Учет и анализ материально-производственных запасов

 

       Структура счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» представлена в таблице 1.3, а структура счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» в таблице 1.4

       Таблица 1.3

       Структура счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

 

       Таблица 1.4

       Структура счета 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей»

 

       Бухгалтерские записи, которые совершаются при  использовании данного способа  учета материалов представлены в Приложении 2.

       Учет  готовой продукции осуществляется на активном счете 43 «Готовая продукция». По дебету счета 43 «Готовая продукция» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство или со счетом 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» отражается принятие к бухгалтерскому учету готовой продукции, изготовленной для продажи, в том числе и продукции, частично предназначенной для собственных нужд организации. Если готовая продукция полностью направляется для использования в самой организации, то она может не приходоваться на счет 43 «Готовая продукция», а учитываться на счете 10 «Материалы» и других аналогичных счетах в зависимости от назначения этой продукции. Готовые изделия, для комплектации или в качестве товаров для продажи, учитывают на счете 41 «Товары».

       Стоимость выполненных работ и оказанных  услуг на счете 43 «Готовая продукция» не отражается, а фактические затраты по ним по мере продажи списываются со счетов учета затрат на производство на счет 90 «Продажи».

       Существует  два варианта учета выпуска готовой  продукции: без применения и с  применением счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)».

       При первом варианте учета (без применения счета 40) готовая продукция учитывается в течение месяца по дебету счета 43 «Готовая продукция» по плановой (нормативной) себестоимости. В конце месяца учтенная на счете 43 «Готовая продукция» плановая (нормативная) себестоимость доводится до уровня фактической себестоимости.

       Оприходование готовой продукции из производства на склад производится на основании  накладных на поступление продукции  на склад, актов, отчетов о выпуске продукции и других первичных учетных документов, переданных со склада в бухгалтерию. На сумму поступившей из производства готовой продукции, оцененной по учетным ценам, делается запись по дебету счета 43 «Готовая продукция» и кредиту счета 20 «основное производство».

       Разница между фактической себестоимостью готовой продукции и ее оценкой  по учетным ценам учитывается  на счете 43 «Готовая продукция» по отдельному субсчету «Отклонение фактической  себестоимости готовой продукции  от учетной стоимости». Отклонения учитываются по номенклатурным номерам, отдельным группам готовой продукции либо по организации в целом. Превышение фактической себестоимости над плановой (нормативной) – перерасход – отражается дополнительной записью по дебету счета 43 и кредиту счета 20. Если фактическая себестоимость ниже учетной стоимости (имеет место экономия), то разница отражается сторнировочной записью (методом «красное сторно»).

       При втором варианте для учета готовой  продукции используются одновременно два счета: счет 43 «Готовая продукция» и счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)».

       По  дебету счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» отражается фактическая  производственная себестоимость выпущенной из производства продукции, сданных  работ и оказанных услуг (в  корреспонденции со счетом 20 «Основное производства», 23 «Вспомогательное производства», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»).

       По  кредиту счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» отражается нормативная (плановая) себестоимость произведенной продукции, сданных работ и оказанных услуг (в корреспонденции со счетом 43 «готовая продукция», 90 «Продажи»).

       Сопоставлением  дебетового и кредитового оборотов по счету 40 «Вупуск готовой продукции (работ, услуг)» на последнее число  месяца определяется отклонение фактической  производственной себестоимости произведенной продукции, сданных работ и оказанных услуг от нормативной (плановой) себестоимости. Экономия – превышение нормативной (плановой) себестоимости над фактической – сторнируется по кредиту счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг) и дебету счета 90 «Продажи». Перерасход – превышение фактической себестоимости над нормативной (плановой) – списывается со счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» в дебет счета 90 «Продажи» дополнительной записью.

       Счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» закрывается ежемесячно и сальдо на отчетную дату не имеет.

       Выбранный организацией вариант учета выпуска  готовой продукции (с использованием или без использования счета 40) должен быть зафиксирован в учетной  политике организации.

         _{В соответствии с методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов [10] аналитический учет материалов в бухгалтерии может вестись на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.}

       _{При использовании оборотных  ведомостей применяются два варианта  учета материально-производственных запасов:} 

       При первом варианте в бухгалтерии открывают  на каждое наименование (номенклатурный номер) производственных запасов карточки количественно-суммового учета, в  которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материально-производственных запасов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выражении. Таким образом, аналитический учет в бухгалтерии дублирует складской учет на карточках учета материалов. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета, отдельно по каждому складу и подразделению. На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, данные которой  сверяют  с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах^..

       При втором варианте все приходные и  расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость.

       Этот  вариант значительно уменьшает  трудоемкость учета, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров.

       Более прогрессивным является  сальдовый  метод учета материально-производственных запасов, при котором бухгалтерия  не дублирует складского сортового  учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

       Ежедневно или в другие установленные сроки  работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

       _{В конце месяца  заведующий складом, а в отдельных  случаях работник бухгалтерии, переносит  количественные данные об остатках на первое число по каждому номенклатурному номеру материалов из выверенных карточек учета материалов в «Ведомость учета остатков материалов» (Сальдовые ведомости).}

       _{В бухгалтерии остатки  материалов таксируются  по твердым учетным  ценам и выводят  их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.}

       На  основании указанных сальдовых  ведомостей составляют сводную сальдовую  ведомость.

       По  мнению Н.П.Кондракова [24] сальдовый  метод учета материалов — один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

       Учет  материалов на складе необходим для  обеспечения деятельности организации  соответствующими материальными ресурсами, а также для сохранности последних. В этих целях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, хозяйственного инвентаря и других материалов. Каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается в документах, относящихся к операциям данного склада. На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них – по группам, типам и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту). Учет материалов на складе осуществляется заведующим складом (кладовщиком), являющимся материально ответственным лицом.

       Учет  ведется на карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер материалов открывается отдельная карточка. Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, ведомостях движения и остатков материалов.

       Первичные документы после записи их данных в карточках учета передаются в бухгалтерию. Сдача документов оформляется реестром, в котором указывают наименования и номера сдаваемых документов. Материально ответственные лица составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов.

       Аналитический учет отдельных видов готовой  продукции осуществляют по учетным ценам (плановой себестоимости, оптовым ценам и др.) с выделением отклонений фактической себестоимости готовой продукции от стоимости по учетным ценам отдельных изделий и учитываемых на отдельном аналитическом счете.     

       1.4. Анализ существующих подходов к автоматизации учета материально – производственных запасов 

       Бухгалтерская информационная система представляет собой подсистему комплексной информационной системы управления предприятием и  занимает в ней центральное место. Задача комплексной системы заключается в том, чтобы упорядочить информационные потоки, минимизировать объемы первичной информации за счет сокращения ее дублирования, предоставить эффективный доступ к информационным ресурсам предприятия менеджерам всех уровней для принятия мотивированных управленческих решений.

       Место и роль бухгалтерской информационной системы в системе управления обусловлены следующими факторами:

       - обязательность ведения бухгалтерского  учета для всех предприятий  независимо от их вида, формы  собственности и подчиненности;

       - потребность предприятий регулярно  и своевременно предоставлять  бухгалтерскую отчетность в налоговые  органы;

       - бухгалтерский учет – наиболее  формализованная задача в системе  управления предприятием;

       - относительная простота создания  алгоритмов, описывающих процессы бухгалтерского учета.

       За  последнее десятилетие фирмами, специализирующимися на поставке программной  продукции для автоматизации  бухгалтерского учета, разработаны  и внедрены на предприятиях сотни  пакетов систем бухгалтерского учета. Многие фирмы накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии.