Учет расчетов с персоналом по оплате труда в бухгалтерском учете

При использовании работником с  согласия или ведома работодателя и  в его интересах личного имущества  работнику выплачивается компенсация  за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Наиболее распространенной компенсацией за пользование имуществом работника, является компенсация за использование  личного автотранспорта для служебных  целей.

Ее сумму устанавливает руководитель организации. Причем максимальная сумма компенсации не ограничена (см. письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275) [19]. Она должна быть назначена с учетом того, что работник должен возместить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля и т.д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации автотранспорта, ему не полагаются. В отличие, например, от аренды у него машины, когда арендатор несет расходы по ремонту и ГСМ.

Компенсация за использование личного  автотранспорта выплачивается на основании  приказа руководителя организации, в котором указывается вид  автотранспортного средства, размер компенсации, а также Ф.И.О. работника, получающего компенсацию. Необходимо наличие нотариально заверенной копии технического паспорта автомобиля (мотоцикла), должностную инструкцию сотрудника, из которой понятно, что его работа связана с постоянными служебными разъездами, отдельное письменное соглашение или указание в трудовом договоре, устанавливающее размер компенсации. Если работник управляет автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности.

В бухгалтерском учете организации  компенсация в полном объеме относится на затраты. В налоговом учете компенсация за использование автотранспорта включается в состав прочих расходов только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Для легковых автомобилей (как отечественных, так и импортных) с объемом двигателя до 2000 см3 = 1200 руб. в месяц, более 2000 см3 = 1500 руб. в месяц, личный мотоцикл = 600 руб. в месяц. За время отсутствия работника на рабочем месте, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (отпуск, болезнь, командировка и др.).

Однако сумма компенсации за использование для служебных  поездок личных автотранспортных средств  признается расходом только после перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) работнику (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Превышение суммы компенсации над установленными нормами налогооблагаемую прибыль организации не уменьшает.

Разница между фактически выплачиваемой суммой компенсации и установленной законодательством будет являться для работника доходом и, облагаться НДФЛ, но не облагается ЕСН и ПФ как не уменьшающая прибыль (п. 3 ст. 236, п. 1 ст. 238 НК РФ).

Компенсационные выплаты, входящие в  состав заработной платы, необходимо отличать от компенсаций. Компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (часть вторая ст. 164 ТК РФ). Если надбавки и доплаты компенсационного характера возмещают повышенные затраты труда, то компенсации возмещают денежные затраты работника, произведенные в интересах работодателя, например, расходы, понесенные в связи со служебной командировкой, при переезде на работу в другую местность, при использовании личного имущества работника.

 

вывод по 1 разделу

Обязательным атрибутом трудовых отношений является трудовой договор, к которому желательно прилагать  должностную инструкцию и инструкцию по охране труда сотрудника. Кроме того, организация составляет положение об оплате труда, о премировании, о надбавках, правила внутреннего распорядка, может быть заключен коллективный договор. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Эти документы составляют первооснову отношений в области труда и его оплаты в организации, они же помогут учесть специфику оплаты труда в отрасли.

Заработная плата работнику  устанавливается трудовым договором  в соответствии с действующей  у данного работодателя системой оплаты труда.

Первичная документация по кадрам, учету  труда, расчетам по заработной плате имеет унифицированные формы, применение которых является обязательным условием признания расходов на оплату труда.

Заработная плата (оплата труда  работника) согласно части первой ст. 129 ТК РФ включает в себя три составные части:

- вознаграждение за труд в  зависимости от квалификации  работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой  работы;

- компенсационные выплаты (доплаты  и надбавки компенсационного  характера, в том числе за  работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);

- стимулирующие выплаты (доплаты  и надбавки стимулирующего характера,  премии и иные поощрительные выплаты).

Заработная плата каждого работника  зависит от его квалификации, сложности  выполняемой работы, количества и  качества затраченного труда (часть  первая ст. 132 ТК РФ). К заработной плате не относятся выплаты социального характера, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.

Не являются заработной платой компенсации, выплачиваемые в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением  ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Трудовые отношения носят возмездный характер (ст. 15, часть первая ст. 56 ТК РФ). Поэтому трудовой договор не может быть безвозмездным. Все, с кем заключен трудовой договор, получают заработную плату за исполнение трудовой функции.

2 Начисление и выдача заработной платы

2.1 Бухгалтерский учет и начисление заработной платы

 

Недавно финансовое ведомство ввело  на территории Российской Федерации  МСФО 19 (IAS) "Вознаграждения работникам"[17]. Обязательство по выплате вознаграждений работникам отражают в учете непосредственно в момент его возникновения. Этот момент в каждом конкретном случае определяют на основании профессионального суждения.

С 2013 года применение этого стандарта  обязательно для крупных компаний, составляющих консолидированную отчетность. Однако уже в ближайшее время Министерство финансов России также планирует выпустить новое ПБУ по учету вознаграждений. Полагающиеся работникам выплаты необходимо будет отражать в российском бухучете по новым правилам, схожим с правилами стандарта 19 (IAS). 

Для учета расчетов с работниками организации инструкцией по применению плана счетов [13] предусмотрено открытие и ведение синтетического счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", на котором учитываются расчеты по всем видам выплат, причитающихся работникам, в том числе:

- по оплате труда - в корреспонденции  со счетами учета затрат на  производство (расходов на продажу)  и других источников (в том  числе прочих доходов и расходов). Проводки оформляются на сумму  основной и дополнительной заработной  платы соответственно: рабочих основного производства; рабочих вспомогательных производств; работников управления цехом и осуществляющих иную деятельность, в интересах цеха в целом; работников аппарата управления организацией, а также обслуживающего персонала, занятого в центральном офисе организации и иных работах, имеющих общехозяйственное значение; работников, занятых в обслуживающих производствах и хозяйствах; на сумму заработной платы работников, занятых на работах, связанных с продажей продукции и продвижением ее на рынок (например, рекламных агентов); на сумму заработной платы работников, занятых в деятельности, не связанной с обычным видами деятельности (например, занятых обслуживанием объектов основных средств, переданных в аренду);

- по выплате пособий - в корреспонденции со счетом учета расчетов с внебюджетными фондами;

- по оплате отпускных и вознаграждения  за выслугу лет - в корреспонденции  со счетом 96 "Резервы предстоящих  расходов" и т.п.

Дебетуется счет 70 в корреспонденции  со счетами учета денежных средств - наличных и безналичных, в зависимости от того, в какой форме производятся расчеты с работниками.

Начисленные, но не выплаченные в  установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по депонированным суммам").

Аналитический учет по счету 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда" ведется  по каждому работнику организации.

Таким образом, основными бухгалтерскими проводками по учету сумм оплаты труда являются следующие.

Дебет счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и  хозяйства" Кредит счета 70 - на сумму основной и дополнительной заработной платы соответственно: рабочих основного производства; рабочих вспомогательных производств; работников управления цехом и осуществляющих иную деятельность в интересах цеха в целом; работников аппарата управления организацией, а также обслуживающего персонала, занятого в центральном офисе организации и иных работах, имеющих общехозяйственное значение; работников, занятых в обслуживающих производствах и хозяйствах.

Дебет счета 44 "Расходы на продажу" Кредит счета 70 - на сумму заработной платы работников, занятых на работах, связанных с продажей продукции и продвижением ее на рынок (например, рекламных агентов). Ранее заработная плата таких работников списывалась в дебет счета 43 "Коммерческие расходы".

Дебет счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" Кредит счета 70 - на сумму начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и других аналогичных сумм.

Дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит счета 70 - на сумму заработной платы работников, занятых в деятельности, не связанной с обычными видами деятельности (например, занятых обслуживанием объектов основных средств, переданных в аренду).

Дебет счета 96 "Резервы предстоящих  расходов" Кредит счета 70 - на суммы  оплаты труда, начисленные за счет ранее созданного резерва (например, отпускные, вознаграждение за выслугу лет и т.п.).

Дебет счета 97 "Расходы будущих  периодов" Кредит счета 70 - на сумму  заработной платы работников, занятых  при осуществлении расходов будущих  периодов (например, ремонтом объектов основных средств).

Дебет счета 99 "Прибыли и убытки" Кредит счета 70 - на сумму заработной платы, начисленной работникам, занятым  ликвидацией последствий чрезвычайных обстоятельств.

Дебет счета 70 Кредит счета 50 "Касса" - на сумму произведенных выплат.

Дебет счета 70 Кредит счета 68 "Расчеты  по налогам и сборам" - на сумму  налога с доходов физических лиц, удержанного с работника.

Дебет счета 70 Кредит счета 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" - на сумму произведенных удержаний в возмещение материального ущерба или в счет задолженности по выданному займу.

Дебет счета 70 Кредит счета 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей" - на сумму материального ущерба по недостачам, отнесенного на счет виновных лиц (без зачисления сумм ущерба на счет 73).

Начисленные, но не выплаченные в  установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по депонированным суммам").

Аналитический учет по счету 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда" ведется  по каждому работнику организации.

При осуществлении расчетов по оплате труда работников в натуральной форме следует учитывать следующие особенности:

- трудовое законодательство не  запрещает производить расчеты  с работниками в натуральной  форме, но ограничивает размер  таких расчетов - не более 20% от  начисленных сумм;

- при передаче работникам продукции  собственного производства ее цена определяется в соответствии с требованиями ст. 40 НК РФ, т.е. в общем случае - на уровне рыночных цен;

- стоимость продукции, выданной  работникам в счет задолженности  по оплате труда, облагается  налогом на доходы с физических лиц и единым социальным налогом на общих основаниях.

Заработная плата работников может [29]:

- включаться в состав расходов  по обычным видам деятельности;

- включаться в состав вложений  во внеоборотные активы;

- включаться в состав прочих  расходов;

- включаться в состав расходов будущих периодов;

- выплачиваться за счет резерва  предстоящих расходов.

 

 

Начисление [30] заработной платы отражаем по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", а корреспондирующий с ним счет выбираем исходя из того, в каком подразделении работает работник, которому начисляется зарплата, и какие работы он выполняет.

Если начисляется заработная плата  работникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства, делается следующая проводка:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 70