабочие дни и продолжительность работы каждый день. В этом случае график сменности может выступать как самостоятельный локальный нормативный акт.

Если по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная (ст. 94 ТК РФ) для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Но продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не может превышать нормальное число рабочих часов. Порядок введения суммированного учета рабочего времени не регламентирован законодательством, а устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

3.1.2 Расчетные и платежные ведомости  (формы № Т-49, Т-51, Т-53)

Всего таких формы три:

- расчетно-платежная ведомость  (унифицированная форма № Т-49);

- расчетная ведомость (унифицированная  форма № Т-51);

- платежная ведомость (унифицированная  форма № Т-53).

При применении расчетно-платежной  ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость № Т-51.

На титульном листе расчетно-платежной  ведомости (формы № Т-49) и платежной ведомости (формы № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форме  № Т-49) и платежной ведомости (форме № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной ведомости  после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

3.1.3 Лицевой счет (формы № Т-54, Т-54а)

Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения сведений о начисленной  заработной плате и произведенных вычетов в течение календарного года.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету и иных документов (исполнительных листов, заявлений работников и др.)

Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

При применении автоматизированной обработки  производится распечатка расчетного листка, один экземпляр которого выдается работнику, а другой вкладывается (подшивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе.

Расчетный лист, содержит данные о  составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных  удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

 

3.2 Учет заработной платы,  не выданной в срок

 

Заработная плата выплачивается  в течение трех дней начиная с  установленной даты ее выдачи. Не полученная в срок заработная плата депонируется.

По истечении трех дней, установленных  для выдачи заработной платы, кассир должен построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег и суммировать выданную заработную плату.

Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графе "Деньги получил" (при выдаче денег  по форме № Т-49) или "Подпись в получении" (при выдаче денег по форме № Т-53) ставится штамп или пишется от руки "Депонировано".

Депонированные суммы сдаются  в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Сумму депонированной заработной платы  отражают проводками:

Дебет 70 Кредит 76-4

- депонирована не полученная  работниками заработная плата;

Дебет 51 Кредит 50-1

- депонированная заработная плата  внесена на расчетный счет.

Налог на доходы физических лиц с  депонированной заработной платы в  бюджет не уплачивается.

Учет расчетов с депонентами (работниками, чья заработная плата депонирована) ведется в книге учета депонированной заработной платы или в специальном реестре.

Книга депонентов открывается на год. Каждому сотруднику в ней отводится  отдельная строка, в которой указываются  его табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма.

Депонированная заработная плата  выдается работникам по расходному кассовому  ордеру.

Дата и номер расходного кассового  ордера указываются в книге депонентов или реестре депонированной заработной платы.

При выдаче депонированной заработной платы в учете делаются записи:

Дебет 50-1 Кредит 51

- получены денежные средства  в банке на выдачу депонированной  за работной платы;

Дебет 76-4 Кредит 50-1

- депонированная заработная плата  выдана работникам.

Если депонированная заработная плата  не была востребована работником в  течение трех лет, то она включается в состав внереализационных доходов:

Дебет 76-4 Кредит 91-1

- невостребованная заработная  плата включена в состав внереализационных  доходов.

В случае смерти работника не полученная ко дню его смерти заработная плата выдается совместно проживавшим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся на иждивении умершего.

 

вывод по 3 разделу

 

Фактическую выдачу заработной платы  осуществляет кассир. Если в штате организации нет должности кассира, выдавать денежные средства может главный бухгалтер или другой работник, назначенный руководителем.

Со всеми лицами, выдающими заработную плату, заключается договор о  полной материальной ответственности.

Если снимаются деньги на выплату заработной платы с расчетного счета, оформляют чек с указанием в нем целей, на которые будут использоваться денежные средства.

При получении наличных денежных средств  в банке оприходуют их в кассу. Для этого оформляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Перед выдачей денежных средств работникам следует оформить расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Реквизиты расходного кассового ордера указываются в расчетно-платежной  или платежной ведомости.

Начисление и выдача заработной платы в денежной форме отражаются в одной ведомости по форме № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость" или в двух ведомостях по формам № Т-51 "Расчетная ведомость" и № Т-53 "Платежная ведомость". Если заработная плата выдается в натуральной форме, необходимо оформить ведомости по формам № Т-51 "Расчетная ведомость" и № Т-53 "Платежная ведомость". Расчетная ведомость по форме № Т-51 оформляется в том же порядке, что и при выдаче заработной платы денежными средствами.

Платежная или расчетно-платежная  ведомость должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. Без этих подписей денежные средства (материальные ценности) по ведомости выданы быть не могут.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении или ежегодного (дополнительного) отпуска производятся в записке-расчете о предоставлении отпуска (увольнении). В нем проставляются номер и дата, которые должны соответствовать номеру приказа и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении.

Выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости на выдачу аванса, заработной платы или расходным кассовым ордерам. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе "Сумма к выдаче" против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".

Расчетно-платежные и платежные  ведомости подписываются работниками, составившими и проверившими эти  ведомости, а разрешение на выплату  заработной платы подписывается  руководителем учреждения и главным бухгалтером.

На выдачу заработной платы предусмотрено 3 рабочих дня. По истечении срока  выплаты в платежной и расчетно-платежной  ведомости против фамилии лиц, у  которых заработная плата осталась неполученной, кассир делает отметку "Депонировано". Составляется реестр депонированных сумм. В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы и поставить подпись. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи".