Учет кассовых операций

     До  передачи в кассу организации  приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  регистрируются в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров   формы № 1 или форма  № 1-а. Журнал формы № 1 открывается  отдельно на приходные и расходные  кассовые ордера, форма №1-а  ведется  по расходным и приходным ордерам  вместе. В ЧУП «Воложинский кооппром»   бухгалтер заполняет журнал формы №1.

     Таким образом, все приходные и расходные  кассовые ордера  или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные  к ним документы погашаются штампом  или надписью «Оплачено» с указанием  числа, месяца, года. При этом прием  и выдача денег по кассовым ордерам  может производиться только в  день их составления. Кроме этого  кассир не должен принимать к исполнению кассовые ордера не заполненные полностью. Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в приходных и расходных кассовых документах не допускается.

     В ЧУП «Воложинский кооппром» соблюдаются все вышеперечисленные требования, определяющие порядок оформления кассовых операций.

     Все поступления и выдачи денег в  конце рабочего дня кассир записывает в кассовую книгу. В настоящее время ЧУП «Воложинский кооппром» применяет кассовую книгу формы КО-4, утвержденную постановлением Министерства финансов РБ от 19.07.2001 № 43. В нее записываются исходные данные на основе первичных учетных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, чеков денежных, объявлений на взнос наличными и так далее).

     Кассовая  книга должна быть пронумерована, прошнурована, и скреплена печатью на последней  странице, где делается запись «В книге  пронумеровано и прошнуровано ____ листов». Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

     Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной разлиновкой) как  первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без  горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется  с лицевой и оборотной стороны  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Второй экземпляр  служит отчетом кассира, который  передается главному бухгалтеру. При  этом первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

     Необходимо  отметить, что записи  кассовых операций начинаются со строки «Остаток на начало дня». Причем, предварительно кассовый лист надо согнуть пополам по линии  отреза так, чтобы отрывная часть  была подложена под неотрывную часть  листа, которая остается в книге.

     Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть обязательно заверены подписями  кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его замещающего.

       Записи в кассовую книгу должны  производится кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Для этого в листе есть две колонки «Приход» и «Расход». Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день по приходу и расходу, выводит остаток на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (приложение 2).

     В период выдачи средств на оплату труда, остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и  расходным кассовым ордерам. По строке «В том числе на оплату труда» указывается  сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежный ведомости  на оплату труда расходным кассовым ордером не отражается  по колонке  «Расход» в кассовой книге. Платежная  ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

     Контроль  правильности ведения кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации. В бухгалтерии, поступающие  кассовые отчеты с первичными документами  подвергаются обработке. Каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и  субсчета. Кроме этого остаток  денег на начало дня по отчету кассира  сверяется с остатком на конец  дня, показанном в предыдущем отчете, проверяется также правильность выведенных оборотов и остатка.

     Организации могут иметь в своей кассе  наличную иностранную валюту в пределах лимитов остатка, устанавливаемых  учреждениями уполномоченных банков как в рублевом эквиваленте, так и номинале. Кассовые операции оформляются документами установленной формы без изменения во всех организациях независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности.

     Прием наличной иностранной валюты в кассы  юридических лиц, предпринимателей производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером  или лицом, им уполномоченным.

     В подтверждение приема наличной иностранной  валюты выдаются:

• квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1в, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. N 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 64, 8/6254);
• другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

     Выдача  наличной иностранной валюты из касс юридических лиц, предпринимателей производится по:

• расходному кассовому ордеру формы КО-2в, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. N 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации";
• платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

     Расходные кассовые ордера и другие документы  утвержденных форм заполняются в  порядке, установленном законодательством  Республики Беларусь.

     Юридические лица, предприниматели, использующие наемный  труд, учитывают все поступления  и выдачи наличной иностранной валюты в кассовой книге по форме КО-4в, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. N 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации".

     Руководители  организаций обязаны обеспечить сохранность наличных денег и  других ценностей в кассе, а также  при доставке их из банка и сдачи  в банк. Поэтому руководителям  при приеме на работу кассира и  других лиц, занимающихся транспортировкой либо сопровождением наличных денег, рекомендуется  обращаться в органы внутренних дел  и медицинские учреждения для  получения сведений об этих лицах. На эти должности по возможности  не допускаются лица:

• ранее привлекающиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• страдающих хроническими психическими заболеваниями;
• систематически нарушающих общественный порядок;
•     злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача [8, с.25].

     Кроме того, рекомендуется предоставлять  кассиру сопровождающее лицо, а в  случае необходимости и транспортное средство при сдаче либо получения  денежных ценностей в банке. В  настоящее время законодательство предусматривает также возможность  страхования наличных денег и  ценностей в кассе.

     Существует ряд требований по технической укрепленности и оборудованию помещения кассы. Оно должно быть снабжено техническими средствами охраны, тревожной и пожарной сигнализацией. Все наличные средства и другие ценности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы должны закрываться ключом и опечатываться. Ключи и печати должны храниться у кассира.

     В соответствии с Правилами ведения  кассовых операций в Республике Беларусь в сроки, установленные руководителем  субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная  ревизия кассы с полным полистным  пересчетом денежной наличности и проверкой  других ценностей, находящихся в  кассе. 

     Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначается  комиссия. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт  инвентаризации наличных денег и  других ценностей в двух экземплярах, который подписывается комиссией  и материально ответственным  лицом. Один передается в бухгалтерию  предприятия, второй остается у материально  ответственного лица.

     При обнаружении в кассе недостачи  или излишков наличных денег и  других ценностей в акте указывается  сумма недостачи или излишка и объясняются обстоятельства их возникновения.

     Таким образом, вся  ответственность за сохранность принятых наличных денег  и ценностей, за правильное отражение  всех хозяйственных операций по кассе  в кассовой книге несет материально  ответственное лицо – кассир. Контроль за его деятельностью осуществляет главный бухгалтер. Руководитель же обязан под роспись ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.  

     2.2. Синтетический и аналитический учет кассовых операций 

     Для обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в кассе организации Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89, предназначен активный синтетический счет 50 «Касса». Сальдо по счету только дебетовое, поскольку нельзя выдать из кассы денег больше, чем там имеется. Сальдо по счету свидетельствует о наличии свободных денег у организации.

     К счету 50 «Касса» могут открываться  при необходимости следующие субсчета:

     50-1 «Касса организации»;

     50-2 «Операционная касса»;

     50-3 «Денежные документы»;

     50-4 «Валютная касса»;

     50-5 «Касса филиала».

     Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

     Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т.д.

     Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок, марок  государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

     Субсчет 50-4 «Валютная касса» предназначен для  учета кассовых операций в иностранной  валюте при осуществлении внешнеэкономической  деятельности, в том числе при  направлении работников в заграничные  командировки.

     Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для  учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс [6, с. 465].

     Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов: 51 «Расчетный счет» - на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных авансов; 76 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - при поступлении денег в погашение различного рода дебиторской задолженности (плата родителей за детей в детских учреждениях); 80«Уставный фонд» - денежные суммы, внесенные учредителями в счет их вкладов в уставный фонд; 90 «Реализация» - на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию; 92 «Внереализационные доходы и расходы» - на излишки денег в кассе, выявленные при инвентаризации и др.

     По  кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует  с дебетом счетов: 51 «Расчетный счет» - на внесенные в банк наличные деньги; 69 «Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению» - на выплаты пособий из средств фонда социальной   защиты;   70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» -   при выдаче  штатному составу сумм заработной платы, премий, поощрений, пособий; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на выданные авансы              в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм; 94 «Недостачи или потери от порчи ценностей» - на сумму недостач денежных средств, выявленных  при инвентаризации кассы и др.