Учет кассовых операций

Организации могут иметь в своей кассе наличную иностранную валюту в пределах лимитов остатка, устанавливаемых учреждениями уполномоченных банков как в рублевом эквиваленте, так и номинале. Кассовые операции оформляются документами установленной формы без изменения во всех организациях независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности.

 

Прием наличной иностранной валюты в кассы юридических лиц, предпринимателей производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

 

В подтверждение приема наличной иностранной валюты выдаются:

 

§ квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1в, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. N 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 64, 8/6254);

 

§ другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

 

Выдача наличной иностранной валюты из касс юридических лиц, предпринимателей производится по:

 

§ расходному кассовому ордеру формы КО-2в, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. N 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации";

 

§ платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

 

Расходные кассовые ордера и другие документы утвержденных форм заполняются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

 

Юридические лица, предприниматели, использующие наемный труд, учитывают все поступления и выдачи наличной иностранной валюты в кассовой книге по форме КО-4в, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. N 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации".

 

Руководители организаций обязаны обеспечить сохранность наличных денег и других ценностей в кассе, а также при доставке их из банка и сдачи в банк. Поэтому руководителям при приеме на работу кассира и других лиц, занимающихся транспортировкой либо сопровождением наличных денег, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах. На эти должности по возможности не допускаются лица:

 

· ранее привлекающиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

 

· страдающих хроническими психическими заболеваниями;

 

· систематически нарушающих общественный порядок;

 

· злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача [8, с.25].

 

Кроме того, рекомендуется предоставлять кассиру сопровождающее лицо, а в случае необходимости и транспортное средство при сдаче либо получения денежных ценностей в банке. В настоящее время законодательство предусматривает также возможность страхования наличных денег и ценностей в кассе.

 

Существует ряд требований по технической укрепленности и оборудованию помещения кассы. Оно должно быть снабжено техническими средствами охраны, тревожной и пожарной сигнализацией. Все наличные средства и другие ценности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы должны закрываться ключом и опечатываться. Ключи и печати должны храниться у кассира.

 

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

 

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт инвентаризации наличных денег и других ценностей в двух экземплярах, который подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у материально ответственного лица.

 

При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег и других ценностей в акте указывается сумма недостачи или излишка и объясняются обстоятельства их возникновения.

 

Таким образом, вся ответственность за сохранность принятых наличных денег и ценностей, за правильное отражение всех хозяйственных операций по кассе в кассовой книге несет материально ответственное лицо - кассир. Контроль за его деятельностью осуществляет главный бухгалтер. Руководитель же обязан под роспись ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.

 

2.2 Синтетический и аналитический  учет кассовых операций

 

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89, предназначен активный синтетический счет 50 «Касса». Сальдо по счету только дебетовое, поскольку нельзя выдать из кассы денег больше, чем там имеется. Сальдо по счету свидетельствует о наличии свободных денег у организации.

 

К счету 50 «Касса» могут открываться при необходимости следующие субсчета:

 

50-1 «Касса организации»;

 

50-2 «Операционная касса»;

 

50-3 «Денежные документы»;

 

50-4 «Валютная касса»;

 

50-5 «Касса филиала».

 

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

 

Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т.д.

 

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

 

Субсчет 50-4 «Валютная касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

 

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс [6, с. 465].

 

Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов: 51 «Расчетный счет» - на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных авансов; 76 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - при поступлении денег в погашение различного рода дебиторской задолженности (плата родителей за детей в детских учреждениях); 80«Уставный фонд» - денежные суммы, внесенные учредителями в счет их вкладов в уставный фонд; 90 «Реализация» - на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию; 92 «Внереализационные доходы и расходы» - на излишки денег в кассе, выявленные при инвентаризации и др.

 

По кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует с дебетом счетов: 51 «Расчетный счет» - на внесенные в банк наличные деньги; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - на выплаты пособий из средств фонда социальной защиты; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - при выдаче штатному составу сумм заработной платы, премий, поощрений, пособий; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на выданные авансы в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм; 94 «Недостачи или потери от порчи ценностей» - на сумму недостач денежных средств, выявленных при инвентаризации кассы и др.

 

Текущие записи в журнале-ордере №1 и ведомости №1, как и в некоторых других журналах-ордерах, влекут за собой составление листков-расшифровок для переноса дебетовых и кредитовых оборотов по отдельным счетам в те журналы-ордера или ведомости, в которых ведется аналитический учет по этим счетам. Если в отчете кассира содержится большое число операций и их разноска непосредственно в журнал-ордер №1 и ведомость №1 без ошибок затруднительна, тогда на основании отчета кассира готовится сводка операций в разрезе корреспондирующих счетов и в соответствии с нею заполняются журнал-ордер №1 и ведомость №1. Сводка может составляться как вручную, так и на персональных ЭВМ.

 

Предприятия часто используют наличную иностранную валюту, которая так же, как и рубли, хранится в кассах, приходуется и расходуется из них по таким же приходным и расходным документам. Кассовые документы выписываются в рублевом эквиваленте, в правом верхнем углу их указывается сумма иностранной валюты по номиналу прописью и цифрами красными чернилами с указанием наименования иностранной валюты.

 

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». По дебету этого счета записывается поступление указанных бланков в организацию, а по кредиту - их выбытие. Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения [6, с.472].

 

Приведем записи, которые чаще всего встречаются в учетной практике ЧУП «Воложинский кооппром» по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами. Для этого воспользуемся таблицей 2.1.

 

Таблица 2.1. Учетные записи по дебету счета 50 «Касса»

 

Содержание операции 

Сумма 

Кредит счетов 

Документ 

 

Получены наличные деньги в кассу по чеку для выплаты заработной платы 

4500000 

51 

Приходный кассовый ордер № 0845814 от 29.09.2010 

 

Возвращены неиспользованные

 

подотчетные суммы 

8000 

71 

Приходный кассовый ордер № 0845830 от 01.10.2010 

 

Получена торговая выручка от Бобрик С.Г. за реализованную продукцию 

1500000 

90/1 

Приходный кассовый ордер № 0845851 от 14.10.2010 

 

Погашена задолженность по квартплате Скадорва Л.В. 

25100 

76 

Приходный кассовый ордер № 0845801 от 05.09.2010 

 

Поступили деньги в возмещение причиненного

 

ущерба 

41390 

73/2 

Приходный кассовый ордер

 

№ 0845858 от 20.09.2010 

 

 

 

Примечание. Источник: собственная разработка.

 

 Кроме вышеперечисленных  операций могут встречаться и  другие:

 

Дт Кт

 

1) Получена иностранная  валюта из банка 50/4 52

 

2) Поступление выручки  от реализации основных средств  и прочих активов 50 91 Дт Кт

 

3) Погашение задолженности  по претензиям 50 76

 

4) Поступление в кассу  краткосрочного займа 50 66

 

5) Оприходование излишков  денежных средств при инвентаризации 50 92

 

6) Взносы учредителей наличными  деньгами в счет их вкладов  в уставный фонд 50 75

 

Операции, связанные с выплатой денег из кассы, отражаются по кредиту 50 «Касса». Из кассы ЧУП «Воложинский кооппром» денежные средства расходуются на различные цели. Приведем наиболее распространенные записи по кредиту счета 50 в таблице 2.2.

 

Таблица 2.2. Учетные записи по кредиту счета 50 «Касса»

 

Содержание операции 

Сумма 

Дебет счетов 

Документ 

 

Внесение из кассы денежных средств на счета в банке 

823480 

51 

Расходный кассовый ордер №307 от 14.10.2010 

 

Выдана заработная плата работникам организации 

1258000 

70 

Расчетно-платежная ведомость № 13 (Расходный кассовый ордер №15 от 25.02.07) 

 

Выданы из кассы деньги на командировочные,

 

хозяйственные нужды  

58000 

71 

Расходный кассовый ордер №295 от 30.09.2010 

 

Выплата пособий по уходу за ребенком 

204000 

69 

Расходный кассовый ордер № 200 от 29.07.2010 

 

Выдана депонированная заработная плата  

250000 

76 

Расходный кассовый ордер № 311 от 15.10.2010 

 

 

 

Среди названных записей могут встречаться и следующие:

 

Дт Кт

 

1) Суммы денежных средств, сданные на инкассацию 57 50 2) Выплачены  из кассы дивиденды (участникам) учредителям организации 75 50

 

3) Отражена недостача, выявленная  при инвентаризации 94 50

 

4) Осуществлены финансовые  вложения за счет наличных  денежных средств 58 50

 

5) Отражена выдача депонированной  зарплаты 76 50

 

6) Возмещено из кассы  за использование личного автомобиля  в служебных целях организации 73 50

 

Таким образом, с помощью приведенных корреспонденций счетов в организациях отражаются хозяйственные операции по поступлению и выбытию денежных средств.

 

2.3 Совершенствование документального  оформления и учета кассовых  операций в условиях использования  современных информационных технологий

 

В современных условиях, когда вычислительная техника гармонично вписалась в деятельность различных организаций, компьютеризация учета, анализа и аудита является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Именно автоматизация ведения учета способна значительно облегчить труд бухгалтера. Поэтому одним из путей совершенствования учета является совершенствование формы ведения бухгалтерского учета, то есть замена ее более универсальной.

 

В настоящее время существует несколько десятков относительно широко известных программных продуктов, но без преувеличения можно сказать, что программное обеспечение фирмы «1С», предназначенное для автоматизации различных видов учета - бухгалтерского, складского, торгового является самым распространенным и популярным на территории стран СНГ.

 

«1С: Бухгалтерия» версии 7.7 является, по сути, одной из функциональных компонент технологической платформы «1С: Предприятие». Программа имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Пользователь может оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой. Без его личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе [22, с.23].