Кроме того, режим рабочего времени может  предусматривать разделение рабочего дня на части, между которыми устанавливается перерыв свыше 2 часов, два и более перерыва, включая обеденный. В этом случае речь идет о так называемом раздробленном рабочем дне⁵. Причем, общая продолжительность ежедневной работы не должна превышать длительности установленной законом или графиком сменности. И конечно же, введение такого рабочего дня возможно тогда, когда это необходимо в силу особого характера работы, например в организациях занятых обслуживанием населения и пр. Помимо всего прочего, для отдельных работников, а также для коллективов подразделений организации может быть установлен режим со скользящим (гибким) графиком работы, при котором допускается регулирование самими работниками начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня. Причем, требуется полная отработка установленного законом суммарного количества рабочих часов в течение учетного периода. Режим этот может быть применен как при пятидневной, так и при шестидневной рабочей неделе.

2.7 Сверхурочные работы, дежурства, ненормированный рабочий день

      Законодательство  установило предельную продолжительность рабочего времени и оно же предусматривает и определенные гарантии ее соблюдения, содержащиеся прежде всего в нормах, регламентирующих сверхурочные работы. Сверхурочными считаются работы сверх установленной продолжительности рабочего времени⁶. Таким образом, при работе с поденным учетом рабочего времени сверхурочной считается работа сверх установленной продолжительности рабочего дня, смены, но если у работника неполный рабочий день, то работа сверх установленного времени в пределах нормальной продолжительности рабочего дня не считается сверхурочной. В случаях, когда применяется суммированный учет рабочего времени, сверхурочными также считаются часы работы сверх продолжительности смены, установленной графиком. Основанием для привлечения к сверхурочной работе является приказ руководителя о привлечении работника к сверхурочным работам или же устное распоряжение кого-либо из руководителей. Компенсируется она оплатой в повышенном размере по правилам, предусмотренным ст.88 КЗоТ. А в соответствии со ст.55 КЗоТ работники могут привлекаться к сверхурочным работам в исключительных случаях предусмотренных законом. Но работы эти также не могут быть не ограничены законом и на основании ст.56 КЗоТ они не могут превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Кроме того, отдельные работники не допускаются к сверхурочным работникам: беременные женщины и женщины, имеющие детей до трех лет, лица моложе 18 лет и те, кто обучаются без отрыва от производства в дни занятий.

      Дежурства в нерабочее время – это пребывание работника в организации  по распоряжению администрации в нерабочее время в качестве ответственного за порядок и для оперативного решения неотложных вопросов. На дежурных могут возлагаться обязанности других работников. Допускаются они в исключительных случаях не чаще одного раза в месяц по согласованию с профсоюзом. Продолжительность дежурства не может превышать установленного рабочего дня или смены. Дежурства в выходной или праздничный день компенсируются предоставлением отгула в течение ближайших 10 дней. Данные правила относятся как к работникам с нормированным, так и с ненормированным рабочим днем.

      А ненормированный рабочий день, в  свою очередь, является особым режимом  рабочего времени отдельных работников, обусловленных спецификой и характером их труда, при которой допускается в отдельные дни работа сверх установленной продолжительности рабочего времени либо по предложению работодателя, либо по инициативе работника. То есть для них работа сверх установленной продолжительности рабочего дня не считается сверхурочной и компенсируется дополнительным отпуском или в иной форме. Необходимо также отметить, что данный термин в некоторой степени условен, и не означает, что продолжительность рабочего времени не ограничена. Такие работники должны на общих основаниях освобождаться от работы в дни еженедельного отдыха и в праздничные дни, на них распространяются правила, определяющие время начала и окончания работы, перерывов для отдыха и питания на данном предприятии. Работодатель не имеет права систематически привлекать их к работе во внеурочное время или заранее обязывать к определенной переработке сверх установленной продолжительности рабочего времени. Круг их обязанностей оговаривается при заключении трудового договора, в правилах внутреннего трудового распорядка, в должностных инструкциях и иных локальных актах. Он может вводиться для определенных лиц административного, управленческого, технического и хозяйственного персонала, для тех рабочее время которых, не поддается учету или же когда рабочее время дробиться на части из-за неопределенности длительности и некоторых других.

3. Методы  и приемы  учета отработанного  времени персоналом  организации

     Итак, наиболее популярные методы организации учета рабочего времени:

     Самый архаичный – ведение табеля или  другой формы учета времени прихода  на работу и ухода с работы сотрудника. Заполняется специалистом отдела кадров в присутствии работника, заверяется его подписью. Этот метод технически более простой и рациональный с точки зрения снижения количества споров. Но рационален он только в малом и среднем бизнесе, в больших же компаниях обработка ежедневных данных на каждого работника в бумажном виде увеличивает нагрузку на отдел кадров, а также велика вероятность ошибки при подсчете рабочего времени.

     Самый популярный и современный метод  в иностранных организациях - учет данных электронной системы пропуска. Он наиболее точен, так как учитывается  не только время прихода и ухода  с работы сотрудника, но и время его выхода из кабинета, тем самым предоставляются данные присутствия человека на рабочем месте. В отечественных компаниях присутствует взаимное желание работодателя и работника схитрить и при ручной обработке данных, и при электронном подсчете. Поэтому есть смысл обеспечить и руководителям, и всем сотрудникам доступ к ознакомлению с данными учета рабочего времени (например, на сайте компании).

     Следующий способ, имеющий достоинства и  первого, и второго метода – учет рабочего времени, используя электронную почту или другую систему обмена данными, которая доступна только на рабочем месте. Приходя на работу и перед уходом, сотрудник отправляет сообщение на определенный адрес или ресурс с указанием о начале и конце своего рабочего времени. Этот способ не требует дополнительных затрат, позволяет автоматизировать обработку данных и процесс аккумуляции, минимизирует споры относительно результатов учета рабочего времени.

     При любом порядке учета рабочего времени по итогам месяца относительно отдельного работника, лучше распечатывать результаты и заверять подписями представителя работодателя и самого работника.

4. Информационное обеспечение учета отработанного времени персоналом организации

4.1 Графики работы

     Трудовым  законодательством определено, что  при устройстве на работу каждый работник предприятия ставится в известность относительно условий предстоящей работы. Одним из таких условий является режим работы, то есть график. График работы может быть произвольным, но учитывающим требования законодательства, в частности, главу 16 ТК РФ. Согласно статье 100 ТК РФ режим рабочего времени должен определять:

1. продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
2. работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
3. продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
4. время начала и окончания работы;
5. время перерывов в работе;
6. число смен в сутки;
7. чередование рабочих и нерабочих дней.

     Для описания режимов работы в программе "1С: Зарплата и управление персоналом 8" используется справочник Графики работы. Параметры каждого графика позволяют определить все указанные выше особенности режима работы, который он описывает, а также указать дополнительные сведения, впоследствии использующиеся для расчета начислений. Например, в графике указывается время начала вечерних, ночных и дневных часов, эти сведения используются впоследствии для расчета сумм надбавок за работу в вечернее и ночное время.

     Для пятидневной и шестидневной рабочей  недели в графике указывается  расписание работы по дням недели (см. рис. 1). Для сменного графика (с плавающими выходными днями) схема расписания работы немного сложнее: в отдельном справочнике Смены описываются все смены работы предприятия, для каждой смены указывается время начала и окончания работы и время перерывов; затем из этих смен составляется расписание работы. При этом вместо дней недели, которые для данной схемы работы смысла не имеют, используется просто порядковый номер дня в расписании.

Рис. 1 

     Например, расписание работы охранника состоит  из шести дней: в первый день он работает в дневную смену, второй день - в  вечернюю, третий день - в ночную, а затем три дня отдыхает, и так далее. Для того, чтобы данные о таком графике работы внести в программу, в справочнике Смены необходимо будет создать 3 элемента, соответствующие каждой смене работы. В дневную смену работа начинается в 8 утра и заканчивается в 16 часов, вечерняя смена продолжается с 16 до 24 и ночная смена - с полуночи до 8 утра.

     Затем в справочнике Графики работы в новом элементе помимо прочих параметров графика в разделе Смены вводятся данные о последовательности смен в  расписании с указанием порядкового номера дня. Выходные дни также включаются в расписание - в строках, соответствующих выходным колонка Смена остается незаполненной (см. рис. 2).

Рис. 2 

     Следует помнить, что ТК РФ запрещает работу в течение двух смен подряд. Однако, в программе в графике работы для одного и того же дня можно ввести несколько строк в расписании и, соответственно, несколько рабочих смен.

     Эта возможность предусмотрена для  таких случаев, когда для внутренних целей учета рабочие смены  разбиваются на несколько частей, при этом в совокупности продолжительность всего рабочего времени работника в течение дня не превышает установленных законодательством норм.

     Таким образом, в разделе Смены графика  работы охраны из рассматриваемого примера  должно быть шесть строк: три для рабочих смен и три - для выходных.

     Особое  значение имеет параметр Дата отсчета - эта дата определяет точку отсчета, момент, который "свяжет" абстрактное  расписание работы с реальным календарем. Дата отсчета - это календарная дата первого дня расписания, вне зависимости от того, рабочий он или выходной.

     Визуально схему работы по данному графику (связь рабочих смен с календарем) представляет раздел Календарь формы  графика работы.

     Следует иметь ввиду, что при сменном  режиме работы предприятия в течение суток на каждом рабочем месте посменно может работать несколько работников. Например, служба охраны предприятия, образованная 1 января 2009 года, состоит из 6 охранников, работающих в три смены, как было показано в предыдущем примере. Схема их работы в привязке к календарным дням представлена в таблице 1.

Таблица 1