Учет и анализ материально-производственных запасов

       Списание  материалов оформляется актом на списание материалов, которой составляет специально созданной комиссией  с участием материально ответственного лица.

       Вместо  первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами.

       При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектов калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

       На  фактически израсходованные материалы  подразделение-получатель составляет акт расходов, в котором указывается  наименование, количество, учетная  цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которых  израсходованные материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявления и отклонение причин. В необходимых случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем выполненных работ. Кроме того, подразделение организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движение материальных ценностей и передают в бухгалтерию.[10]

       В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг не оформляется специальными документами. Фактическими израсходованные  материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализованной готовой продукции. После утверждения акт служит основанием для списания соответствующим материалов.

       В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

       Выпущенные  из производства готовые изделия  сдаются на склад предприятия и документально оформляются. Документы, отражающие выпуск и сдачу готовой продукции (приемо-сдаточные накладные, приемо-сдаточная ведомость, спецификации, приемные акты и т.п.), имеют общее назначение, в основном одинаковые реквизиты, и выписываются в двух экземплярах под одним номером. В них указывается цех-сдатчик, склад-получатель, наименование и номенклатурный номер изделия, дата сдачи, учетная цена и количество сданной продукции. Один экземпляр документа находится в производственном цехе, а второй – на складе. На каждую партию сдаваемой продукции делают запись в обоих экземплярах приемо-сдаточных документов. После окончания сдачи всей продукции в обоих экземплярах приемо-сдаточных документов по каждому наименованию, виду и сорту подсчитывают количество штук или вес цифрами и прописью. Данные о сдаваемой продукции подтверждаются распиской приемщика в экземпляре сдатчика и, наоборот, распиской сдатчика в экземпляре приемщика.

       К приемо-сдаточным документам, как  правило, прилагается заключение лаборатории или отдела технического контроля о качестве продукции или делается отметка об этом на самом документе. При этом следует обратить внимание на то, что данные первичных документов о выпущенной продукции должны соответствовать данным журналов оперативного производственного учета.

       По  оформленным приемо-сдаточным накладным  и актам продукции передается на склад готовой продукции и  хранится там до отгрузки или отправки потребителям.  

       Отгрузка (отпуск) готовой продукции покупателям  производится на основании заключенных с ними договоров (договоров поставки) или через розничную торговую сеть.

       Отпуск  готовой продукции покупателям (заказчикам) осуществляется на в организациях на основании соответствующих первичных  учетных документов – накладных. Основанием для оформления накладной на отпуск готовой продукции со склада, в отдельных случаях – непосредственно из подразделений организации (при отгрузке крупногабаритных грузов, а также грузов, требующих условий транспортировки, по другим причинам), является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателями (заказчиком). 

       Накладная (либо иной аналогичный первичный  учетный документ) должна выписываться в количестве экземплярах, достаточно для осуществления контроля за отгрузкой (вывозом) готовой продукции. Движение первичных учетных документов может осуществляться в такой последовательности:

       - на складе готовой продукции  или в отделе сбыта (другом  аналогичном подразделении организации)  выписывается четыре экземпляра  накладной;

       - эти накладные передаются в  бухгалтерскую службу организации  для записи в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции и подписи их главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом;

       - подписанные бухгалтерской службой  накладные возвращаются в отдел сбыта (другое аналогичное подразделение организации), где один экземпляр остается у материально ответственного лица (кладовщика) в качестве оправдательного документа на отпуск готовой продукции со склада, второй служит основанием для выписки счета-фактуры; третий и четвертый экземпляры накладной передаются получателю (покупателю) готовой продукции; на всех экземплярах накладной получатель (покупатель) обязан поставить подпись, удостоверяющую факт передачи ему готовой продукции;

       - при вывозе готовой продукции через пропускной пункт (проходную) один экземпляр (четвертый) накладной остается в службе охраны, один из экземпляров (третий) передается получателю в качестве сопроводительного документа на груз (готовую продукцию);

       - служба охраны регистрирует накладные на вывозимую готовую продукцию в журнале регистрации грузов и передает их в бухгалтерскую службу по описи. Бухгалтерская служба делает отметки о вывозе в журнале регистрации накладных;

       - бухгалтерская служба совместно  с другими подразделениями организации (отдел сбыта, служба охраны и т.п.) систематически осуществляет выверку данных об отпущенной со склада готовой продукции и других материальных ценностей с данными об их фактическом вывозе путем сопоставления соответствующих граф в накладных и журнале их регистрации.

       На  основании накладных, на отпуск готовой продукции и иных аналогичных первичных учетных документов организация (как правило, отдел сбыта) выписывает счета-фактуры по установленной форме в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции (товара) высылается (передается) покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость. [10]            

       Как видно из вышеизложенного, документальное оформление движения материально-производственных запасов является довольно сложным процессом, требующего много внимания и терпения и зависящем от условий деятельности предприятии, видов его деятельности, объема учитываемых производственных запасов. Поэтому на каждом предприятии должен быть сформирован график документооборота по операциям движения материально-производственных запасов, который позволил бы оптимально отражать поступления и отпуск материально-производственных запасов без совершения лишних записей и документов. [7]      

       1.3. Синтетический и аналитический  учет материально – производственных  запасов 

       Для учета материально-производственных запасов Планом счетов бухгалтерского учета финансово хозяйственной  деятельности организаций и инструкцией по его применению предусмотрены следующие синтетические счета: 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откормке», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция». Забалансовые счета 002: «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003: «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию».

       Синтетический учет поступления материалов может  быть организован в двух вариантах   с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» либо без использования этих счетов.

       На  счете 10 в первом варианте ценности отражаются по учетным ценам, во втором – по фактической себестоимости. Во втором случае транспортно-заготовительные расходы непосредственно включаются в фактическую себестоимость материалов. Для учета транспортно-заготовительных расходов организация может открывать субсчет к счету 10. В случае использования для поступления материальных ценностей счетов 15 и 16, транспортно – заготовительные расходы учитываются на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» согласно расчетным документам поставщика. Вариант учета поступления материальных ценностей выбирается организациями самостоятельно и фиксируется в учетной политике. [17]

       Применение  того или иного способа определяется организацией самостоятельно и указывается  в его учетной политике. Традиционным и более упрощенным является учет материалов по фактической себестоимости на счете 10 «Материалы» без использования счета 15 и 16. При этом счет 10 «материалы» будет иметь следующий вид (таблица 1.1).

       Таблица 1.1

       Структура счета 10 «Материалы» (при учете материалов по фактической себестоимости)

       Бухгалтерские записи, отражающие поступление материалов при использовании данного способа представлены в Приложении 1.

       При ведении синтетического учета материалов по фактической себестоимости в  рамках счета 10 «Материалов» целесообразно  открыть два аналитических счета:

       - «Материалы по учетным ценам»

       - «Транспортно-заготовительные расходы  или отклонение в стоимости  материалов».

       В течении месяца списание сырья и  материалов при данном способе производится по учётным ценам. В конце месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по учётным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по учётным ценам. При этом фактическая себестоимость выше учётной цены, то разницу между ними списывают дополнительной проводкой, обратную разницу – способом «Красное сторно».

       Отклонения  фактической себестоимости материалов от стоимости их по учётным ценам  распределяют между израсходованными и оставшимися на складе материалами  пропорционально стоимости материалов по учетным ценам.

       С этой целью определяют процентное отношение  отклонения фактической себестоимости  материалов от учетной цены и найденное  отношение умножают на стоимость  отпущенных и оставшихся материалов по учетным ценам.

       Для отражения сумм транспортно-заготовительных расходов, списываемых на основное производство, находят отношение этих расходов к стоимости материалов по учетным ценам и найденное отношение умножают на стоимость израсходованных материалов по учетным ценам.

       Если  синтетический учет материальных ценностей ведут по учетным ценам, то помимо счетов по учету материально-производственные затраты используют счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»: в данном счете 10 учитываются материалы по учетным ценам; на счете 15 учитывается заготовление и приобретение материалов по фактической себестоимости, счет 16 используется для учета отклонения фактической себестоимости от их стоимости по учетным ценам.

       Рассмотрим структуру счета по учету материалов при данном способе.

       Таблица 1.2

       Структура счета 10 «Материалы» (при учете материалов по учетным ценам)