Учет материально-производственных запасов

Материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании  или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются  к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной  в договоре. К такому роду запасов относятся товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, а также материалы, принятые в переработку.

Оценка материально-производственных запасов, стоимость которых при  приобретении определена в иностранной  валюте, производится в рублях путем  пересчета суммы в иностранной  валюте по курсу Банка России, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету.

 

3. Документальное оформление заготовления  и приобретения материальных  ценностей

 

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов  должны оформляться первичными учетными документами.

Формы первичных учетных  документов утверждаются: 
а) Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации - унифицированные формы первичной учетной документации; 
б) соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти - отраслевые формы; 
в) организациями - формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций.

Первичные учетные документы  должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным  законом "О бухгалтерском учете.

Может составляться отдельный  список наименований и устанавливаться  особые правила оформления первичных  учетных документов на выдачу особо  дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета). Перечень таких запасов и особые правила  оформления первичных учетных документов на их выдачу и порядок контроля за их расходованием (использованием) устанавливаются руководителем  организации по представлению главного бухгалтера.

Первичные учетные документы  должны быть заранее пронумерованы  либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации  порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров  в течение одного отчетного года.

Первичные учетные документы  могут составляться на бумажных и  машинных носителях информации.

Программы кодирования, идентификации  и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в  организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих  первичных учетных документов. 
В соответствии с Методическими указаниями и ПБУ 5/01, материалы могут поступать следующим образом:

приобретение за плату;

изготовление силами организации;

внесение в качестве вклада в уставный капитал;

безвозмездное получение;

поступление в результате товарообменной операции.

Методические указания подробно регламентируют документооборот, образующийся при поступлении материалов (особенно, при поступлении материалов, приобретенных  за плату). В частности, установлено  следующее: в соответствии с пунктом 44 основанием для осуществления  расчетов при оплате материалов, поступивших  по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам  от поставщиков (грузоотправителей) являются следующие документы:

расчетные документы:

платежные требования;

платежные требования-поручения;

счета;

товарно-транспортные накладные

и т.п.

сопроводительные  документы:

спецификации;

сертификаты;

качественные удостоверения

и т.п.

Нетрудно убедиться, что  формы перечисленных документов не являются унифицированными формами  по учету МПЗ и не утверждены в  установленном порядке постановлением Госкомстата РФ. Следовательно, основанием для оприходования материалов такие  документы служить не могут. Это  обстоятельство обуславливает необходимость  установления в конкретной организации  порядка приема, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных  документов на поступающие материалы  с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.

Обычно рекомендуется  следующая схема документооборота и действий, выполняемых должностными лицами организации (не только бухгалтерии, обязанности которой определены особо) при поступлении тех или  иных документов:

зарегистрировать документы  в журнале учета поступающих  грузов (форма журнала учета поступающих  грузов утверждена постановлением Госкомстата  РФ от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  документации по учету продукции, товаро-материальных ценностей в местах хранения»).

Записи в журнал делаются уполномоченными работниками по мере поступления запасов на основании  сопроводительных товаро-транспортных документов, приходных ордеров, актов  о приемке;

проверить соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу  и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренных договором. Выполнение данной функции целесообразно  проводить в два этапа. Во-первых, проводить проверку непосредственно  при поступлении грузов. Для этого  комиссия, принимающая грузы, должна располагать необходимой информацией. Во-вторых, осуществлять последующий  контроль при обработке расчетных  и сопроводительных документов в  бухгалтерии (при наличии службы снабжения нелишним будет проведение подобной проверки и в подобном подразделении). Разумеется, работники бухгалтерии  также должны располагать копиями  договоров и приложений к ним, в которых имеются необходимые  данные;

проверить правильность расчетов в расчетных документах. Проверку расчетов (прежде всего, арифметическую) также уместно проводить и  при приемке, и при обработке  документов – то есть в местах поступления  или хранения материалов и в бухгалтерии;

акцептовать (оплатить) расчетные  документы полностью или частично, или мотивированно отказаться от акцепта (оплаты). Право проставления акцепта или оформления отказа от него может быть установлено распорядительными  документами организации или  приложением к учетной политике. В крупных организациях это право  может быть предоставлено представителям отдела снабжения, в небольших –  бухгалтерии. В любом случае окончательное  решение об оплате должны принимать руководитель организации и главный бухгалтер, как лица, непосредственно несущие полную ответственность за деятельность организации. Трудовым кодексом РФ, вступившим в действие 1 февраля 2002 года, предусмотрена возможность привлечения к полной материальной ответственности и иных должностных лиц организации. Однако для того, чтобы это стало правомерным и осуществимым необходимо, как минимум, пересмотреть условия коллективного договора между администрацией и работниками организации (статья 243 ТК РФ);

определить фактические  размеры ответственности в случае нарушения условий договора. Для  того, чтобы определить размеры и  предполагаемую степень ответственности  отдельных лиц или организаций, целесообразно участие, как минимум, трех специалистов – снабженца (отвечающего  за организацию договорных отношений  с поставщиками и располагающего самой подробной информацией  об условиях договора), юриста (который  обязан юридически грамотно составить  документы, служащие основанием для  предъявления претензий или обращения  взыскания на работников организации, получающей материалы) и бухгалтера (обеспечивающего точность расчетов) размера ущерба);

передать документы в  подразделения организации (бухгалтерскую  службу, финансовый отдел и т.п.) в  сроки, предусмотренные правилами  документооборота организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы  и доверенность на получение материалов. Оформление доверенности производится в порядке, установленном Инструкцией  Минфина СССР от 14 января 1967г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ и отпуска их по доверенности».

В соответствии с постановлением Президиума Высшего арбитражного суда от 13 августа 1996г. № 1792/96 и пунктом 45 Методических указаний доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного  лица, уполномоченного на это учредительными документами или распоряжением  руководителя с приложением печати организации.

Доверенность от имени  юридического лица, основанного на государственной или муниципальной  собственности, на получение или  выдачу денег и других имущественных  ценностей должна быть подписана  также главбухом этой организации. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является недействительной.

Унифицированная форма доверенности утверждена постановлением Госкомстата  РФ от 31 октября 1997г. № 71а «Об утверждении  унифицированных форм первичной  документации по учету труда и  его оплаты, основных средств и  нематериальных активов, материалов, МБП, работ в капитальном строительстве», с учетом изменений. Причем утверждено две формы доверенности: № М-2 и № М-2а. Обе формы применяются  для оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Поступившие в организацию  счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы  на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для  приемки и оприходования материалов.

Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы. При  приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении  соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных  и сопроводительных документах.

Порядок и сроки приемки  материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование  поступающих материалов и тары (под  материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления  приходных ордеров (типовая межотраслевая  форма № М-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. № 71а), при отсутствии расхождений  между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Форма № М-4 применяется для  учета материалов, поступающих от поставщика или из переработки. Приходный  ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей  на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные  металлы и камни.

В приходном ордере указываются  следующие реквизиты: организация; структурное подразделение; дата составления; склад; поставщик; страховая компания; корреспондирующий счет; номер документа; наименование материала; номенклатурный номер; единица измерения; количество; цена; сумма без НДС; сумма НДС; сумма с учетом НДС; номер паспорта; порядковый номер в складской картотеке.

На массовые однородные грузы, прибывшие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку  материала в течение этого  дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общий итог записывается в приходный  ордер. Вместо приходного ордера, приемка  и оприходование материалов может  оформляться проставлением на документе  поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном  ордере. В этом случае заполняются  реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к  приходному ордеру.

Форма штампа нормативными документами не утверждена и, значит, может быть произвольной.

При перевозке грузов автотранспортом  приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между  данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным  в документах поставщика, а также  в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым  требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая  оформляет ее актом о приемке  материалов.

В случае составления приемного  акта приходный ордер не оформляется.

Приемный акт о приемке  служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Форма акта о приемке материалов (форма № М-7) также утверждена постановлением Госкомстата РФ № 71а. В указаниях по заполнению формы  № М-7 уточнено, что она составляется также при приемке материалов, поступивших без документов. Акт  о приемке материалов является юридическим  основанием для предъявления претензий  поставщику или отправителю. Необходимые  дополнительные данные, не выделенные  в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные». Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.