где У - утренняя смена, Д - дневная, В - вечерняя, вых. - выходной день.  

     Для того, чтобы такую схему отобразить в программе, необходимо создать  шесть схожих графиков работы охранников (описанных в предыдущем примере), различающихся только порядком смен в расписании.

     Возможен  также вариант, при котором для  всех шести графиков работы порядок  смен будет одинаков, а графики  будут различаться параметром Дата отчета: для охранника 1 дата отсчета будет равна 01.01.2009, для охранника 2 - 27.12.2008, для охранника 3 - 28.12.2008 и т. д. (см. рис. 3).

Рис. 3

     Обязательным  условием корректной работы такой схемы  является, чтобы дата отсчета, указанная  во всех графиках была меньше, чем возможная дата начала работы предприятия по таким режимам; в противном случае работникам, начавшим работу до даты отсчета графика, невозможно будет начислить зарплату.

4.2 Назначение режима  работы

     При отражении в программе факта  приема на работу, в документе Прием на работу в организацию указывается график работы каждого вновь принятого работника. При назначении работнику графика в программе обязательно нужно указывать тот график, в котором календарное распределение рабочих смен в разделе Календарь совпадает с фактическим расписанием работы сотрудника.

     Таким образом, расписание работы определено для работника с момента приема на работу и при отсутствии каких-либо кадровых изменений может не изменяться вплоть до увольнения. Это очень  удобно для служащих, преимущественно работающих по пятидневке. Однако, говоря о сменном режиме работы, можно сказать, что в реальности практически невозможно указать работнику расписание работы, которому он неукоснительно следовал бы продолжительное время. И речь сейчас не о том, что работник обязательно нарушит определенный графиком порядок рабочих смен, уйдя в отпуск или заболев. Речь о том, что изменяющиеся производственные процессы предприятия, дефицит или избыток ресурсов, а также простой человеческий фактор станут причиной перераспределения рабочего времени работников.

4.3 Изменение режима  работы

     Самый простой для регистрации в  информационной системе случай изменения  расписания - перевод работника на другой постоянный режим работы. Например, в связи с изменением режима работы магазина больше нет необходимости охранять его в ночную смену, в этом случае рабочее время всех работников, занимающих должности охранников, должно быть перераспределено.

     Факт  такого изменения расписания отражается в программе с помощью документа  Кадровое перемещение работников организации, как и любое другое изменение условий труда.

     Сложнее обработать в информационной системе  ситуацию, когда графики работы меняются часто или когда расписание работы сотрудника не представляет собой заранее  определенный цикл смен. Например, режим работы котельной неразрывно связан с производственными планами предприятия: в то время, когда производственные мощности не используются, в котельной достаточно одного дежурного, а во время интенсивной работы предприятия в котельной обязательно должны присутствовать работники определенных квалификаций. Следует ли говорить, что расписания работы работников котельной могут не поддаваться никакой алгоритмизации, особенно если производственные планы предприятия зависят, например, от внешних заказов? В этом случае также вполне вероятна ситуация, что производственные планы предприятия на ближайший месяц, а соответственно и графики работы сотрудников котельной, утверждаются незадолго до начала расчетного периода, а информация о таких графиках доходит до отдела кадров и расчетного отдела и того позже. 
 
 

4.4 Ввод индивидуальных графиков

     Для разрешения таких ситуаций в программе  предусмотрен документ Ввод индивидуальных графиков работы организации. Этот документ во многом аналогичен привычному табелю, однако он предназначен для ввода информации именно о планируемом режиме работы сотрудника на месяц. В этом документе не указываются периоды отпусков, больничных, командировок - на момент составления индивидуального графика информации о них еще может не быть. Документ отражает те же сведения, что и раздел Календарь в графике работы: количество дневных, ночных и вечерних часов рабочего времени для каждого работника и для всех дней месяца. Фактически документ служит для того, чтобы при частой смене графиков работы избежать необходимости создавать множество кадровых приказов о перемещении.

     Документ  работает в двух режимах: ввод времени  по каждому дню периода и сводный  ввод времени в целом за период. Первый режим работы документа позволяет  для каждого работника ввести на следующий месяц предполагаемое количество дневных, ночных и вечерних часов в разрезе каждого рабочего дня. Таким способом можно, например, зарегистрировать планируемые замещения на время отпусков или командировок работников. Ввод данных по каждому дню периода с точки зрения механизмов программы полностью аналогичен кадровому приказу на изменение графика работы сотрудника.

     Если  на предприятии вообще или для  данного работника в частности  не введено понятие ночных или  вечерних часов, в документе реализована возможность скрыть ненужные строки, предназначенные для отображения информации о вечерних и ночных часах. Для этой цели предназначены кнопки Ночные и Вечерние на командной панели табличной части документа в режиме ввода данных по каждому дню периода (см. рис. 4). При сводном режиме ввода данных для каждого работника указывается количество отработанных дней и часов за месяц в целом, в том числе вечерних и ночных. Такой способ формирования документа проще, чем альтернативный (по дням), однако он может усложнить другую работу, связанную, например, с расчетом оплаты неявок. Если для работника введен сводный индивидуальный график, программа не может автоматически рассчитать количество оплачиваемых дней и часов неявки, и, соответственно, не сможет определить размер оплаты. В этом случае сумму оплаты и время неявки придется рассчитывать вручную. Также сложности могут возникнуть при расчете заработной платы: система автоматически не сможет определить периоды вытеснения, если в расчетном периоде для работника были зарегистрированы неявки, и, соответственно, не учтет введенные ранее данные о неотработанном времени. Из документа может быть распечатан табель учета рабочего времени по форме Т-13.

     Табель  может быть распечатан только в случае, когда данные документа введены не сводно, а по каждому дню.

     В табель учета рабочего времени выводится  информация, введенная не только документом Ввод индивидуальных графиков работы организации, но всеми документами-отклонениями для данного работника в указанном  расчетном периоде.

 

Рис. 4

На одного работника может быть введен только один документ Ввод индивидуальных графиков работы в течение расчетного периода.

 

4.5 Ввод табелей

     Документ  Ввод табелей учета рабочего времени  предназначен для того, чтобы перед  расчетом зарплаты ввести или откорректировать данные об отклонениях, введенные в течение расчетного периода.

     Документ  предоставляет возможность указывать  вид неявки в соответствии с классификатором  использования рабочего времени.

     Данные  в табель, также как и в предыдущий рассмотренный документ, могут быть введены сводно или по дням периода. Если данные вводятся сводно, для каждого вида рабочего времени в табличной части документа можно отобразить колонку, в которой указывается информация о количестве дней и часов неявки. Настройка видимости колонок таблицы производится по кнопке Изменить состав колонок на командной панели таблицы, одновременно в строке может быть использовано не более шести видов времени.

     Документ  может быть автоматически заполнен данными о рабочем времени  работников, при этом в табличной части будут отображены все рабочие дни работника в соответствии с введенным ранее индивидуальным графиком работы, а если его нет - в соответствии с графиком работы, а также все неявки и доплаты работника, сведения о которых уже введены в программу (см. рис. 5).

 

Рис. 5

     При редактировании табеля со сводным способом ввода времени необходимо помнить, что при вводе данных о времени  неявок время явки автоматически  не пересчитывается. Таким образом, если пользователь в табеле ввел для работника информацию о двухдневном отпуске без сохранения заработной платы, но не уменьшил количество дней явки, зарплата работнику будет рассчитана исходя из данных о полностью отработанном месяце.

     Документ  со способом ввода времени по дням периода предоставляет пользователю таблицу, в которой для каждого дня расчетного периода можно ввести одно или несколько обозначений рабочего времени с указанием количества часов этого времени. Виды времени обозначаются с помощью буквенных кодов, определенных в справочнике Классификатор использования рабочего времени. Если в один день необходимо ввести несколько видов использования рабочего времени, можно ввести несколько буквенных обозначений с отработанными часами, например: "Я-6, Н-2".

     При вводе времени по дням периода, табель (см. рис. 6) может быть оформлен как на полный месяц, так и на его часть: первую или вторую половину месяца; произвольный период внутри месяца. При сводном вводе данных документ может быть оформлен только на полный месяц. 

Рис. 6

     Обязательно нужно иметь в виду, что, несмотря на возможность редактирования отработанного времени и неявок с помощью табеля, расчет сумм оплаты неявок и размеров дополнительных начислений ведется специальными первичными документами системы. Например, ввод в табеле информации о двухдневной командировке работника не обеспечит автоматического расчета суммы оплаты по среднему заработку. Для расчета оплаты командировки обязательно должен быть введен документ Оплата по среднему заработку. Информация о неявках, введенная в табель, будет влиять только на расчет оплаты отработанного времени.

     Для оплаты работы в ночное и вечернее время, кроме графика, индивидуального  графика или табеля необходимо, чтобы  для данного работника был  оформлен документ Ввод сведений о  плановых начислениях работников организации с указанием размера оплаты для вечерних и ночных часов. Расчет сумм оплаты производится документом Начисление зарплаты работникам организации.

     В табеле есть возможность указывать  виды времени, классифицируемые как  отработанное время сверх нормы - сверхурочные часы или время работы в праздники. Следует обратить внимание, что без оформления соответствующих первичных документов оплата переработок в программе не регистрируется, даже если время переработок отражено в документе Ввод табелей учета рабочего времени. Это объясняется тем, что переработки оплачиваются отдельно от основного заработка, и их наличие, в отличие от неявок, никак не влияет на расчет.

     Следствием  такого алгоритма является и то, что при выводе на печать из документа  формы Т-13, сведения об отработанных сверхурочных часах или работе в праздничные дни в печатной форме не отразятся до тех пор, пока в программу не будут введены документы Оплата сверхурочных часов или Оплата работы в праздники и выходные. Напомним, что при печати из документа форма табеля Т-13 заполняется данными об отработанном времени и неявках работников по итогам всех введенных ранее первичных документов и документов-отклонений, а не только по данным табеля. Также важно помнить, что форма Т-13 может быть распечатана из документа только при вводе времени по дням периода, из "сводного" табеля форму Т-13 распечатать нельзя.

4.6 Табель учета рабочего времени Т-13

     В любой момент расчетного периода  может быть сформирован отчет  Табель учета рабочего времени Т-13. Форма Т-13 заполняется данными графиков работы сотрудника, индивидуальных графиков и табелей, первичных документов, документов-отклонений, введенных в программу на момент формирования отчета.

 

5. Показатели, источники и способы  получения информации

     В программе "1С: Документооборот" предусмотрена функция учета рабочего времени пользователей, составляемого на основании отчетных данных о ежедневно проделанной работе, разбитых по видам работ. Список видов работ составляет сотрудник, занимающийся ведением нормативно-справочной документации, с учетом анализа затрат рабочего времени.

     Отчеты  по проделанной работе составляются сотрудниками самостоятельно с применением  функции автоматического занесения  записей.

     На  основе ежедневных отчетов программа  позволяет составлять отчеты о временных затратах по видам работ, подразделениям или периодам времени.