Учет производственных запасов

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточку цехового учета материалов (Приложение Е). С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

Первичные документы по поступлению и расходу различных материальных ценностей являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Значительную часть производственных запасов (нефтепродукты, металл и т. п.) ОАО «ММЗ ИМЕНИ С.И.ВАВИЛОВА –УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ ХОЛДИНГА «БЕЛОМО» приобретает со стороны, а,узлы, газовые счетчики и детали изготавливают самостоятельно. Основным первичным документам на оприходование поступающих от поставщиков товарно-материальных ценностей является счет – фактура (Приложение Ё). Счет-фактуру выписывает поставщик на отпускаемые товарно-материальные ценности. В документе заполняют следующие реквизиты: наименование поставщика и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, станция отправления и станция назначения груза, дата и способ отгрузки и др. в нем указывают наименование, количество, цену и сумму, а также общую сумму, на которую отпущено товаров. В документе, если необходимо, делают ссылку на договор-заказ, согласно которому отпущены материальные ценности, указывают номера квитанций и накладных по отпускаемым (отгружаемым) материальным ценностям. К счет фактуре могут прилагаться и другие документы поставщиков: товарно-транспортные накладные, спецификации, квитанции и т. п.

Все поступающие документы на приобретаемые товарно-материальные ценности направляют в службу снабжения предприятия. Работники этой службы проверяют соответствие данных поступающих документов договорам поставки по ассортименту, количеству, ценам, срокам отгрузки и т.п. Поступающие документы регистрируют в специальном журнале учета поступающих грузов. Один раз в месяц данные журнала сверяются с данными бухгалтерии. В свою очередь, работники бухгалтерии систематически контролируют правильность ведения журнала. После регистрации в журнале счета поставщиков с приложенными к ним документами передают на склад для оприходования поступивших материальных ценностей в складском учете.

Для получения товарно-материальных ценностей со склада поставщика представителю хозяйства выписывают доверенность (Приложение Ж). В доверенности указывают: от кого и по каким документам (счету, наряду и т.п.) следует получить материальные ценности, срок действия доверенности. Бухгалтерия ведет строгий учет выданных доверенностей. Для этого в момент выдачи их регистрируют в специальном журнале учета выданных доверенностей. Не позднее следующего дня после получения ценностей по доверенности экспедитор (или другое лицо) представляет в бухгалтерию предприятия товарно-транспортные накладные и другие сопроводительные документы о сдаче полученных товарно-материальных ценностей на склад. Неиспользованные доверенности следует возвратить в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения их срока.

При приемке грузов экспедитор проверяет соответствие количества прибывших мест и знаков маркировки на них с данными, указанными в сопроводительных документах, а также, нет ли на таре и упаковке следов повреждения, боя и т.п. При возникновении сомнений в сохранности груза от транспортной организации требуют составления коммерческого акта. Груз, доставленный на предприятие, экспедитор или другое лицо службы снабжения сдает на склад под расписку заведующего складом на товарно-транспортной накладной или другом сопроводительном документе.

При доставке грузов на предприятие автотранспортом материальные ценности принимают на основании товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя. При несоответствии поступивших материальных ценностей их ассортименту, качеству и количеству, указанным в документах поставщика, составляют акт о приемке материалов, где фиксируют данные о поступившем грузе по документам поставщика и фактически. Акт в двух экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации. Указанный акт составляют также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

В книге складского учета или соответственно в карточках складского учета материалов на каждый вид хранимых материальных ценностей открывают отдельный счет; учет ведут только в натуральных измерителях. В заголовке счетов указывают единицу измерения, номенклатурный номер и цену (цена проставляется для справок и используется при таксировке объектов). Последовательность открытия счетов должна быть такой же, как и в аналитическом учете в бухгалтерии. По каждому субсчету в книге необходимо оставлять место для открытия новых счетов в течение года для записи данных о вновь поступивших материалах.

Записи в книге (карточках) складского учета должны вестись на основании документов. Без правильно оформленных документов на оприходование или выдачу продукции кладовщик (заведующий складом) не имеет права принимать или отпускать продукцию. Кладовщик должен иметь у себя образца подписей тех лиц, которые уполномочены распоряжаться материальными ценностями на предприятии. После каждой записи о поступлении или расходовании материалов или продуктов на счетах в книге (карточках) складского учета выводят остаток. Записи в книге (карточках) складского учета производят строго по каждому документу; объединение нескольких документов в одну запись не допускается. Из накопительных документов (лимитно-заборные ведомости и др.) записи делают по мере их закрытия, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца.

Материальные ценности, поступающие на склад со стороны, приходуют на основании счетов-фактур и других документов организаций-поставщиков. При поступлении материальных ценностей кладовщик расписывается об этом на сопроводительных документах.

В конце каждого месяца на основании первичных документов и записей в книге (карточках) складского учета материально ответственные лица составляют отчет о движении материальных ценностей. К отчету прилагают все первичные документы за месяц. Отчеты составляют материально ответственные лица обычно в натуральных измерителях. Отчеты о движении материальных ценностей составляются в двух экземплярах, из которых один остается в бухгалтерии, а второй с подписью бухгалтера в приемке возвращается кладовщику после сверки его данных с документами. На каждую группу материальных ценностей, учитываемых на отдельных синтетических счетах, составляют отдельный отчет, в котором указывают остаток ценностей на начало месяца, затем заполняют приходную и расходную его части и выводят сальдо на конец месяца по каждому виду ценностей и в целом по отчету. При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц. Во всех местах хранения периодически производят инвентаризацию товарно-материальных ценностей в установленном порядке [4, с.115].

2.2. Аналитический учет производственных запасов в местах хранения

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются центральные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Кроме центральных складов в структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием.

Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и должно осуществляться их клеймение.

Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующие должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Жизненный цикл производственных запасов на предприятии состоит из трех этапов: поступление - выдача в производство - возврат из него.

В этой связи в учете производственных запасов выделяются следующие группы учетных операций:

- учет поступления;

- учет отпуска в производство и возврата из него.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета. С этой целью на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник. Номенклатура - систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование; полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.); номенклатурный номер - условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой-ценником.

Впоследствии при выписке каждого документа по движению материалов в нем указывается не только наименование материала, но и его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок и при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

На складах материальные ценности размещают по секциям, а внутри них - по группам, по типам и сорторазмерам - в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимита).

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают: наименования материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов.

При первом поступлении какого-либо материала кладовщик извещает бухгалтера. Бухгалтер открывает карточку, регистрирует в оборотной ведомости и под роспись в ведомости выдает кладовщику. Такой порядок ставит целью обеспечить сохранность карточек. Также, из-за отдаленности склада от бухгалтерии или большой загрузки бухгалтера кладовщик сам открывает карточки и в установленный для отчета период предъявляет новые карточки в бухгалтерию для выполнения процедуры их регистрации в установленном порядке. Материалы на складах учитываются в карточках складского учета, открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточках указывают: наименование материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единицу измерения, учетную цену, норму запаса и другие данные.

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций. и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт или других первичных документов в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Материалы могут отпускаться на производство или на другие склады (в кладовые).

При отпуске материалов на производство происходит их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

При отпуске материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства происходит так называемое внутреннее перемещение материалов.

Ниже мы рассмотрим лишь порядок документального оформления:

- отпуска материалов на производство;

- замены и списания пришедших в негодность инструментов и инвентаря.

Отпуск материалов со складов (кладовых) организации на производство (участкам, бригадам, на рабочие места) осуществляется на основе установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации.

Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода. Внесение изменений в лимиты (в связи с уточнением объемов незавершенного производства и остатков неиспользованных материалов в подразделениях организации, изменением и (или) перевыполнением производственной программы, изменением норм расхода, заменой материалов, исправлением ошибок, допущенных при расчете лимита, и т.д.) производится с разрешения лиц, уполномоченных на их утверждение.

Список лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, должен быть согласован с главным бухгалтером, а образцы их подписей - доведены лицам, осуществляющим отпуск материалов со складов (кладовых).